Duy Trì Tăng Trưởng Doanh Thu Với Phần Mềm Fulfillment

Bạn có biết rằng một trong năm người mua sắm trực tuyến gặp phải vấn đề về việc đóng gói và giao hàng không đạt yêu cầu? Sự thực này làm nổi bật sự cần thiết cho các doanh nghiệp, yêu cầu quản lý quy trình Fulfillment một cách hiệu quả, đặc biệt trong những thời kỳ có doanh số bán hàng cao.

Trong bài viết này, hãy cùng phân tích chi tiết về các vấn đề liên quan đến quy trình Fulfillment dẫn đến kết quả chưa đạt yêu cầu và đề xuất những bước tiến tích cực mà các doanh nghiệp có thể thực hiện để ngăn chặn chúng. Chúng tôi sẽ tập trung vào việc sử dụng công nghệ và xây dựng một quy trình Fulfillment hiệu quả để cung cấp thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp tránh những vấn đề về Fulfillment khi doanh số bán hàng tăng cao.

NHỮNG NGUYÊN NHÂN PHỔ BIẾN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY TRÌNH FULFILLMENT

1. Số Lượng Hàng Tồn Kho Không Chính Xác:

• Chưa Quản Lý Được Số Lượng Hàng Tồn Kho Theo Thời Gian Thực: Khi doanh nghiệp thiếu thông tin về số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Việc theo dõi số lượng hàng có sẵn một cách chính xác trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc nhận đơn hàng cho các sản phẩm đã hết hoặc bán quá số lượng, gây ra việc không thể hoàn tất được quy trình từ lấy hàng đến việc bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Nhận Đơn Hàng Nhiều Hơn Số Lượng Hàng Tồn Kho Có Sẵn: Việc nhận đơn hàng mà chưa đánh giá chính xác về số lượng tồn kho có thể dẫn đến việc phải đặt hàng lại vào lần sau hoặc quá trình Fulfillment bị chậm trễ, khiến khách hàng thất vọng vì không nhận được hàng đúng hẹn.
• Đóng Gói Sai Hoặc Thiếu Sản Phẩm: Khách hàng mong đợi đơn hàng của họ được xử lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Khi sai số lượng tồn kho gây ra sự không phù hợp giữa sản phẩm được đặt hàng và sản phẩm có thể giao, sự hài lòng của khách hàng bị ảnh hưởng, gây thiệt hại cho thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng.

2. Sự Chậm Trễ Quá Trình Xử Lý Đơn Hàng:

• Chậm Trễ Trong Quá Trình Xử Lý Đơn Hàng: Sự kém hiệu quả trong hệ thống xử lý đơn hàng có thể dẫn đến lỗi trong lúc nhập kho, lấy hàng và đóng gói. Những lỗi này có thể gây trễ và sai sót trong việc hoàn tất đơn hàng của khách hàng.
• Sự Trở Ngại Khi Đơn Hàng Xử Lý Sai Lệch: Khi có lỗi trong xử lý đơn hàng, nó có thể gây ra một chuỗi sự cố về việc Fulfillment không thành công. Ví dụ, một mặt hàng được chọn sai lệch có thể dẫn đến việc trả hàng, gây ra thêm chi phí và trễ trên lịch Fulfillment.

3. Tối ưu Hoạt động trong kho:

• Không Gian Kho Lưu Trữ Không Đủ: Không gian kho lưu trữ không đủ có thể dẫn đến tình trạng hàng hoá không được sắp xếp theo thứ tự, số lượng, vị trí, … gây khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Đồng thời cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm và tăng thời gian xử lý hàng hóa.
• Quản Lý Hàng Tồn Kho Không Chính Xác: Một kho lưu trữ không được tối ưu sẽ gây ra việc đặt hàng sai lệch và khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm khi nhận đơn hàng. Điều này có thể dẫn đến trễ và sai sót trong việc hoàn tất đơn hàng.
• Quy Trình Lấy hàng Và Đóng Gói Không Hiệu Quả: Quy trình lấy hàng và đóng gói không hiệu quả có thể làm tăng thời gian xử lý đơn hàng cũng như khả năng gây ra sai sót trong việc Fulfillment. Sự không hiệu quả này có thể dẫn đến Fulfillment bị trễ hoặc không chính xác.

4. Vấn Đề Nhân Sự Trong Giai Đoạn Cao Điểm:

• Sai Sót Khi Số Lượng Đơn Hàng Lớn: Trong các giai đoạn bán hàng cao điểm, số lượng đơn hàng có thể tăng mạnh. Nếu không có đủ nhân sự, nhân viên có thể trở nên quá tải, tăng khả năng gây ra sai sót và gây ra thất bại trong việc Fulfillment.
• Chậm Trễ Và Sai Sản Phẩm Khi Đóng Gói: Nhân viên làm việc quá sức có thể đối mặt với áp lực và gấp rút trong xử lý đơn hàng, gây ra sai sót như giao sản phẩm sai hoặc không đáp ứng được thời gian giao hàng.
• Đào Tạo Nhân Sự: Đào tạo nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng cần được để tâm trong mùa cao điểm. Đào tạo chuyên nghiệp giúp nhân sự có đủ khả năng duy trì độ chính xác trong việc hoàn tất đơn hàng và đáp ứng mong đợi của khách hàng.

5. Đối Tác Vận Chuyển:

• Chọn Đối Tác Vận Chuyển Không Đáng Tin Cậy: Lựa chọn đối tác vận chuyển không đáng tin cậy có thể gây ra Fulfillment bị trễ, hàng hóa bị hỏng hoặc gói hàng bị mất. Điều này có thể khiến khách hàng không hài lòng và tạo thêm chi phí cho doanh nghiệp.
• Rủi Ro Về Giao Hàng Bị Trễ Hoặc Mất: Đối tác vận chuyển đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn cuối của quá trình Fulfillment. Sự đáng tin cậy trong vận chuyển là rất quan trọng để đảm bảo rằng đơn hàng đến tay khách hàng đúng hẹn và trong tình trạng tốt.

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM FULFILLMENT CẢI THIỆN QUY TRÌNH FULFILLMENT

Trong việc loại bỏ sự cố Fulfillment không thành công, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược chủ động nhằm mục tiêu các nguyên nhân gốc của những thách thức này. Điều này bao gồm việc sử dụng công nghệ, tối ưu hóa quản lý tồn kho và tinh gọn hóa quy trình xử lý đơn hàng, tất cả đều giảm thiểu đáng kể nguy cơ Fulfillment không thành công.

1. Tối ưu hóa Quản Lý Tồn Kho

Quản lý tồn kho hiệu quả là giải pháp cơ bản để xử lý những sự cố không mong muốn trong hoạt động Fulfillment. Duy trì độ tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tránh bán quá số lượng, đảm bảo việc cung cấp kịp thời và giảm thiểu nguy cơ hết hàng cho các sản phẩm phổ biến. Việc triển khai hệ thống quản lý tồn kho hiện đại, hỗ trợ theo dõi tồn kho theo thời gian thực, mang lại cho doanh nghiệp khả năng nhìn thấy và kiểm soát cần thiết để ngăn chặn các vấn đề không mong muốn trong việc Fulfillment.

2. Tinh Giản Quá Trình Hoàn Tất Đơn Hàng

Tinh giản luồng công việc xử lý đơn hàng là một biện pháp quan trọng khác để ngăn chặn những việc không mong muốn trong khâu hoàn tất đơn hàng. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, như nhập đơn hàng và theo dõi, giảm nguy cơ sai sót và trễ hẹn. Việc tích hợp liền mạch các hệ thống xử lý đơn hàng với quản lý tồn kho và nền tảng vận chuyển giúp doanh nghiệp duy trì đáp ứng mong đợi của khách hàng và hoàn tất đơn hàng một cách chính xác.

3. Tận Dụng Công Nghệ Hiện Đại

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình hoàn tất đơn hàng, đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn và chính xác. Thông qua việc sử dụng tự động hóa và việc lựa chọn phần mềm Fulfillment phù hợp, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất hoạt động, nâng cao độ chính xác của đơn hàng và tăng tốc quá trình giao hàng.

4. Tác Động của Tự Động Hóa

Tự động hóa giải quyết các khía cạnh khác nhau của quá trình Fulfillment, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và trễ hẹn. Các hệ thống tự động quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và theo dõi đơn hàng một cách thành thạo, cho phép doanh nghiệp tập trung vào kế hoạch chiến lược và hài lòng khách hàng. Thông qua việc giảm thiểu can thiệp thủ công, tự động hóa cải thiện cả độ chính xác và hiệu suất, giảm nguy cơ Fulfillment không thành công.

5. Xây Dựng Chiến Lược Fulfillment Hiệu Quả

Bên cạnh các giải pháp dựa trên công nghệ, việc xây dựng một chiến lược Fulfillment vững chắc là quan trọng để ngăn chặn sự cố Fulfillment không thành công, đặc biệt trong các giai đoạn bán hàng sôi động. Điều này bao gồm việc phát triển các kế hoạch dự phòng và đào tạo nhân viên cho mùa bán hàng cao điểm, đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ sẵn sàng xử lý bất kỳ thách thức nào có thể xảy ra.

6. Xây dựng Kế Hoạch Dự Phòng

Một kế hoạch dự phòng được cấu trúc cẩn thận giúp doanh nghiệp quản lý một cách chủ động các sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình hoàn tất đơn hàng. Kế hoạch này bao gồm các tùy chọn nhà vận chuyển và các quy trình giải quyết vấn đề. Với một kế hoạch dự phòng hợp lý và kịp thời, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tác động của các tình huống không mong muốn và duy trì hoạt động hoàn tất đơn hàng.

7. Chuẩn  bị Cho Các Mùa Cao Điểm

Trong các giai đoạn bán hàng cao điểm, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ càng để quản lý nhu cầu tăng cao và duy trì quy trình Fulfillment hiệu quả. Việc đào tạo nhân viên về việc xử lý lượng đơn hàng lớn hơn, tuân thủ các quy trình tiêu chuẩn và duy trì giao tiếp hiệu quả với khách hàng là rất quan trọng.

TẠI SAO TĂNG TRƯỞNG DOANH SỐ MANG LẠI THÁCH THỨC CHO QUY TRÌNH FULFILLMENT?

Sự tăng đột ngột trong doanh số bán hàng sẽ tạo áp lực đẩy nhanh tốc độ của quy trình Fulfillment, gây ra nhiều vấn đề tiềm ẩn, bao gồm giao hàng trễ và sai sót. Sự tăng đột ngột số lượng đơn hàng đòi hỏi một cách điều phối tốt trong việc quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển sản phẩm. Việc không thích nghi và mở rộng hoạt động Fulfillment đồng bộ với sự tăng trưởng doanh số có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và đe dọa cơ hội kinh doanh trong tương lai. Ví dụ, trong các sự kiện mua sắm trực tuyến lớn như  Black Friday, lượng đơn hàng có thể tăng đáng kể. Dữ liệu từ Adobe Analytics cho biết vào năm 2020, doanh số bán hàng trực tuyến trong Black Friday tăng 21,6% so với năm trước.

Quản lý tồn kho nổi bật là một trong những rào cản chính khi doanh số bán hàng bất ngờ tăng cao. Doanh nghiệp phải tỉ mỉ duy trì cấp độ tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu tăng cao. Điều này đòi hỏi dự báo doanh số bán hàng chính xác, theo dõi liên tục cấp độ tồn kho và nhập kho đúng thời hạn. Thiếu hệ thống quản lý tồn kho, doanh nghiệp có khả năng rơi vào nguy cơ không thể hoàn tất các đơn hàng, dẫn đến sự thất vọng của khách hàng và bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng. Dữ liệu từ Hiệp hội Quản lý Tồn kho và Fulfillment (APICS) cho thấy rằng 46% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì cấp độ tồn kho đủ trong giai đoạn tăng trưởng doanh số.

Ngoài ra, sự tăng trưởng trong doanh số bán hàng ảnh hưởng mạnh mẽ đến lĩnh vực xử lý đơn hàng. Sự tăng đột ngột của các đơn hàng đòi hỏi một cuộc tổng cải cách quy trình để đảm bảo cả hiệu quả và độ chính xác. Điều này có thể bao gồm việc triển khai tự động hóa, tối ưu hóa quy trình làm việc và cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên để quản lý tốt khối lượng công việc tăng lên. Bỏ qua những biện pháp như vậy có thể gây ra sai sót trong đơn hàng, trễ Fulfillment và cuối cùng, làm mất lòng hài lòng của khách hàng. một nghiên cứu từ Radial cho thấy rằng 30% khách hàng trực tuyến đã trải qua ít nhất một lần việc nhận hàng sai lệch hoặc không đúng theo đơn đặt hàng trong 12 tháng gần đây.

CÂN BẰNG GIỮA SỰ TĂNG TRƯỞNG DOANH SỐ VÀ ĐÁP ỨNG HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG

Đạt được sự hài hòa giữa sự tăng trưởng đột ngột của doanh số bán hàng và khả năng Fulfillment là điều quan trọng đối với sự mở rộng kinh doanh bền vững. Mở rộng hoạt động Fulfillment thường liên quan đến đầu tư chiến lược vào công nghệ, cơ sở hạ tầng và nhân lực. Điều chỉnh dự báo doanh số bán hàng với khả năng Fulfillment cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch cho sự tăng trưởng và duy trì sự hài lòng của khách hàng, ngay cả trong thời kỳ bán hàng cao điểm.

Công nghệ đóng một vai trò trung tâm trong việc mở rộng hoạt động Fulfillment. Hệ thống quản lý đơn hàng và kho hàng mạnh mẽ, cùng với phần mềm theo dõi tồn kho tiên tiến, tối ưu hóa các quy trình và cho phép xử lý hiệu quả lượng đơn hàng tăng lên. Tự động hóa này cải thiện độ chính xác và cung cấp thông tin thời gian thực về tồn kho và đơn hàng.

Mở rộng cơ sở hạ tầng là điều không thể thiếu. Điều này có thể bao gồm việc mở rộng các kho hàng, tối ưu hóa bố trí và đầu tư vào tự động hóa như băng tải. Việc tuyển dụng đúng đắn cũng vô cùng quan trọng, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo mức hài lòng cao.

Tóm lại, để đạt được sự cân đối giữa doanh số bán hàng và phần mềm Fulfillment, cần phải có sự đầu tư chiến lược vào công nghệ, cơ sở hạ tầng và nhân sự. Bằng cách chuẩn bị một cách tích cực cho sự tăng trưởng, doanh nghiệp có thể