Bí quyết quản lý đơn hàng hiệu quả trong mùa cao điểm

Mùa cao điểm của thương mại điện tử như 9.9, 11.11, 12.12, Black Friday, Cyber Monday và Tết Nguyên Đán luôn mang lại cơ hội bùng nổ doanh số. Theo báo cáo của Statista, doanh thu bán hàng TMĐT toàn cầu trong mùa Black Friday năm 2023 đạt hơn $100 tỷ, với số lượng đơn hàng tăng đến 25%-40% so với ngày thường.

Tuy nhiên, lượng đơn hàng tăng đột biến trong thời gian ngắn cũng đặt ra không ít thách thức về quản lý đơn hàng và tối ưu vận hành. Những chiến lược OMS (Omni-Channel Management System) nên sử dụng để xử lý hiệu quả đơn hàng đa kênh, đảm bảo trải nghiệm khách hàng và duy trì lợi nhuận.

Tầm quan trọng của OMS trong quản lý đơn hàng đa kênh

1. OMS là gì?

OMS (Omni-Channel Management System) là hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh hỗ trợ theo dõi và xử lý đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng như website, sàn TMĐT, và mạng xã hội. Theo một nghiên cứu của McKinsey, việc áp dụng OMS có thể giúp doanh nghiệp:

• Tăng 50% hiệu suất xử lý đơn hàng.
• Giảm 30% lỗi vận hành liên quan đến việc nhập liệu và sai sót tồn kho.

2. Tại sao OMS quan trọng trong mùa cao điểm?

Trong các dịp sale lớn, lượng đơn hàng có thể tăng gấp 5-10 lần so với ngày thường. Nếu không có hệ thống quản lý hiện đại, doanh nghiệp dễ gặp:

• Quá tải trong xử lý đơn hàng: Theo báo cáo của Shopify, hơn 35% khách hàng sẵn sàng hủy đơn nếu thời gian giao hàng quá lâu.
• Sai sót trong quản lý tồn kho: Tình trạng overselling gây mất lòng tin khách hàng.
• Khó khăn trong đồng bộ hóa thông tin đơn hàng: 40% doanh nghiệp nhỏ thừa nhận rằng việc xử lý đơn từ nhiều nền tảng là thách thức lớn.

OMS chính là giải pháp giúp bạn vượt qua những thách thức này, tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Chiến lược sử dụng OMS để xử lý lượng đơn hàng tăng đột biến

1. Hợp nhất đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng

Một trong những tính năng quan trọng nhất của OMS là khả năng đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều nền tảng. Theo Harvard Business Review, việc hợp nhất đơn hàng đa kênh có thể giúp:

• Tiết kiệm đến 40% thời gian xử lý nhờ giảm thiểu thao tác thủ công.
• Đảm bảo 99% độ chính xác trong thông tin đơn hàng.

Hệ thống OMS của VietFul giúp đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment cho nhà bán hàng trên Shopee Lazada, TiktokShop, … tự động cập nhật trạng thái tồn kho theo thời gian thực. Tính năng này đã giúp một thương hiệu thời trang Việt Nam xử lý hơn 30.000 đơn hàng/ngày mà không gặp tình trạng quá tải.

2. Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng

OMS hỗ trợ tự động hóa các bước quan trọng như:

• Xác nhận đơn hàng: Thời gian xử lý xác nhận giảm từ 15 phút xuống chỉ còn 1 phút nhờ tính năng tự động gửi email.
• Phân bổ đơn hàng: Theo báo cáo từ BigCommerce, tự động phân đơn hàng đến kho phù hợp nhất giúp tiết kiệm đến 20% chi phí vận chuyển.

• Tăng tốc độ xử lý: Một doanh nghiệp sử dụng OMS có thể rút ngắn thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng xuống dưới 24 giờ cho các khu vực nội thành.
• Giảm sai sót: Tỷ lệ lỗi xử lý giảm từ 5% xuống còn 1%.

3. Quản lý tồn kho hiệu quả

Hệ thống WMS hiện đại, mang lại hàng loạt các tính năng cần thiết để tối ưu hoạt động vận hành kho; giúp tối ưu và nâng cao hiệu suất vận hành, … 

• Theo dõi tồn kho real-time: Theo thống kê của Forrester, doanh nghiệp sử dụng OMS có thể giảm 30%-50% tồn kho dư thừa so với cách quản lý thủ công.
• Dự báo nhu cầu tồn kho: Nhờ phân tích dữ liệu bán hàng mùa trước, một doanh nghiệp ngành mỹ phẩm đã giảm được 15% chi phí lưu kho trong mùa Tết.

4. Kết nối với đơn vị vận chuyển uy tín

WMS cho phép tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển, giúp bạn dễ dàng lựa chọn dịch vụ phù hợp. Trong mùa cao điểm, tốc độ và độ chính xác của giao hàng đóng vai trò then chốt. Theo Vietnam E-commerce Association (VECOM), 85% khách hàng đánh giá cao những đơn hàng giao đúng hẹn. Theo dõi trạng thái vận chuyển giúp giảm tỷ lệ khiếu nại xuống dưới 2% trong mùa sale lớn.

5. Phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết

OMS cung cấp báo cáo toàn diện về hiệu quả bán hàng và vận hành. Deloitte nhận định rằng doanh nghiệp tận dụng báo cáo dữ liệu có thể tăng đến 20% doanh thu trong các mùa sale lớn.

Các số liệu phổ biến bao gồm:

• Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng: Nâng cao từ 80% lên 95% nhờ tối ưu quy trình xử lý.
• Hiệu quả từng kênh bán hàng: So sánh giữa Shopee, Lazada và Facebook để tối ưu chi phí quảng cáo.

Lợi ích nổi bật khi sử dụng OMS trong mùa sale lớn

• Tăng hiệu suất xử lý đơn hàng: Doanh nghiệp sử dụng OMS có thể xử lý gấp 2-3 lần số lượng đơn hàng mà không cần tăng thêm nhân sự.
• Giảm sai sót: OMS giúp giảm đến 70% lỗi vận hành, từ nhập liệu sai đến quản lý tồn kho thiếu chính xác.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Theo Statista, 90% khách hàng sẽ quay lại mua hàng nếu nhận được đơn hàng nhanh và chính xác.
• Tiết kiệm chi phí: OMS giúp giảm trung bình 15%-20% chi phí vận hành nhờ tự động hóa và tối ưu quy trình.

Lời khuyên để lựa chọn OMS phù hợp

• Khả năng tích hợp đa kênh: Đảm bảo OMS có thể kết nối với tất cả các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki, và các nền tảng quốc tế như Amazon.
• Tính năng tùy chỉnh: Chọn hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu đặc thù như giao hàng nhanh hoặc quản lý hàng tồn kho nhạy cảm.
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng: Trong mùa cao điểm, sự cố kỹ thuật cần được giải quyết trong vòng 1-2 giờ.
• Chi phí hợp lý: So sánh chi phí hệ thống với lợi ích mà nó mang lại.

Xem ngay các giải pháp giúp bạn ‘vượt bão’ mùa sale!

Sử dụng OMS là một trong những cách hiệu quả nhất để tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mùa cao điểm. Hãy chuẩn bị ngay hôm nay với các công cụ hiện đại OMS và WMS VietFul để đảm bảo doanh nghiệp của bạn vượt qua mọi thử thách trong mùa sale sắp tới.