Khi nào thì doanh nghiệp cần tự động hóa kho hàng? Các bước để triển khai kho tự động.
08/05/2023
Tự động hóa kho rất quan trọng giúp cải thiện vận hành kho, giảm thiểu sai sót của con người. Phù hợp với xu hướng mua sắm đa kênh hiện nay online giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng.
Quyết định khi nào tự động hóa kho phụ thuộc nhiều yếu tố. Trong đó doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi để đánh giá lại các quy trình hiện tại, kiểm tra chuỗi cung ứng, tuyển dụng chuyên gia nội bộ, xác định những lỗ hổng trong công nghệ và có mục tiêu kinh doanh trong tương lai rõ ràng.
9 câu hỏi để xem khi nào cần tự động hóa kho?
- Phản hồi về sự hài lòng của khách hàng tích cực hay tiêu cực, từ đó có chỉ ra các vấn đề trong chuỗi cung ứng không?
- Các quy trình hiện tại có sử dụng nhiều sức người và các thao tác thủ công không?
- Vận hàng Đơn hàng hiện tại có trơn tru không hay đang bị chậm trễ do nhân viên kho hạn chế?
- Có khó khăn khi số lượng mã sản phẩm khác nhau trên 500 SKUs và ngày càng tăng không?
- Khả năng xử lý đơn hàng vào mùa cao điểm có đáp ứng được không?
- Có phải quản lý hàng tồn kho không chính xác? Hàng hóa thất lạc, khó tìm?
- Vẫn đang sử dụng phần mềm quản lý kho cũ hoặc các công cụ quản lý kho trên excel?
- Có phải tăng, giảm nhân viên kho để đáp ứng nhu cầu luôn biến động không?
- Tốn nhiều thời gian để một nhân viên mới có thể hiểu và bắt đầu làm quen với quy trình và thao tác trong kho.
Sau khi đã trả lời được 9 câu hỏi trên, đã đến lúc bạn cần Tự động hóa kho của mình.
CÁC BƯỚC ĐỂ THỰC HIỆN KHO THÔNG MINH
1. Bước 1: Thu thập thông tin
Nền tảng đầu tiên trong quá trình tự động hoá kho là Thu thập dữ liệu kho. Theo cách truyền thống, dữ liệu được thu thập thông qua các ghi chú trên giấy, sau đó được lưu trữ kỹ thuật số trên bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu hoặc vật lý trong một thư mục hoặc vị trí thuận tiện trong kho, hoặc hoàn toàn không. Tính đến năm 2016, gần 60% kho vẫn sử dụng các quy trình vật lý thủ công trong quy trình quản lý kho và tồn kho.
Bằng cách tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, Doanh nghiệp loại bỏ lỗi của con người, do đó làm giảm khả năng sản phẩm sẽ được nhận, lưu trữ, chuyển, chọn, đóng gói hoặc vận chuyển không đúng cách cho khách hàng.
Tự động thu thập dữ liệu liên quan đến việc thực hiện một hệ thống trong đó thông tin các lô hàng được thu thập thông qua máy quét mã vạch – barcode và được truyền qua phần mềm đến kho lưu trữ dữ liệu trung tâm, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống ERP. Quá trình này bỏ qua việc ghi thủ công, dữ liệu trở nên chính xác hơn đáng kể, có thể lên tới 100%.
Các giải pháp thu thập dữ liệu tự động hiện đại giúp tiến trình thu thập thêm một bước bằng cách sử dụng máy quét mã vạch barcode không dây (PDA), laptop, hoặc máy tính bảng sẽ đồng bộ giao tiếp hai chiều giữa các thiết bị cầm tay di động này và cơ sở dữ liệu hoặc ERP. Dữ liệu cũng có thể được thu thập từ tất cả các nguồn, chẳng hạn như mã vạch – barcode, thẻ RFID, thiết bị internet công nghiệp (IIoT), thiết bị tự động hóa vật lý (băng chuyền, thang máy thẳng đứng, v.v.), v.v.
2. Bước 2: Dán nhãn mã vạch barcode, RFID
Nền tảng cho tự động hóa kho với nhãn mã vạch barcode và RFID
Các chuyên gia cho rằng công nghệ thu thập dữ liệu tự động hiện đã đạt đến điểm mà chi phí thực hiện dán nhãn mã vạch không còn vượt quá lợi ích tiềm năng của việc loại bỏ lỗi của con người.
- Theo dõi luồng hàng tồn kho thông qua các chuyển động dựa trên từng giao dịch: hàng hóa được chọn, đóng gói, dán nhãn và vận chuyển đều có thể truy xuất lịch sử làm giảm đáng kể khả năng hàng tồn kho bị mất và các lỗi khác.
- Lập kế hoạch tốt hơn cho thời gian đến bến cảng: Thu thập dữ liệu tự động đặt vô số thông tin trong tầm tay của nhà điều hành kho, cho phép chuẩn bị và lập kế hoạch tốt hơn. Đảm bảo tất cả hàng tồn kho cho một lô hàng đến bến cùng lúc với xe tải được chỉ định đến, loại bỏ không gian lãng phí của hàng tồn kho ở bến cảng (và có thể làm gián đoạn luồng giao thông khác), hoặc thậm chí vài ngày, trước khi cần ở đó
- Quy trình lấy hàng hiệu quả hơn: Ngoài ra, việc có tầm nhìn lớn vào dòng hàng hóa trong toàn bộ cơ sở giúp cho việc lập kế hoạch và đưa ra dự đoán cho các đơn hàng chưa đến. Nhân viên kho có thể được phân bổ lại cho các khu vực ưu tiên thấp hơn để đảm bảo rằng việc sử dụng nhân viên tối ưu đúng cách và tránh tạo ra sự chậm trễ không cần thiết do thiếu hụt nhân viên.
- Tối ưu hóa lưu lượng giao thông: Có thể sử dụng biển báo kho để cung cấp tín hiệu giao thông và các thông tin khác để tăng tốc lưu lượng hàng hóa, đồng thời tối ưu lưu lượng giao thông bằng cách tránh tắc nghẽn trong lối đi, giúp nhân viên kho nhanh chóng xác định các khu vực, giá đỡ phù hợp và kệ để thả và chọn hoặc nhiều hơn nữa.
Ví dụ, các dấu hiệu và nhãn phản chiếu phù hợp cho các ứng dụng kho dài, cho phép sử dụng máy quét mã vạch barcode tầm xa để dễ dàng xác định vị trí thích hợp. - Tự động bổ sung hàng: Khi các mục được tự động theo dõi với nhãn mã vạch barcode và dữ liệu được đồng bộ hóa trong thời gian thực với WMS, các tình huống hết hàng có thể được giảm thiểu hoàn toàn bằng cách đặt các kích hoạt bổ sung nhắc nhở việc sắp xếp lại hàng tồn kho tự động vào thời điểm tồn kho
3. Bước 3: Tổ chức lại layout kho
Tự động hóa kho bắt đầu với việc tối ưu hóa kho hàng, tổ chức lại layout kho, số hóa mọi dữ liệu trong kho 100% bằng công nghệ.
Các chuyên gia khuyên nên sử dụng không gian dọc và cấu hình bố cục để hỗ trợ luồng lưu lượng tối ưu. Bố cục tối ưu sẽ hỗ trợ 4 chức năng chính của kho:
- Lưu trữ sản phẩm
- Hoạt động nhận, trả hàng (inbound)
- Hoạt động xuất hàng (outboub)
- Dịch vụ Giá trị gia tăng: dán nhãn sản phẩm, nhãn giá, nhãn vận chuyển, đóng gói đa dạng theo từng nhu cầu…)
Để tối ưu bố cục cần đánh giá 4 yếu tố sau đây:
- Chiều rộng lối đi: trước đây theo cách truyền thống thì chiều rộng 11 feet để chứa xe nâng, hiện nay các phương tiện dẫn đường hiện đại cho phép cắt chiều rộng lối đi xuống chỉ còn 5 feet, giải phóng thêm không gian lưu trữ.
- Vận tốc sản phẩm: thay vì nhóm các sản phẩm tương tự lại với nhau, thì nay sẽ nhóm các sản phẩm theo vận tốc bằng cách đưa các sản phẩm di chuyển nhanh đến gần các tuyến đường vận chuyển và khu vực đóng gói.
- Tốc độ lấy hàng: để tăng tốc độ lấy hàng và tối ưu không gian hơn, hệ thống sẽ sắp xếp hàng hóa ngẫu nhiên và không phụ thuộc vào trí nhớ và thói quen của nhân viên kho, hệ thống sẽ tự động chỉ định vị trí lấy hàng cho nhân viên kho chính xác nhất.
- Khu vực dành cho hàng tồn lâu trong kho, hàng hư hỏng: cần khu vực riêng để các sản phẩm tồn lâu trong kho, hàng hư hỏng…
Các quy trình kho được hưởng lợi từ tự động hóa
- Nhận hàng (Receive): nhân viên kho sử dụng các thiết bị di động để cài đặt sẵn ứng dụng quản lý kho WMS VietFul để nhanh chóng nhận hàng.
- Lưu kho (Put away): phần mềm WMS VietFul tự động hóa quy trình này bằng cách sắp xếp lưu trữ hàng hóa ngẫu nhiên, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cross-docking, trong đó hàng hóa được nhanh chóng phân loại, xử lý và đặt lên các xe tải chở đến các điểm đến khác nhau thay vì được lưu trữ trong nhà kho.
- Lấy hàng (Pick): việc lấy hàng thủ công là hoạt động kho tốn kém nhất, thời gian di chuyển trong kho có thể tiêu tốn tới 50% số giờ làm việc. Hệ thống quản lý kho WMS VietFul giúp nhân viên kho tăng gấp đôi tốc độ lấy hàng bằng cách chỉ định vị trí lấy hàng tự động và chính xác.
- Đóng gói (Pack): Giai đoạn đóng gói rất quan trọng do chi phí cao vì chịu sự tác động của nguyên liệu đóng gói. Phần mềm quản lý kho VietFul hỗ trợ các kiểu đóng gói khác nhau, gợi ý nguyên vật liệu đóng gói
- Vận chuyển (Ship): Hệ thống vận chuyển tự động sử dụng băng tải, cân, cảm biến kích thước, máy in và ứng dụng phần mềm để xác định các hãng vận chuyển có sẵn, ước tính mức phí vận chuyển và dán nhãn cho các gói hàng cần vận chuyển
- Trả hàng (Returns): hệ thống phân loại tự động như băng tải có thể tự động hóa quy trình xử lý hàng trả lại. Sử dụng để sắp xếp các sản phẩm trả lại kệ kho hoặc cất vào các vị trí lưu trữ được chỉ định.
- Bổ sung: Theo dõi hàng tồn kho tự động và đếm chu kỳ cho phép đặt hàng lại tự động. Khi một mặt hàng trong kho đạt đến mức được chỉ định, hệ thống sẽ tự động kích hoạt yêu cầu đặt hàng và gắn cờ để phê duyệt. Bổ sung hàng tự động có thể giúp ngăn ngừa chi phí dự trữ quá mức và thất thoát hàng tồn kho do hư hỏng và trộm cắp.
Các ngành công nghiệp nên áp dụng Tự động hóa kho:
- Sản xuất
- Hậu cần
- Thiết bị & Máy móc
- Bán lẻ và phân phối
- Quản lý cơ sở
CÁCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO WMS VIETFUL TRIỂN KHAI KHO TỰ ĐỘNG
Phần mềm quản lý kho thông minh WMS VietFul đồng bộ OMS kết hợp với ứng dụng quản lý kho cài đặt trên thiết bị cầm tay PDA giúp kiểm soát các hoạt động kho hàng ngày bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận kho, bao gồm nhân viên, thiết bị, hàng tồn kho và đơn đặt hàng.
Phần mềm quản lý kho cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực từ vị trí hàng hóa đến số lượng nhân viên giúp quản lý và tối ưu hóa các quy trình kho từ lập kế hoạch nhận hàng, lấy hàng, đóng gói, dán nhãn và vận chuyển đơn hàng.
Hệ thống quản lý kho WMS VietFul bao gồm các hoạt động chính:
- Cập nhật thông tin: bằng cách nhập kích thước kho và thông tin hàng tồn kho, Cập nhật dữ liệu chuẩn (Master Data), Kiểm tra dữ liệu toàn bộ hệ thống, số hóa toàn bộ kho hàng.
WMS có thể tạo sơ đồ kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ hàng tồn kho bằng cách sử dụng tốt nhất không gian sẵn có - Tích hợp: các kênh bán hàng, các đơn vị vận chuyển, các phần mềm khác
- Tối ưu hóa quy trình hàng ngày: WMS VietFul có thể tính toán dựa trên các đơn hàng hiện tại và nhân viên sẵn có để đưa ra các kế hoạch hàng ngày cho số lượng lao động phù hợp và ước tính chi phí lao động.
- Quản lý tồn kho: hệ thống có thể thu thập thông tin từ các thiết bị PDA để ghi lại chuyển động của hàng tồn kho trong toàn kho. Nhân viên kho dùng máy quét di động (PDA) để kiểm kê, WMS điều chỉnh mức tồn kho theo thời gian thực giúp giảm thiểu lãng phí đồng thời tránh hết hàng.
- Hoàn tất đơn hàng: Phần mềm hoàn tất đơn hàng VietFul giúp thực hiện đơn hàng nhanh chóng và chính xác. Để đáp ứng các đơn đặt hàng mỗi ngày, nhân viên kho dùng máy quét di động (PDA) để nhận hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, hệ thống chỉ dẫn chính xác vị trí lấy hàng giúp giảm thiểu thời gian lấy hàng, từ đó năng suất vận hành tăng gấp 3 lần và có thể hơn.
- Giám sát và báo cáo: OMS VietFul giúp giám sát tất cả các đơn hàng online và tình trạng xử lý đơn hàng từ WMS VietFul. Hệ thống báo cáo chuyên nghiệp, trực quan giúp dễ dàng quản lý tình trạng hàng hoá, đồng thời giúp Doanh nghiệp đưa ra giải pháp phù hợp xử lý hàng sắp hết hạn, sắp hết hàng để nhập thêm vào.
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO B2B2C THÔNG MINH VIETFUL
- Phần mềm VietFul đồng bộ 2 chiều thông tin sản phẩm, đơn hàng, tồn kho trên các sàn thương mại điện tử, các kênh bán hàng khác … với kho hàng giúp tối ưu kiểm soát và đóng gói hàng hoá.
- Phần mềm quản lý kho thương mại điện tử B2B2C giúp tối ưu đường đi lấy hàng, tính tính toán đường đi ngắn nhất để lấy hàng cho nhiều cách bố trí kho hàng
- Quy tắc lưu trữ thông minh giúp lưu trữ và nhận biết các loại hàng hoá khác nhau về tình trạng, tính năng, hạn sử dụng cũng như các thông tin sản phẩm, …
- Hỗ trợ đa dạng đóng gói theo từng yêu cầu tiêu chuẩn riêng của từng kênh bán hàng khác nhau. Đảm bảo đóng gói đúng chuẩn giúp bảo vệ hàng hoá bên trong kiện hàng, hạn chế tối đa việc hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển giúp nâng cao trải nghiệm của người tiêu dùng
- Hỗ trợ Cross-dock và tối ưu hoá gấp 3 không gian lưu trữ. Cảnh báo và hướng dẫn bổ sung hàng hoá cần thiết cho việc xử lý đơn hàng.
======================
Giải pháp hoàn tất đơn hàng Vietful phát triển dựa trên nền tảng công nghệ Fulfillment By Amazon kết hợp OMS & WMS hỗ trợ quản lý thống nhất và tối ưu vận hành xử lý đơn hàng trên 1 nền tảng
Giúp chủ cửa hàng đồng bộ hóa sản phẩm, đơn hàng, tồn kho từ Shopee, Lazada, Tiki, Facebook, Tiktok, Webstore, ERP, CRM và kết nối với 6+ hãng vận chuyển….
Xem thêm:
Vì Sao khách hàng lựa chọn VietFul triển khai phần mềm quản lý kho Fulfillment
Nguồn tham khảo: https://smartbusiness.vn/chuyen-doi-so/digital-business/tu-dong-hoa-kho-la-gi-can-gi-de-trien-khai-kho-thong-minh
======================
Quý khách có nhu cầu tư vấn và trải nghiệm miễn phí vui lòng liên hệ:
Hotline: 097 384 3404
Email: info@vietful.vn
Web: https://vietful.vn/ecommerce-fulfillment
Fanpage: https://facebook.com/VietFul
Youtube: youtube.com/@vietful
