OLV cùng VietFul xây dựng và chuẩn hoá vận hành kho

Có một câu nói của CEO & Founder OLV khiến cả team triển khai phải dừng lại vài giây: "Một trong những tài sản quan trọng nhất của OLV chính là đội ngũ nhân viên kho."

Đó là cách OLV — thương hiệu thời trang bán lẻ với chuỗi cửa hàng toàn quốc, xử lý khoảng 10.000 đơn mỗi tháng — nhìn nhận giá trị của đội ngũ vận hành phía sau. Đội ngũ giỏi, tận tâm, và đã giữ cho guồng quay vận hành chạy trơn tru suốt nhiều năm.

Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn, cộng với tính thời vụ đặc thù của ngành thời trang — những đợt đơn hàng tăng vọt theo mùa, theo campaign — OLV nhận ra cần một hệ thống để nhân đôi sức mạnh của đội ngũ đó. Đây là câu chuyện OLV cùng VietFul tái cấu trúc vận hành kho với OMS & WMS, hoàn thành trong đúng một tháng từ kickoff đến go-live.

Trả lời nhanh: OLV là thương hiệu thời trang bán lẻ xử lý khoảng 10.000 đơn/tháng. Cùng VietFul triển khai OMS & WMS trong 1 tháng — bao gồm quy hoạch lại kho và làm mới toàn bộ hệ thống barcode — OLV hiện xử lý hàng hóa với độ chính xác 99%, tối ưu nguồn lực vận hành, và có một quy trình chung mà bất kỳ nhân sự nào cũng vận hành được.

OLV đang vận hành kho như thế nào trước khi triển khai?

Trước dự án, OLV vận hành kho chủ yếu bằng kinh nghiệm của đội ngũ, trên nền tảng KiotViet. Cách làm này hoàn toàn hiệu quả ở quy mô cũ — thương hiệu vẫn bán tốt trên thương mại điện tử và giữ vững chỗ đứng trong ngành thời trang bán lẻ.

Điều OLV cần là một cách vận hành kho theo kịp tốc độ tăng trưởng đó, đặc biệt vào những giai đoạn đơn hàng tăng vọt theo mùa, khi khối lượng công việc vượt xa những gì một quy trình thủ công có thể xử lý trơn tru.

Với ngành thời trang, đây là bài toán quen thuộc: nhiều SKU, nhiều biến thể (size, màu, chất liệu), tốc độ luân chuyển nhanh theo mùa và theo trend. Việc "biết hàng nằm ở đâu, xử lý đơn nào trước" phần lớn nằm trong trí nhớ của từng nhân viên kho — vận hành được, nhưng chưa có hệ thống chung để nhân rộng năng lực đó cho toàn đội, nhất là khi phải đáp ứng đúng SLA mà các sàn thương mại điện tử đặt ra.

Vì sao chuẩn hóa vận hành kho là bước đi đúng thời điểm với OLV?

Thời điểm phù hợp để đầu tư hệ thống là khi doanh nghiệp vẫn đang tăng trưởng tốt, chứ không phải khi quy mô đã vượt quá khả năng của cách làm cũ.

Khi quy trình gắn liền với một nhóm nhân sự, doanh nghiệp có nền tảng tốt để vận hành ổn định. Nhưng để mở rộng — thêm kho, thêm người, thêm đơn — cần một quy trình có thể truyền đạt lại cho bất kỳ ai tham gia đội ngũ. Đây chính là lúc OLV quyết định biến kinh nghiệm quý giá của đội ngũ hiện tại thành tài sản chung của cả doanh nghiệp.

Nhìn rộng hơn, đây cũng là bước đi mà nhiều thương hiệu thời trang, bán lẻ tại Việt Nam đang cân nhắc ở cùng giai đoạn phát triển.

VietFul đồng hành cùng OLV với giải pháp OMS & WMS

VietFul là nền tảng SaaS vận hành Thương mại điện tử và Logistics toàn diện, với hai module cốt lõi là quản lý đơn hàng (OMS) và quản lý kho (WMS).

Sau khi cùng OLV rà soát vận hành, đội ngũ VietFul xác định WMS (Warena) là trọng tâm của dự án — vì đây là nơi tạo ra giá trị lớn nhất cho OLV ở giai đoạn này. OMS (Momena) đóng vai trò đồng bộ, đảm bảo những gì Warena xử lý trong kho được phản ánh đúng và kịp thời lên các kênh bán.

Momena (OMS) đồng bộ đơn hàng và tồn kho trên ba sàn

Momena được triển khai song song để đồng bộ đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực trên cả ba sàn OLV đang bán: Shopee, Lazada và TikTok Shop.

Nhờ vậy, tồn kho hiển thị trên mỗi sàn luôn khớp với tồn kho thực tế trong kho — chỉ một nguồn dữ liệu duy nhất, giúp OLV tự tin hơn khi vận hành đa kênh cùng lúc.

Warena (WMS) giúp OLV nhân rộng năng lực vận hành cho cả đội ngũ

Thay đổi lớn nhất không phải là một tính năng đơn lẻ, mà là việc cùng OLV quy hoạch lại toàn bộ kho hàng — từ vị trí lưu trữ đến quy trình vận hành.

Trước đây, "biết hàng nằm ở đâu" là kinh nghiệm quý của từng người. Sau triển khai, đó là dữ liệu chung của cả hệ thống, mà ai tham gia đội ngũ cũng có thể tiếp cận. Các thao tác lấy hàng, kiểm kê giờ đây đi theo một quy trình rõ ràng, lặp lại được — giúp kho vận hành ổn định dù là ngày thường hay cao điểm.

Làm mới toàn bộ hệ thống barcode — nền tảng cho mọi cải tiến

Đội triển khai đã làm mới toàn bộ hệ thống barcode của OLV, và đây là bước nền tảng cho mọi cải tiến phía sau.

Một khi mỗi vị trí lưu trữ và mỗi SKU đều có mã định danh nhất quán, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể lấy đúng hàng, đúng vị trí mà không cần nhiều năm làm quen với kho. Đây cũng là lý do OLV có thể đón nhân sự mới vào mùa cao điểm mà không lo gián đoạn.

Hành trình chuyển đổi được VietFul đồng hành sát sao

Một dự án thay đổi cách vận hành luôn cần thời gian để đội ngũ làm quen — điều tự nhiên với bất kỳ tổ chức nào, không riêng OLV.

Thử thách càng cụ thể hơn khi OLV chuyển sang một kho mới ngay trong giai đoạn triển khai. Nghĩa là quy trình mới không chỉ được thiết kế trên giấy, mà phải vận hành thật, tại một địa điểm hoàn toàn mới, cùng lúc với việc đội ngũ làm quen với hệ thống.

Đây là lúc VietFul chọn đồng hành trực tiếp thay vì chỉ bàn giao tài liệu hướng dẫn: team có mặt onsite và standby xuyên suốt hành trình chuyển đổi, kể cả cuối tuần và buổi tối, để hỗ trợ ngay khi đội ngũ kho cần — từ một thao tác quét barcode đến một bước trong quy trình lấy hàng mới. Sự đồng hành này giúp OLV làm chủ hệ thống nhanh hơn, và giúp cả dự án — vốn có nhiều thay đổi diễn ra cùng lúc — vẫn về đích đúng trong 1 tháng.

Kết quả OLV đạt được cùng VietFul

Sau triển khai, OLV xử lý hàng hóa với độ chính xác 99%, đồng thời cần ít nhân lực hơn ở cùng quy mô đơn hàng. Hai kết quả này đến từ cùng một nguyên nhân: quy trình rõ ràng giúp giảm sai sót, và ít sai sót hơn nghĩa là ít công sức xử lý lại, kiểm tra lại — đội ngũ được giải phóng khỏi việc chữa cháy để tập trung vào những phần việc tạo giá trị hơn.

Nhưng theo góc nhìn của cả hai đội ngũ, thành quả lớn nhất không nằm ở một con số. Kinh nghiệm vận hành quý giá của đội ngũ OLV giờ đây đã trở thành tài sản chung, được lưu giữ trong hệ thống — trong barcode, trong sơ đồ vị trí hàng, trong luồng xử lý đơn được số hóa. Dù đội ngũ có thay đổi, mùa cao điểm có đến, hay OLV mở rộng thêm kho, doanh nghiệp luôn có một nền tảng vận hành ổn định để dựa vào.

Doanh nghiệp thời trang, bán lẻ đang mở rộng nên bắt đầu từ đâu?

Có ba dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống vận hành kho:

1. Vận hành đang dựa nhiều vào kinh nghiệm của một vài người trong đội ngũ, hơn là vào một quy trình chung.
2. Tốc độ tăng trưởng đơn hàng đang vượt nhanh hơn năng lực mở rộng của cách vận hành hiện tại.
3. Doanh nghiệp muốn chuẩn bị trước cho các mùa cao điểm, thay vì xử lý bị động khi đơn hàng tăng vọt.

Câu chuyện của OLV phản ánh đúng giai đoạn mà nhiều thương hiệu thời trang, bán lẻ tại Việt Nam đang trải qua: bán hàng tốt, thương hiệu vững, nhưng vận hành kho vẫn dựa nhiều vào trí nhớ của đội ngũ. Nếu doanh nghiệp bạn đang ở giai đoạn này, hãy liên hệ VietFul để cùng rà soát vận hành kho và xác định giải pháp OMS & WMS phù hợp với quy mô của bạn.

Liên hệ VietFul – Nền Tảng Phần Mềm Vận Hành Thương Mại Điện Tử & Logistics Toàn Cầu

☎️ 090 134 7239

📧 business@vietful.vn

🌏 Đã có mặt tại: Vietnam 🇻🇳 | USA 🇺🇸 | Thailand 🇹🇭 | Singapore 🇸🇬 | Malaysia 🇲🇾 | Philippines 🇵🇭 | Laos 🇱🇦 | Cambodia 🇰🇭

🏆Khách hàng: Viettel Post, ODN, Amilo International, Sivadon Logistics, Nirvasian Fulfillment, Paula’s Choice, KidsPlaza, Francia Beauty Group, Coolmate, Cardina, v.v.

Câu hỏi thường gặp

1. OLV đã sử dụng module nào của VietFul?

OLV triển khai đồng thời OMS (Momena) và WMS (Warena), trong đó WMS là trọng tâm chính của dự án.

2. Thời gian triển khai cho một doanh nghiệp quy mô như OLV là bao lâu?

Với OLV, từ kickoff đến go-live mất 1 tháng, bao gồm cả việc quy hoạch lại kho và làm mới toàn bộ hệ thống barcode.

3 WMS giúp gì cho doanh nghiệp thời trang đang mở rộng đội ngũ kho?

WMS chuẩn hóa quy trình lấy hàng, lưu trữ và kiểm kê thành dữ liệu chung của hệ thống, để bất kỳ ai tham gia đội ngũ cũng có thể vận hành nhất quán mà không cần nhiều năm làm quen với kho.

4. VietFul có tích hợp được với Shopee, Lazada, TikTok Shop không?

Có. VietFul đồng bộ đơn hàng và tồn kho thời gian thực trên các sàn thương mại điện tử lớn tại Việt Nam gồm Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, Sendo, cùng các đối tác vận chuyển như GHN, GHTK, Viettel Post.