Tips Để Tối Ưu Hoá Dịch Vụ Hoàn Tất Đơn Hàng

Tăng doanh thu của doanh nghiệp thông qua việc tối ưu quy trình hoàn tất đơn hàng. Lời khuyên cụ thể để nâng cao hoạt động phân phối và nâng sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng là một yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá nào. Hệ thống không đủ đáp ứng có thể gây ra nhiều vấn đề, từ việc giao hàng trễ đến đơn hàng sai, ảnh hưởng tiêu cực đến cho doanh nghiệp và khách hàng. Bằng cách tối ưu hoạt động này, doanh nghiệp có thể cải thiện và vượt qua nhiều thách thức.

Theo những thông tin từ Hiệp hội Logistics Kho vận Quốc tế (ILWA), tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng đề cập đến việc liên tục nâng cao hiệu suất và độ chính xác trong xử lý đơn hàng, từ quản lý kho đến giao hàng chặng cuối. Đảm bảo việc phân phối đúng hẹn và tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng kinh doanh. 

PHẦN MỀM FULFILLMENT HỖ TRỢ TỐI ƯU DỊCH VỤ HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG

Tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng xoay quanh việc đảm bảo sự di chuyển mượt mà và hiệu quả của sản phẩm từ kho hàng đến tay người tiêu dùng, với sự tập trung vào độ chính xác và tốc độ. Các hệ thống tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng đạt được điều này bằng cách tích hợp một cách liền mạch với toàn bộ các hệ thống khác của trung tâm hoàn tất đơn hàng:

1. Hệ thống Quản lý Kho (WMS – Warehouse Management System):

Hệ thống Quản lý Kho (WMS) là trung tâm điều hành của một hoạt động kho hàng trơn tru. Nó hoạt động như một bản chỉ huy kỹ thuật số, theo dõi một cách tỉ mỉ việc di chuyển, lưu trữ và theo dõi hàng tồn kho trong kho hàng. Tác động của WMS được chứng minh bằng các dữ liệu và số liệu sau đây:

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Hiệp hội Bán lẻ Quốc gia báo cáo rằng doanh nghiệp có thể mất đến 1,3% doanh số bán hàng tổng cộng do sai lệch hàng tồn kho. Hệ thống WMS giảm thiểu đáng kể rủi ro này, góp phần làm tăng độ chính xác. Bằng cách giảm thiểu sai sót trong việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng thiếu hàng và thừa hàng.
• Tăng cường hiệu quả xử lý đơn hàng: Các nghiên cứu của Nhóm Aberdeen cho thấy các công ty triển khai WMS đạt được sự giảm thiểu ấn tượng lên đến 23% trong thời gian xử lý đơn hàng đến giao hàng, dẫn đến việc xử lý đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn.
• Tối ưu diện tích lưu kho: Dữ liệu từ Viện Xử lý Vật liệu (MHI) cho thấy tối ưu hóa không gian kho hàng có thể dẫn đến giảm chi phí từ 10% đến 40%, chứng minh sự lợi ích tài chính của hiệu quả sử dụng không gian. Việc sử dụng hiệu quả không gian kho hàng dẫn đến tiết kiệm chi phí và nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động.
• Giảm thiểu lỗi: Một nghiên cứu của Công nghệ Zebra nhấn mạnh mức giảm thiểu đáng kể lên đến 94% trong lỗi giao hàng cho các công ty triển khai WMS. Sự giảm thiểu này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo điều kiện cho sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống WMS giúp giảm thiểu lỗi trong việc chọn hàng và giao hàng, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tăng lên.

2. Hệ thống Quản lý Đơn Hàng (OMS – Omni-Channel Management System):

Hệ thống Quản lý Đơn Hàng (OMS) được thiết kế để tối ưu hóa toàn bộ vòng đời xử lý đơn hàng, từ việc ghi nhận đơn hàng đến đáp ứng và giao hàng. Tác động sâu sắc của OMS được nhấn mạnh bằng những sự thật và con số sau đây:

• Xử Lý Đơn Hàng Thống Nhất: Hệ thống OMS tích hợp một cách liền mạch với nhiều kênh bán hàng khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến một cách tiếp cận thống nhất và nhất quán trong xử lý đơn hàng.
• Khả năng Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Một báo cáo từ Statista nhấn mạnh rằng việc theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực ở nhiều vị trí khác nhau giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác về sự sẵn có của sản phẩm đến khách hàng, từ đó nâng cao sự tin tưởng và sự hài lòng.
• Tối ưu hóa Định Tuyến Đơn Hàng: Hệ thống OMS thông minh định tuyến đơn hàng đến các trung tâm đáp ứng phù hợp nhất. Các nghiên cứu cho thấy việc tối ưu hóa định tuyến có thể dẫn đến sự giảm thiểu đáng kể về chi phí giao hàng và thời gian giao hàng.
• Trải Nghiệm Khách Hàng Tốt Hơn: Theo một cuộc khảo sát của eConsultancy, 84% khách hàng xem xét việc tiết lộ thông tin về thời gian giao hàng và tình trạng đơn hàng là quan trọng. Hệ thống OMS đảm bảo rằng khách hàng nhận được cập nhật chính xác và thời gian thực, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm tổng thể.

TỐI ƯU QUY TRÌNH HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG VỚI PHẦN MỀM FULFILLMENT

Tối ưu hóa quy trình từ việc nhận hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển thông qua phần mềm Fulfillment là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả trong mô hình kinh doanh của bạn. Các công ty và cửa hàng trực tuyến ngày nay đang tập trung vào việc sử dụng công nghệ để cải thiện quy trình này, giúp họ tiết kiệm thời gian, tài nguyên và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

1. Quản lý hàng tồn kho thông minh:

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để tối ưu hóa quy trình Fulfillment là quản lý hàng tồn kho một cách thông minh. Bằng cách sử dụng phần mềm Fulfillment, bạn có thể theo dõi số lượng tồn kho và dự đoán nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa, làm tăng hiệu suất và tiết kiệm tiền bằng cách tránh mua hàng không cần thiết.

2. Quy trình nhận hàng hiệu quả:

Cùng với việc quản lý hàng tồn kho, quy trình nhận hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động. Sử dụng công nghệ mã vạch để ghi nhận sản phẩm khi nhận hàng giúp bạn nhanh chóng xác định và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Thông qua phần mềm Fulfillment, bạn có thể theo dõi toàn bộ quá trình này một cách chặt chẽ và đảm bảo rằng sản phẩm bạn nhận là chất lượng và đủ số lượng.

3. Tối ưu hóa quy trình lấy hàng:

Khi đã có hàng tồn kho và sản phẩm đã được kiểm tra và ghi nhận, quy trình lấy hàng là bước tiếp theo. Sử dụng hệ thống lưu trữ hiệu quả và phân chia kho hàng một cách logic có thể giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng nhanh chóng. Phần mềm Fulfillment có thể hỗ trợ trong việc xác định các đơn hàng nào cần được lấy hàng trước ưu tiên dựa trên thời hạn giao hàng và ưu tiên của khách hàng.

4. Quy trình đóng gói thông minh:

Một phần không thể thiếu trong quy trình Fulfillment là quy trình đóng gói. Phần mềm Fulfillment có thể xác định phương pháp đóng gói tối ưu cho từng đơn hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguyên liệu đóng gói. Tích hợp công nghệ in nhãn và đóng gói tự động có thể giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa hiệu suất trong quy trình này.

5. Tối ưu hóa quy trình bàn giao vận chuyển:

Cuối cùng, việc bàn giao vận chuyển là bước cuối cùng trong quy trình Fulfillment. Liên kết phần mềm Fulfillment của bạn với các dịch vụ vận chuyển giúp bạn tự động tạo đơn vận chuyển và in nhãn, loại bỏ việc nhập liệu thủ công và giảm nguy cơ lỗi. Sử dụng theo dõi vận chuyển, bạn có thể theo dõi lịch trình và cập nhật thông tin giao hàng cho khách hàng, tạo sự tin tưởng và thấu hiểu.

6. Theo dõi và cải thiện hiệu suất:

Trong khi áp dụng phần mềm Fulfillment và tối ưu hóa các bước quy trình trên, quản lý dữ liệu và theo dõi hiệu suất là điều quan trọng. Sử dụng phần mềm để thu thập dữ liệu về thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi và số lượng đơn hàng đã hoàn thành. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể phát triển các biện pháp cải thiện và điều chỉnh quy trình Fulfillment của mình liên tục.

7. Tích hợp trí tuệ nhân tạo và tự động hóa:

Ngoài ra, việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa vào quy trình Fulfillment có thể giúp bạn dự đoán nhu cầu và đặt hàng tự động, cũng như giảm bớt sự can thiệp của con người trong quy trình. AI có thể phân tích dữ liệu để dự đoán các yếu tố như mùa cao điểm và thay đổi xu hướng của khách hàng, giúp bạn tối ưu hóa quy trình hàng tồn kho và đặt hàng.

8. Đào tạo nhân viên:

Cuối cùng, đào tạo nhân viên đúng cách cũng là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình Fulfillment. Đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo về việc sử dụng phần mềm Fulfillment và hiểu rõ quy trình làm việc giúp đảm bảo rằng họ có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Tóm lại, tối ưu hóa quy trình Fulfillment thông qua phần mềm là một yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách kết hợp công nghệ, tự động hóa và quản lý dữ liệu thông minh, bạn có thể đảm bảo rằng hoạt động Fulfillment của bạn luôn chạy trơn tru và hiệu quả.