Giải mã những thuật ngữ thông dụng của hệ thống VietFul

Theo theo báo cáo toàn cảnh thị trường sàn bán lẻ trực tuyến năm 2023 của Metric (nền tảng số liệu E-commerce), có 2,2 tỷ đơn vị sản phẩm được giao thành công trên 5 sàn thương mại điện tử lớn nhất tại Việt Nam (gồm Shopee, Lazada, Tiki, Sendo, Tiktok Shop), tăng 52,3% so với năm 2022. Dự báo doanh thu và sản lượng bán bán ra trên các sàn bán lẻ trực tuyến B2C Việt Nam tiếp tục tăng mạnh trong năm tới có thể đạt 650 ngàn tỷ đồng vào năm 2024. Thị trường thương mại điện tử tại Việt Nam đã hình thành các hệ thống cung ứng dịch vụ cho thị trường bao gồm: dịch vụ nền tảng công nghệ hỗ trợ giao dịch thương mại điện tử, hệ thống thanh toán trực tuyến an toàn, các dịch vụ marketing, truyền thông tiếp thị trực tuyến, dịch vụ chuyển phát… Sự kết nối và chia sẻ của các hệ thống cung ứng dịch vụ này ngày càng giúp tối ưu quy trình liên kết giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng. Điều này là nền tảng để TMĐT có thể tiếp tục phát triển trong năm 2024.

Đi kèm sự phát triển bùng nổ của ngành thương mại điện tử trong năm 2024, giải pháp hoàn tất đơn hàng sẽ là một dịch vụ được nhiều nhà bán hàng cũng như các doanh nghiệp bán hàng thương mại điện tử hiện nay quan tâm. Bới giải pháp hoàn tất đơn hàng đem lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp:

• Giải quyết bài toán kho vận: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào kho bãi, quản lý hàng hóa và xử lý đơn hàng.
• Tập trung vào phát triển kinh doanh: Doanh nghiệp có thể tập trung vào việc phát triển sản phẩm, marketing và bán hàng.

Nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí: Fulfillment giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Fulfillment giúp doanh nghiệp giao hàng nhanh chóng, chính xác và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các doanh nghiệp 3PL hay doanh nghiệp bán hàng thương mại điện tử, điều tất yếu khi triển khai hoạt động hoàn tất đơn hàng của mình sẽ cần hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và hệ thống quản lý kho hàng TMĐT (WMS). VietFul là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm, hệ thống cho khách hàng có nhu cầu tự vận hành kho TMĐT hay các doanh nghiệp 3PL cung cấp dịch vụ Fulfillment.

Để giúp khách hàng, người sử dụng phần mềm Fulfillment của VietFul một cách dễ dàng nhất, VietFul giải mã những thuật ngữ cơ bản trong bộ Master Data trong bài viết dưới đây với mục đích giúp dễ dàng và trơn tru hơn cho người sử dụng. Đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm hệ thống của VietFul bao gồm người bán hàng hoặc chủ sở hữu hàng hóa trong kho, nhân viên kho, và nhân viên văn phòng; Người bán hàng và chủ sở hữu hàng hóa thường xuyên tương tác với cổng thông tin OMS, đồng thời nhân viên kho thường làm việc trên cổng thông tin WMS. Hay nhân viên văn phòng sử dụng hệ thống VietFul để quản lý các công việc hàng ngày.

THUẬT NGỮ VỀ SẢN PHẨM

SKU (Stock Keeping Unit): là một dãy các kí tự gồm số hoặc chữ được in/dán trên sản phẩm, thường được quy định bởi nhà sản xuất. Nếu sản phẩm không có SKU thì nhà bán hàng/đối tác kho có thể tự quy định, khi hàng về kho sẽ in SKU ra và dán lên sản phẩm.

SKU đối tác: Là SKU của đối tác kho tự quy định trong nội bộ để quản lý sản phẩm.

Tên sản phẩm: Tên gọi của sản phẩm do chủ sở hữu hàng hóa tự quy định.

Loại sản phẩm: là loại hàng lẻ hoặc bundle

• Hàng lẻ: 1 sản phẩm riêng biệt
• Bundle: 2 hoặc nhiều sản phẩm cùng loại/khác loại được gom chung với nhau tạo thành bundle

Bundle vật lý: nhóm sản phẩm đã được gom chung với nhau thành tồn kho vật lý

Bundle ảo: không có sẵn bundle ở dạng vật lý, khi có yêu cầu xuất hàng thì nhân viên lấy hàng mới gom từng sản phẩm lẻ của bundle lại với nhau.

Màu sắc/Kích thước/Mô tả: Không bắt buộc, nếu nhập các thông tin này sẽ giúp cho các bạn nhân viên kho dễ phân biệt trong quá trình lấy hàng đóng gói, giảm thiểu sai sót cho quá trình vận hành kho

Thời hạn sử dụng: dùng để nhập số tháng sử dụng của sản phẩm tính từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn (áp dụng với sản phẩm có quản lý theo hạn sử dụng)

• Nếu không nhập thông tin, khi sản phẩm nhập kho sẽ được yêu cầu nhập cả ngày sản xuất và hạn sử dụng
• Nếu nhập thông tin, khi sản phẩm nhập kho thì hệ thống sẽ tự động tính hạn sử dụng dựa vào ngày sản xuất hoặc ngược lại (giúp giảm thao tác nhập thông tin, giảm bớt rủi ro nhập sai dữ liệu)

Sản phẩm có mã vạch: tính năng này dùng cho các sản phẩm có khai báo mã vạch (SKU) trong hệ thống nhưng không thể dán trực tiếp lên sản phẩm (VD: Đồ gốm, sành, sứ, hàng quà tặng, hàng hóa chất liệu vải mỏng,…). Mặc định trong hệ thống là “Yes”, nếu không dùng thì phải chọn “No”. Nhân viên kho khi thao tác lấy hàng hoặc đóng gói với sản phẩm này sẽ chọn trong danh sách mã vạch được hiển thị trên màn hình đang thao tác.

Đơn vị tính: là đơn vị của sản phẩm như Bộ, Cái, Chai, Hộp, Thùng,… dùng để quản lý số lượng tồn kho của sản phẩm. Một sản phẩm chỉ được khai báo 1 đơn vị tính, tuy nhiên có thể chuyển đổi sang đơn vị khác trong quá trình vận hành tại kho.

Danh mục: dùng để phân loại các nhóm sản phẩm có chung chức năng, ví dụ như Mỹ phẩm, Tiêu dùng, Giày dép,… Một sản phẩm được phép có trong nhiều danh mục.

THUẬT NGỮ VỀ LƯU TRỮ

Loại kho: Tùy vào đặc tính sản phẩm, có thể lưu trữ theo Kho thường, Kho mát (Cool Storage), Kho lạnh (Frozen Storage),… do quy định của khách hàng, nhân viên tại kho sẽ tuân thủ theo quy định này để lưu trữ sản phẩm vào đúng vị trí tương ứng.

Loại lưu trữ: Sản phẩm vào kho sẽ được lưu trữ theo serial hoặc non-serial

• Serial: Là những sản phẩm có số seri (hoặc iMei/ISBN/VIN). 

Serial là một dãy các kí tự gồm số hoặc chữ có cấu trúc duy nhất được gán cho từng sản phẩm, nhằm mục đích phân biệt từng sản phẩm, ngày sản xuất, hạn bảo hành. Các sản phẩm này thường là các sản phẩm có giá trị cao như máy móc, thiết bị điện tử,…

• Non-serial: là những sản phẩm không có số seri

Quản lý theo số lô: sản phẩm khi nhập kho sẽ được nhân viên kho khai báo số lô trên hệ thống, thông tin này giúp Người bán/Đối tác kho dễ dàng theo dõi, quản lý sản phẩm theo từng lô hàng cũng như chỉ định xuất khi cần.

Không theo dõi ngày nhập hàng: sản phẩm khi nhập kho sẽ không theo dõi ngày nhập của sản phẩm, khi đó các SKU giống nhau nhưng khác ngày nhập được phép để chung trong 1 vị trí lưu kho. Cần lưu ý rằng các sản phẩm này sẽ không áp dụng được loại xuất kho FIFO, LIFO.

Theo dõi hạn sử dụng: Áp dụng với sản phẩm có hạn sử dụng, khi nhập kho sẽ phải khai báo ngày sản xuất và hạn sử dụng để hệ thống quản lý, chỉ định xuất kho, xuất các báo cáo liên quan đến hạn sử dụng của sản phẩm… Mặc định của hệ thống là “No” (check box trống), nếu muốn quản lý theo hạn sử dụng phải chọn “Yes” (tick vào check box)

THUẬT NGỮ TRONG HÀNH TRÌNH XUẤT KHO

Loại xuất kho: Được định nghĩa theo FIFO, LIFO, FEFO, LEFO hoặc có thể không định nghĩa. Một sản phẩm chỉ thiết lập được 1 loại xuất kho.

• Với loại xuất kho FIFO và LIFO, phải chọn “Theo dõi ngày nhập hàng”
• Với loại xuất kho FEFO và LEFO, phải chọn “Theo dõi hạn sử dụng”
• Nếu chọn “Không định nghĩa”, hệ thống sẽ chỉ định lấy hàng ngẫu nhiên

Nhập kho trước xuất trước (FIFO – First In First Out)

Nhập kho sau xuất trước (LIFO – Last In First Out)

Hạn sử dụng thấp xuất trước (FEFO – First Expired First Out)

VD: Sản phẩm A có 2 hạn sử dụng khác nhau – 200 sản phẩm có hạn sử dụng đến 7/2023 – 100 sản phẩm có hạn sử dụng đến tháng 8/2023

Khi có yêu cầu xuất kho, hệ thống sẽ chỉ định sản phẩm có hạn sử dụng đến 7/2023 xuất trước.

Loại xuất kho FEFO thường áp dụng với các đơn TMĐT. 

Hạn sử dụng lâu xuất trước (LEFO – Last Expired First Out)

VD: Sản phẩm A có 2 hạn sử dụng khác nhau – 200 sản phẩm có hạn sử dụng đến 7/2023 – 100 sản phẩm có hạn sử dụng đến tháng 8/2023

Khi có yêu cầu xuất kho, hệ thống sẽ chỉ định sản phẩm có hạn sử dụng đến 8/2023 xuất trước.

Loại xuất kho LEFO thường sử dụng với các đơn phân phối cho đại lý.

Theo dõi serial khi xuất: áp dụng với sản phẩm có số seri nhưng khi nhập kho không cần khai báo số seri, chỉ quản lý theo số lượng, khi có yêu cầu xuất kho mới khai báo số seri. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi nhập kho và vẫn theo dõi được sản phẩm có số seri nào đã xuất kho vào thời gian tương ứng

Ghi chú đóng gói: nếu sản phẩm có quy định đóng gói đặc biệt thì khách hàng nhập thông tin đóng gói ở đây, nhân viên khi đóng gói sẽ thấy ghi chú này.

THUẬT NGỮ TUỲ CHỈNH

Gửi thông báo hết hạn: Người bán/đối tác kho sẽ nhập số ngày muốn nhận thông báo trước khi sản phẩm hết hạn.

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin các sản phẩm sắp hết hạn (là các sản phẩm có hạn sử dụng nằm khoảng thời gian đã nhập) trong báo cáo “Báo cáo sản phẩm sắp hết hạn”. Điều này giúp cho nhân viên kho và khách hàng biết được các sản phẩm sắp hết hạn để có phương án xử lý (tiêu hủy, trả nhà cung cấp,…)

Sản phẩm được xuất kho trước ngày: thời hạn tối thiểu mà một sản phẩm có hạn sử dụng được phép xuất kho.

Ví dụ: 

• Thời hạn tối thiểu bằng 60 ngày, nghĩa là tất cả các sản phẩm có hạn sử dụng nhỏ hơn 60 ngày, hệ thống sẽ không cho phép xuất kho
• Với các sản phẩm không đủ thời hạn tối thiểu xuất kho, thì hệ thống sẽ tự động chuyển đổi trình trạng sản phẩm sang “Quá hạn xuất kho”.
• Nếu khách hàng không nhập thông tin, hệ thống sẽ mặc định thời hạn tối thiểu là 7 ngày

Thời hạn tối thiểu nhập kho (%): là % thời hạn sử dụng còn lại tối thiểu của sản phẩm được phép nhập kho, do mỗi khách hàng tự quy định.

• % thời hạn sử dụng còn lại của sản phẩm = (Thời hạn sử dụng còn lại/Tổng thời hạn sử dụng)

Ví dụ: Quy định % thời hạn tối thiểu nhập kho của sản phẩm = 80%, nếu sản phẩm này có tổng thời hạn sử dụng là 24 tháng , hạn sử dụng còn lại của sản phẩm là 12 tháng. % hạn sử dụng còn lại của sản phẩm là: 12 tháng/24 tháng = 50% => 50% < 80% nên hệ thống báo lỗi và không cho phép nhập kho sản phẩm này

Thời hạn tối thiểu xuất kho (%): là % thời hạn sử dụng còn lại tối thiểu của sản phẩm được phép xuất kho, do mỗi khách hàng tự quy định.

• % thời hạn sử dụng còn lại của sản phẩm = (Thời hạn sử dụng còn lại/Tổng thời hạn sử dụng)

Ví dụ: Quy định % thời hạn tối thiểu xuất kho của sản phẩm = 30%, nếu sản phẩm này có tổng thời hạn sử dụng là 24 tháng , hạn sử dụng còn lại của sản phẩm là 12 tháng. % hạn sử dụng còn lại của sản phẩm là: 12 tháng/24 tháng = 50% => 50% > 30% nên sản phẩm được phép xuất kho