Hapas x VietFul: Tăng tốc vận hành kho

Số hóa vận hành kho cho một thương hiệu thời trang đa kênh đang tăng trưởng nhanh là bài toán không đơn giản: hệ thống mới phải đủ mạnh để mở rộng, nhưng cũng phải go-live đủ nhanh để không làm gián đoạn việc bán hàng.

Bài viết này kể lại hành trình HAPAS hợp tác cùng VietFul triển khai hệ thống WMS nhằm chuẩn hóa vận hành kho, tăng độ chính xác tồn kho và nâng cao năng lực xử lý đơn trong giai đoạn tăng trưởng cao. Đây là câu chuyện về sự phối hợp giữa một đội ngũ vận hành giàu chuyên môn và một nền tảng công nghệ phù hợp — và kết quả là dự án go-live đúng kế hoạch chỉ trong khoảng hai tuần.

Bài viết phân tích bối cảnh, mục tiêu, giải pháp, cách hai đội vượt qua thách thức kỹ thuật và những bài học áp dụng được cho bất kỳ thương hiệu nào đang mở rộng quy mô.

Trả lời nhanh: HAPAS — thương hiệu thời trang túi xách và phụ kiện nữ bán trên 5 kênh (Website, Shopee, TikTok Shop, Lazada, cửa hàng bán lẻ), xử lý hơn 5.000 đơn/ngày và đỉnh điểm 15.000+ đơn/ngày — đã triển khai VietFul WMS để chuẩn hóa quy trình kho, kiểm soát tồn kho real-time và theo dõi KPI vận hành. Dự án kickoff ngày 22/04 và go-live ngày 06/05, đúng kế hoạch trong 2 tuần (cập nhật 2026).

Về Thương Hiệu Thời Trang Hapas

HAPAS là thương hiệu thời trang chuyên về túi xách và phụ kiện dành cho nữ, vận hành theo mô hình bán hàng đa kênh trên 5 kênh chính: Website, Shopee, TikTok Shop, Lazada và mạng lưới cửa hàng bán lẻ.

Trong giai đoạn tăng trưởng mạnh, HAPAS ghi nhận sản lượng hàng triệu đơn hàng mỗi năm và đặt mục tiêu tham vọng: tăng gấp đôi số đơn vào cuối năm 2026. Một thương hiệu với tốc độ này cần một nền móng vận hành đủ vững để mở rộng mà không vỡ trận — đó chính là điểm khởi đầu của câu chuyện hợp tác với VietFul.

Quy mô vận hành của HAPAS lớn đến đâu?

Trước dự án, HAPAS đã vận hành ở quy mô đáng nể với bốn con số nổi bật:

1. 5K+ đơn hàng/ngày ở mức trung bình, phục vụ nhu cầu mua sắm toàn quốc.
2. 15K+ đơn hàng/ngày trong các đợt khuyến mại và ngày cao điểm — gấp ba lần ngày thường.
3. 5 kênh bán hàng cùng 4 kho hàng chạy song song, đòi hỏi dữ liệu tồn kho và đơn hàng phải đồng nhất.
4. 2 tuần từ kickoff đến go-live — minh chứng cho một dự án triển khai gọn và hiệu quả.

Mức biến động giữa ngày thường và mùa cao điểm chính là phép thử thật sự cho mọi hệ thống kho. Bối cảnh ngành cũng tạo thêm áp lực: theo báo cáo e-Conomy SEA 2024 (Google, Temasek & Bain), nền kinh tế số Việt Nam tiếp tục tăng trưởng hai chữ số với thương mại điện tử là động lực chính. Khi thị trường mở rộng nhanh như vậy, năng lực vận hành kho trở thành yếu tố quyết định ai giữ được khách.

Hành trình triển khai diễn ra theo timeline nào?

Dự án được triển khai theo một timeline gọn gàng với ba mốc rõ ràng:

1. 22/04 — Kickoff: khởi động dự án, thống nhất phạm vi và kế hoạch.
2. 06/05 — Go-live: hệ thống chính thức vận hành sau khoảng 2 tuần, với phương châm "hỗ trợ nhanh – triển khai mượt".
3. +4 tuần — Hoàn tất tích hợp giai đoạn 2: các hạng mục tích hợp phụ thuộc đối tác nước ngoài được hoàn thiện sau go-live mà không ảnh hưởng đến vận hành.

Việc go-live đúng kế hoạch trong khi vẫn xử lý phần tích hợp phức tạp theo từng giai đoạn là điểm sáng xuyên suốt dự án.

HAPAS muốn cải thiện những mục tiêu vận hành nào?

HAPAS đặt ra bốn mục tiêu vận hành cốt lõi cho dự án:

1. Nâng cao độ chính xác tồn kho trên toàn mạng lưới kho.
2. Chuẩn hóa vận hành và giảm sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.
3. Thiết lập hệ thống KPI và theo dõi năng suất theo thời gian thực.
4. Sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và mở rộng quy mô vận hành.

Bốn mục tiêu này cho thấy HAPAS không chỉ muốn "vá" vấn đề trước mắt, mà muốn xây một nền tảng vận hành có thể đo lường và mở rộng — tư duy của một thương hiệu đang chuẩn bị cho bước nhảy về quy mô.

VietFul đề xuất giải pháp triển khai như thế nào?

Giải pháp của VietFul tập trung vào việc số hóa và chuẩn hóa toàn bộ hoạt động kho của HAPAS trên một nền tảng tập trung. Bốn trụ cột của giải pháp gồm:

1. Chuẩn hóa vận hành kho trên nền tảng số hóa tập trung — toàn bộ quy trình từ nhập, lưu, lấy hàng, đóng gói đến xuất kho được số hóa và thống nhất.
2. Quản lý tồn kho chính xác và linh hoạt theo đặc thù vận hành — áp dụng quản lý sản phẩm theo mô hình Combo cùng nguyên tắc xuất kho FIFO (First In First Out) và FEFO (First Expired First Out) phù hợp với ngành thời trang.
3. Tối ưu năng suất xử lý đơn với nhiều chiến lược lấy hàng linh hoạt — hỗ trợ các phương thức như SIO (Single Item Order), SSO (Single SKU Orders) và MSMQ (Multi-SKU Multi-Quantity), cho phép chọn phương án tối ưu theo từng loại đơn và từng chiến dịch.
4. Kết nối đồng bộ với hệ sinh thái bán hàng và vận chuyển — tích hợp với các nền tảng quản lý bán hàng (Pancake, Sapo, Anchanto) và đơn vị vận chuyển (các hãng của sàn TMĐT, GHTK, BEST Express) để tự động hóa tạo vận đơn và cập nhật trạng thái.

VietFul là nền tảng SaaS vận hành Thương mại điện tử và Logistics toàn diện, với hai module cốt lõi là quản lý đơn hàng (OMS) và quản lý kho (WMS). Trong dự án này, HAPAS triển khai VietFul WMS. Năng lực nền tảng đã được kiểm chứng ở quy mô lớn: tính đến 2026, hệ thống VietFul xử lý hơn 17 triệu đơn hàng mỗi năm, vận hành trên 84+ kho hàng và kiểm soát tồn kho chính xác đến 99,9%.

Quy trình vận hành được số hóa và chuẩn hóa ra sao?

Điểm rất đáng ghi nhận là HAPAS sở hữu đội ngũ vận hành kho trẻ, chuyên nghiệp và được đầu tư bài bản. Nhờ vậy, dự án không cần thay đổi lớn về layout kho hay mô hình tổ chức — VietFul tập trung chuẩn hóa và số hóa các quy trình mà HAPAS vốn đã làm tốt.

Hệ thống VietFul WMS được triển khai kết hợp thiết bị di động và công nghệ quét mã vạch để xây dựng môi trường vận hành paperless, giảm phụ thuộc vào chứng từ giấy và hạn chế thao tác thủ công. Theo các nghiên cứu trong ngành logistics, độ chính xác tồn kho khi quản lý thủ công thường chỉ đạt khoảng 60–70%, trong khi hệ thống WMS hiện đại có thể đưa con số này lên trên 99% — đây chính là biên độ an toàn giúp một thương hiệu tự tin chạy Flash Sale mà không lo bán vượt tồn.

Thách thức lớn nhất và cách hai đội xử lý

Dự án đối mặt với ba thách thức chính:

1. Tích hợp với hệ thống bên thứ ba ở nước ngoài, gặp khó khăn trong phối hợp và đồng bộ dữ liệu do khác biệt múi giờ và lịch làm việc (đội kỹ thuật đối tác đặt tại Ấn Độ, trung bình chỉ họp được khoảng một buổi/tuần).
2. Triển khai ngay trên hệ thống kho đang vận hành với sản lượng lớn và lượng hàng hóa liên tục, không được phép gián đoạn.
3. Đáp ứng yêu cầu go-live trong thời gian ngắn theo đúng kế hoạch đã cam kết với khách hàng.

Đội ngũ VietFul đã hóa giải bằng ba cách tiếp cận chủ động:

1. Chia tích hợp thành 2 giai đoạn để đảm bảo tiến độ go-live — giai đoạn đầu tập trung chức năng cốt lõi, phần còn lại hoàn thiện sau khi hệ thống chạy ổn định (trong khoảng 4 tuần).
2. Triển khai theo từng kho nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo vận hành ổn định.
3. Ưu tiên các hạng mục cốt lõi và tối ưu cơ chế đồng bộ dữ liệu cho sản lượng lớn — điều chỉnh phương thức đồng bộ để giảm số lượng API requests, vượt qua giới hạn API Rate Limit của hệ thống đối tác mà vẫn giữ dữ liệu chính xác.

Nhờ cách làm này, dự án go-live đúng kế hoạch vào ngày 06/05. Các khía cạnh còn lại diễn ra thuận lợi, phần lớn nhờ đội ngũ vận hành chuyên môn cao và phối hợp hiệu quả của HAPAS.

Quá trình đào tạo và chuyển giao diễn ra thế nào?

Quá trình chuyển giao được thực hiện theo nhiều giai đoạn để đội ngũ HAPAS có đủ thời gian làm quen trước khi vận hành chính thức:

1. Đào tạo trực tuyến — giới thiệu quy trình, hướng dẫn sử dụng hệ thống và giải đáp thắc mắc.
2. Môi trường UAT — nhân viên HAPAS trực tiếp thao tác, kiểm thử quy trình thực tế và đề xuất điều chỉnh phù hợp.
3. Hỗ trợ tại kho khi go-live — đội ngũ VietFul có mặt trực tiếp tại kho để hướng dẫn người dùng và xử lý tình huống phát sinh trong những ngày đầu.

Cách chuyển giao "cầm tay chỉ việc" này đảm bảo hệ thống đi vào hoạt động êm và ổn định ngay từ đầu — đúng tinh thần "hỗ trợ nhanh, triển khai mượt".

Dự án đạt được những kết quả gì?

Dự án mang lại bốn kết quả nổi bật:

1. Go-live đúng kế hoạch trong 2 tuần dù phải xử lý tích hợp phức tạp với đối tác nước ngoài.
2. Chuẩn hóa quy trình vận hành trên toàn bộ hệ thống kho, tạo nền tảng thống nhất và có thể mở rộng.
3. Theo dõi tập trung KPI và năng suất theo thời gian thực — lần đầu HAPAS đo được các chỉ số như năng suất nhận hàng, năng suất lưu kho, thời gian xử lý đơn, độ chính xác lấy hàng, độ chính xác tồn kho, tỷ lệ hoàn thành đơn đúng SLA và thời gian xử lý hàng hoàn.
4. Sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tăng trưởng trong tương lai, phù hợp mục tiêu nhân đôi đơn hàng năm 2026.

Vì giai đoạn trước triển khai chưa có bộ dữ liệu đo lường đầy đủ, hai bên chưa thực hiện so sánh định lượng trước–sau. Nhưng đây cũng chính là một giá trị lớn của dự án: HAPAS vừa số hóa kho, vừa có được "tấm bản đồ dữ liệu" real-time để mở rộng quy mô một cách tự tin.

Tóm lại, VietFul giúp HAPAS hiện đại hóa vận hành kho, nâng cao khả năng kiểm soát tồn kho và xây dựng nền tảng sẵn sàng cho tăng trưởng. Đây cũng là điều nhiều thương hiệu khác đã ghi nhận — như chia sẻ của CoolMate: "VietFul đã chuyển đổi toàn bộ quy trình vận hành của chúng tôi, giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn." Là nền tảng đạt Giải thưởng Sao Khuê 2024, được kiểm định bảo mật bởi CyStack và là thành viên Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA), VietFul mang đến độ tin cậy mà các thương hiệu đang mở rộng quy mô cần đến.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang đứng trước bài toán mở rộng vận hành kho như HAPAS, hãy tìm hiểu giải pháp tại https://vietful.vn/.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. HAPAS đã triển khai module nào của VietFul?

HAPAS triển khai VietFul WMS (Warehouse Management System) để số hóa toàn bộ hoạt động kho vận, tăng độ chính xác tồn kho và tối ưu quy trình lấy hàng – đóng gói – xuất kho.

2. Dự án go-live trong bao lâu?

Dự án kickoff ngày 22/04 và go-live ngày 06/05 — đúng kế hoạch trong khoảng 2 tuần. Các hạng mục tích hợp phụ thuộc đối tác nước ngoài được hoàn thiện trong khoảng 4 tuần sau go-live.

3. HAPAS bán hàng trên bao nhiêu kênh?

HAPAS vận hành đa kênh trên 5 kênh: Website, Shopee, TikTok Shop, Lazada và mạng lưới cửa hàng bán lẻ.

4. VietFul WMS hỗ trợ những phương thức lấy hàng nào?

Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức linh hoạt như SIO (Single Item Order), SSO (Single SKU Orders) và MSMQ (Multi-SKU Multi-Quantity), cho phép tối ưu năng suất theo từng loại đơn và từng giai đoạn.

5. WMS giúp gì cho thương hiệu bán hàng đa kênh trong mùa cao điểm?

WMS chuẩn hóa quy trình kho, đồng bộ tồn kho real-time và cung cấp các phương thức picking tối ưu, giúp xử lý ổn định khi sản lượng tăng đột biến — như HAPAS khi đơn vọt lên hơn 15.000 đơn/ngày trong các đợt cao điểm.