CHIA SẺ
BÀI VIẾT MỚI NHẤT
OLV cùng VietFul xây dựng và chuẩn hoá vận hành kho
Top 20+ Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Đa Kênh Cho Doanh Nghiệp 2026
Top 20+ Phần Mềm Quản Lý Kho Cho Doanh Nghiệp 2026
Nếu như ai đang là tín đồ của mua sắm online thì chắc chắn sẽ nhận ra được một điều là: Khi đặt xong đơn hàng bạn sẽ nhận được một mã số đi kèm. Đó là Tracking. Nhờ có nó mà công việc kiểm tra hàng hóa vận chuyển sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn không cần phải gọi điện đến tổng đài các công ty, không cần liên hệ đến cửa hàng để biết trạng thái đơn hàng hiện đang ở đâu nữa? Vậy Tracking là gì? Cách kiểm tra Tracking Number như thế nào? Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!
Trong logistics, tracking là quá trình theo dõi hành trình của một đơn hàng, lô hàng hoặc kiện hàng từ lúc được tạo vận đơn cho đến khi giao thành công cho người nhận. Tracking giúp doanh nghiệp, đối tác vận chuyển và khách hàng biết được hàng hóa đang ở đâu, đang ở trạng thái nào và khi nào dự kiến sẽ đến nơi.
Hiểu đơn giản, tracking là “dòng chảy thông tin” đi song song với “dòng chảy hàng hóa”. Nếu không có tracking, doanh nghiệp rất khó kiểm soát tiến độ giao hàng, xử lý sự cố hoặc cập nhật cho khách một cách minh bạch.
Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, tracking không còn là tính năng phụ mà đã trở thành một phần cốt lõi trong vận hành logistics hiện đại.
Tracking là gì
Có thể nói Tracking Number đã ra đời từ rất lâu và chúng nắm giữ 2 tác dụng chính đó là:
Hiện việc mua sắm hàng hóa online đang ngày càng phổ biến và sôi nổi hơn nhiều, chính vì thế tracking đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Đồng thời việc theo dõi, kiểm tra đơn hàng và giải quyết vấn đề liên quan đến hàng hóa chắc chắn trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn nhờ ứng dụng Tracking Number này.
Mã Tracking Number có nhiều tác dụng quan trọng
Tracking trong logistics thường vận hành dựa trên một chuỗi dữ liệu được cập nhật liên tục từ nhiều điểm chạm trong quá trình giao nhận. Mỗi khi đơn hàng đi qua một mốc mới, hệ thống sẽ ghi nhận một trạng thái tương ứng.
Quy trình tracking thường gồm các bước:
Dữ liệu tracking có thể đến từ mã vận đơn, mã vạch, QR code, thiết bị GPS, hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm quản lý đơn hàng.
Tracking đóng vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng. Khi có hệ thống theo dõi rõ ràng, doanh nghiệp có thể:
Đối với khách hàng, tracking tạo ra cảm giác yên tâm vì họ có thể kiểm tra tiến độ giao hàng bất cứ lúc nào. Đối với doanh nghiệp, tracking là nền tảng để đánh giá hiệu suất giao nhận, kiểm soát SLA và xây dựng uy tín dịch vụ.
Trong kinh doanh, nhất là đối với hình thức mua sắm hàng hóa online thì Tracking nắm giữ một vai trò cực kỳ quan trọng và cần thiết phải có. Giúp cho dịch vụ vận tải, vận chuyển hàng hóa cùng khách hàng biết được hành trình giao hàng cũng như đảm bảo thời gian vận chuyển theo đúng tiến độ.
Dựa vào Tracking Number được cung cấp ở trên hệ thống thì hãng vận chuyển sẽ biết được vị trí hàng hóa trên lộ trình vận chuyển cùng thời gian giao hàng dự kiến. Từ đó chủ động nhân lực để tiếp nhận gói hàng, kiểm tra sản phẩm được giao có còn nguyên vẹn, đúng với sản phẩm mà khách hàng đã đặt mua hay không.
Bạn cần phải biết kiểm tra Tracking Number thì chủ động hơn trong việc giao nhận. Nói chung cách kiểm tra tương đối đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo đúng các bước như sau:
Bước 1: Đóng gói hàng hóa cẩn thận và thực hiện gửi hàng. Người bán sẽ lấy mã Tracking Number đơn hàng rồi gửi cho khách hàng thông qua tin nhắn hoặc email.
Bước 2: Khách hàng nhận được mã thì chỉ cần click vào mã này là sẽ được chuyển ngay đến trang chính của nhà vận chuyển.
Bước 3: Lúc này bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được thông tin chi tiết liên quan đến đơn hàng của mình như ngày nhận, ngày gửi, trọng lượng, kích thước, lịch trình vận chuyển đi qua,...
Sử dụng mã Tracking Number để kiểm tra thông tin đơn hàng
| Hãng vận chuyển | Link tracking |
| China Post Air Mail Website | https://track-chinapost.com/ |
| Postnl | https://postnl.post/ |
| Flytexpress | http://www.flytexpress.com/ |
| Mty Track | http://www.mty-international.com/trace.html |
| Singapore Port | https://www.singpost.com/ |
| Yanwen | https://www.yw56.com.cn/ |
| 4PX | http://en.4px.com/ |
| Track all | http://www.17track.net/ |
Để đảm bảo quá trình theo dõi không bị gián đoạn, không bị gặp sự cố thì bạn cần phải nắm rõ một số thông tin về Tracking Number dưới đây nhé:
Các thông tin cần biết khi theo dõi Tracking Number
Khi theo dõi đơn hàng, bạn sẽ thường gặp một số trạng thái tracking cơ bản như:
Đây là trạng thái cho biết đơn hàng đã được khởi tạo trên hệ thống nhưng chưa chắc đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Kiện hàng đã được shipper hoặc đơn vị vận chuyển nhận từ người gửi.
Hàng hóa đang được di chuyển qua kho phân loại, hub hoặc điểm trung gian trước khi đến điểm giao cuối.
Đơn hàng đã được xuất cho nhân viên giao nhận và đang trên đường đến người nhận.
Đơn hàng đã được giao hoàn tất.
Việc giao hàng chưa thành công do nhiều nguyên nhân như không liên lạc được người nhận, sai địa chỉ hoặc khách hẹn lại.
Hiểu đúng ý nghĩa các trạng thái tracking sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn và giao tiếp chính xác hơn với khách hàng.
Nhiều người dễ nhầm lẫn giữa tracking và tracing trong logistics. Tuy liên quan mật thiết, hai khái niệm này có mục đích khác nhau.
Tracking là theo dõi hiện tại và tiến trình di chuyển của hàng hóa.
Tracing là truy vết lại lịch sử di chuyển, nguồn gốc hoặc các bước mà hàng hóa đã đi qua.
Ví dụ, nếu bạn muốn biết kiện hàng đang ở đâu ngay lúc này, đó là tracking. Nếu bạn muốn kiểm tra kiện hàng đã đi qua những kho nào trước đó, đó là tracing.
Trong vận hành chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên kết hợp cả tracking và tracing để tăng khả năng kiểm soát, minh bạch và xử lý rủi ro.
Tracking không chỉ giúp “nhìn thấy đơn hàng”, mà còn tạo ra giá trị vận hành rõ ràng cho doanh nghiệp.
Trước hết, tracking giúp giảm sai sót trong quản lý đơn hàng. Khi mọi trạng thái được đồng bộ trên hệ thống, doanh nghiệp không cần phụ thuộc quá nhiều vào việc kiểm tra thủ công.
Thứ hai, tracking giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khách hàng ngày nay kỳ vọng được cập nhật liên tục về tiến độ giao hàng. Một hệ thống tracking minh bạch sẽ giúp tăng niềm tin và giảm áp lực cho bộ phận chăm sóc khách hàng.
Thứ ba, tracking hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn. Khi phát hiện đơn hàng bị treo ở kho, giao chậm hoặc thất bại nhiều lần, doanh nghiệp có thể can thiệp sớm để giảm thiệt hại.
Cuối cùng, tracking giúp đo lường hiệu suất logistics. Các dữ liệu như thời gian giao hàng, tỷ lệ giao thành công hay số lần trung chuyển đều rất hữu ích để tối ưu quy trình.
Dù rất quan trọng, tracking trong logistics vẫn đối mặt với nhiều thách thức nếu doanh nghiệp chưa có nền tảng công nghệ phù hợp.
Một vấn đề phổ biến là dữ liệu không đồng bộ giữa nhiều bộ phận như kho, vận hành và giao nhận. Khi mỗi bộ phận dùng một công cụ riêng, trạng thái đơn hàng dễ bị sai lệch.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn cập nhật tracking thủ công, dẫn đến độ trễ thông tin cao. Điều này khiến khách hàng nhận được thông tin chậm, còn đội ngũ nội bộ khó xử lý sự cố kịp thời.
Một thách thức khác là thiếu khả năng quản lý tập trung khi doanh nghiệp xử lý số lượng đơn lớn, nhiều kho hoặc nhiều đối tác vận chuyển cùng lúc.
Để tracking hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt từ đơn hàng, kho hàng đến giao nhận. Đây là lúc phần mềm logistics trở thành công cụ quan trọng.
Một giải pháp tốt nên giúp doanh nghiệp:
Với các doanh nghiệp logistics, xuất nhập hàng hoặc phân phối, việc sử dụng nền tảng như Vietful có thể hỗ trợ đáng kể trong quá trình số hóa vận hành. Vietful cung cấp các module chính như Order Management System và Warehouse Management System, giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng và kho hàng trên cùng một hệ thống. Khi dữ liệu được liên thông chặt chẽ, việc tracking đơn hàng cũng trở nên rõ ràng, nhanh và chính xác hơn.
Thay vì phải theo dõi rời rạc qua nhiều file hoặc nhiều công cụ khác nhau, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình vận hành nhất quán hơn, từ tạo đơn, xử lý kho đến kiểm soát tiến độ giao hàng.
Tracking đặc biệt cần thiết với các nhóm doanh nghiệp sau:
Khi khối lượng đơn tăng lên, việc theo dõi bằng Excel hoặc thao tác thủ công sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế. Một hệ thống tracking chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo nền tảng để mở rộng quy mô bền vững.
Tracking ngày nay không còn dừng ở việc hiển thị trạng thái đơn hàng. Nhiều doanh nghiệp đang hướng đến các mô hình theo dõi thông minh hơn như:
Xu hướng này cho thấy tracking đang trở thành một phần của chiến lược chuyển đổi số logistics. Doanh nghiệp nào đầu tư sớm vào hệ thống quản lý phù hợp sẽ có lợi thế rõ rệt về tốc độ vận hành, độ minh bạch và trải nghiệm khách hàng.
Tracking trong logistics là hoạt động theo dõi trạng thái và hành trình của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Đây là yếu tố rất quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát vận hành, giảm rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Khi quy mô vận hành ngày càng lớn, tracking thủ công sẽ không còn đủ hiệu quả. Doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý đồng bộ hơn để kết nối đơn hàng, kho và quá trình giao nhận. Đây cũng là lý do nhiều đơn vị đang ưu tiên các nền tảng như Vietful để chuẩn hóa quy trình và tăng khả năng kiểm soát logistics toàn diện.
Tracking number là mã theo dõi đơn hàng hoặc vận đơn, dùng để kiểm tra trạng thái và vị trí của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Không hoàn toàn. GPS chỉ là một trong các công nghệ hỗ trợ tracking. Tracking còn bao gồm dữ liệu quét mã, cập nhật kho, trạng thái giao hàng và lịch sử vận chuyển.
Tracking giúp khách hàng biết đơn hàng đang ở đâu, khi nào dự kiến giao và có gặp sự cố gì hay không. Điều này tăng sự minh bạch và yên tâm khi mua hàng.
Có. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng cần tracking để giảm sai sót, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo nền tảng mở rộng sau này.
Doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý logistics có khả năng kết nối đơn hàng, kho hàng và vận chuyển trên cùng một hệ thống để dữ liệu được đồng bộ nhanh và chính xác.
Tham khảo thêm: oms.
Sophie Nguyen có hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, SaaS và vận hành fulfillment. Hiện cô đang giữ vai trò Customer Success Manager tại VietFul, trực tiếp tư vấn cho các thương hiệu và đơn vị logistics về lộ trình số hóa toàn diện, từ quản lý đơn hàng, kho bãi, fulfillment đến vận hành giao nhận. Sophie làm việc chặt chẽ với khách hàng nhằm đảm bảo hệ thống được triển khai và vận hành hiệu quả, tối ưu hiệu suất hoạt động, đồng thời mang lại giá trị dài hạn thông qua chuyển đổi chuỗi cung ứng dựa trên dữ liệu.
