Booking note là gì? Quy trình lấy Booking note như thế nào?

Trong kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu chắc hẳn chúng ta đã quen thuộc với khái niệm Booking note. Đây là chứng từ vô cùng quan trọng khi lưu thông hàng hóa. Vậy Booking note là gì? Quy trình lấy Booking note như thế nào? Xin mời bạn đọc theo dõi nội dung dưới đây để có thêm những thông tin hữu ích nhất về Booking note.

Booking note là gì? 

Trước khi tìm hiểu khái niệm Booking note, chúng ta cần hiểu rõ về ý nghĩa từng cụm từ. Cụ thể như sau:

• Booking chính là thao tác mà chủ hàng đứng ra đặt chỗ với hãng tàu để giữ được vị trí cho hàng hóa của mình khi vận chuyển bằng tàu. Thông thường việc booking sẽ do Forwarder đảm nhận bởi đơn vị này sẽ có nhiều kinh nghiệm khi tìm hiểu được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm.
• Note là việc ghi chú lại một điều gì đó.

Tóm lại, Booking note là việc ghi chép lại quá trình đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Khi doanh nghiệp thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê tàu gọi là lưu khoang. Chủ hàng và phía hãng tàu tiến hành lập một đơn lưu khoang hay gọi là Booking note để giữ chỗ trên tàu.

Các thông tin cơ bản trên Booking Note

Booking note là gì? Có những thông tin cơ bản nào trên Booking note? Cụ thể một số thông tin hữu ích được quy định trên Booking note như sau:

• Số booking (Booking no,)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
• Số lượng và chủng loại container,
• Khối lượng hàng hóa dự kiến,
• Thông tin về loại hàng hóa

• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, nơi hạ container hàng
• Địa điểm kho đóng hàng, thời hạn đóng hàng
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ hãng vận chuyển

Giải thích các khái niệm trên Booking Note là gì?

• Giờ cắt máng là thời hạn cuối cùng để bàn giao hàng hóa cho cảng và cảng xếp lên tàu. Nếu quá thời hạn trên thì hàng hóa sẽ phải đi chuyến sau. Tuy nhiên có trường hợp ngoại lệ, giao hàng trễ hơn vài giờ so với closing time khi forwarder có mối quan hệ tốt với hãng tàu.
• Theo công ước SOLAS yêu cầu hàng hóa phải có xác nhận về khối lượng trong 1 chứng từ trước khi xếp lên tàu gọi là Phiếu VGM. Do vậy, để hàng hóa lên tàu cần bắt buộc có VGM cut-off time.
• Shipping Instruction cut-off time còn gọi là thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển. Hãng tàu sẽ yêu cầu shipper gửi SI để phát hành vận đơn.

Quy trình lấy Booking note từ hãng tàu như thế nào?

Booking note là gì? Lấy Booking note như thế nào? Bên nhà xuất khẩu có thể tự mình lấy Booking note hoặc thông qua forwarder tùy ý. Thông thường nhiều doanh nghiệp sẽ lấy Booking note thông qua forwarder. Cụ thể, quy trình lấy Booking note cơ bản như sau:

Bước 1:

Sau khi bên chủ hàng chuẩn bị đầy đủ hàng hóa xuất khẩu sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder. Chủ hàng cần nhờ sự hỗ trợ của Forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa.

Lưu ý chủ hàng cần cung cấp các thông tin như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont,yêu cầu về chỗ cấp cont, free time cảng đi cảng đến… Thông tin cần đảm bảo chính xác, đầy đủ để quá trình booking nhanh chóng hơn.

Forwarder tiếp nhận thông tin sẽ liên hệ với hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp nhất. Sau khi chọn được tàu sẽ liên hệ để hãng tàu và chủ hàng thống nhất mức cước phí và gửi booking request để đặt chỗ.

Bước 2:

Sau khi nhận được booking request thì hãng tàu sẽ kiểm tra và trả lời. Trường hợp hãng tàu thấy chỗ đặt phù hợp với yêu cầu sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation, packing list lại cho Forwarder. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng mà hãng tàu đó cung cấp.

Thông tin thể hiện trên “ Lệnh cấp container rỗng” của hãng tàu bao gồm:

• Số booking,
• Tên tàu,
• Cảng xếp hàng (port of loading),
• Cảng giao hàng (port of delivery),
• Bãi duyệt lệnh cấp container rỗng,
• Giờ cắt máng (closing time),
• Cảng chuyển tải (port of discharge)…

Bước 3:

Qua forwarder thì chủ hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa, thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên nhận được lệnh và cấp container rỗng để đi đóng hàng hóa lên tàu.

Quá trình lấy Booking note diễn ra khá đơn giản như trên. Đây là loại chứng từ vô cùng quan trọng cần thiết khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa.

Lưu ý khi lấy Booking note là gì?

Trong quá trình tìm hiểu Booking note là gì và lấy Booking note chúng ta cần lưu ý các điều sau:

• Khi có dự định lập booking, chúng ta cần chắc chắn hàng hóa đã chuẩn bị đã đầy đủ và chờ container rỗng để thực hiện đóng hàng.
• Chúng ta cần chủ động biết rõ về giờ tàu chạy để hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
• Cần lựa chọn 1 forwarder uy tín để thực hiện công việc Booking note nhằm tạo thuận lợi hơn.
• Tìm kiếm những đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Booking note là gì đã được Vietful tư vấn chi tiết ở nội dung trên. Đây là một trong các khái niệm quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tư vấn giải pháp hoàn tất đơn hàng Fulfillment về quản lý, vận hành và lưu kho hàng hóa hãy liên hệ Vietful 097 384 3404