Chứng từ là gì? Ý nghĩa và vai trò của chứng từ với doanh nghiệp

Trong suốt quá trình hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp, điển hình là hoạt động kế toán thì chúng ta hay thường nghe đến hóa đơn và chứng từ. Tuy nhiên theo khảo sát thì rất nhiều người đều chưa hiểu rõ được thuật ngữ chứng từ là gì? Thường câu trả lời nhận được mang tính tương đối chung chung. Vì thế trong bài viết hôm nay, Vietful sẽ giới thiệu đến bạn đọc thông tin liên quan đến chứng từ trong bài viết dưới đây nhé!

Chứng từ là gì?

Chứng từ thực chất chính là một loại giấy tờ, văn bản hoặc tài liệu mang giá trị bắt buộc cần phải áp dụng ở trong quá trình thành lập cũng như hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó nó ghi lại chính xác nội dung một sự kiện, nghiệp vụ hay hợp đồng giao dịch nào đó mà doanh nghiệp, kế toán tại đó tiến hành hạch toán rồi lưu trú ở số kế toán.

Hiện chứng từ đang được sử dụng tương đối rộng rãi và phổ biến ở nhiều ngành khác nhau. Đặc biệt là lĩnh vực kế toán. Đồng thời chứng từ còn được dùng làm cơ sở và là căn cứ để ghi sổ kế toán cho các giao dịch của doanh nghiệp. Ngoài ra cũng thể hiện các thông tin biểu hiện bằng thước đo tính theo giá trị, hiện vật hoặc lao động.

Nội dung bắt buộc của chứng từ

Ngay khi thực hiện lập chứng từ thì văn bản này cần phải trình bày một cách đầy đủ nhất tất cả những thông tin bắt buộc sau đây:

• Tên, số hiệu chứng từ
• Ngày tháng chứng từ được lập
• Thông tin của đơn vị, doanh nghiệp hay cá nhân lập chứng từ
• Thông tin của đơn vị, doanh nghiệp hay cá nhân nhận chứng từ
• Nội dung và lý do phát sinh chứng từ hay mục đích lập chứng từ ghi nhận điều gì
• Số lượng, đơn giá, tổng số tiền và số tiền đưa ra giao dịch ở trong chứng từ
• Chữ ký, ghi rõ họ và tên đầy đủ kèm theo con dấu của tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện lập chứng từ. Ngoài ra còn phải có cả chữ ký, họ tên đầy đủ của người kiểm duyệt, các bên có liên quan.

Phân loại chứng từ 

Hiện nay có nhiều hình thức để thực hiện phân loại chứng từ khác nhau để cho người dùng lựa chọn. Ta có thể phân loại dựa vào hình thức chứng từ, yêu cầu của quản lý và kiểm tra chứng từ hay phân loại theo căn cứ khác như mức độ phản ảnh, địa điểm lập chứng từ.

Phân loại theo hình thức thể hiện

Xét theo hình thức thể hiện thì chứng từ sẽ được chia ra thành 02 loại chính chủ yếu là:

• Chứng từ lập bằng giấy: Được xác nhận hợp lệ nếu như chứng từ có chứa nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc. Hoặc là thể hiện theo biểu mẫu được hướng dẫn trước đó.
• Chứng từ điện tử: Dạng chứng từ lập ở trên mạng thông tin điện tử. Thể hiện dạng hình thức văn bản dữ liệu điện tử được mã hóa, không bị thay đổi khi mà cá nhân hoặc tổ chức truyền chứng từ thông qua thiết bị, máy tính khác.

Phân loại theo yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ

Nếu mà dựa vào yêu cầu quản lý, kiểm tra chứng từ thì ta có thể phân loại ra thành như sau:

• Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ Nhà nước quy định cụ thể và có chi tiết biểu mẫu, chỉ tiêu nội dung chứng từ phản ánh cùng phương pháp lập chứng từ.
• Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ Nhà nước hướng dẫn chi tiết liên quan đến một số nội dung. Trong đó thì doanh nghiệp có thể thêm một đến một vài nội dung sao cho phù hợp với đặc thù cũng như nhu cầu sử dụng.

Phân loại theo trình tự lập chứng từ

• Chứng từ gốc: Đây là loại chứng từ được lập ra trực tiếp ngay khi có nhiệm vụ kinh tế tài chính được phát sinh hoặc là đã triển khai xong.
• Chứng từ tổng hợp: Thuộc loại chứng từ sử dụng để ghi nhận tổng hợp số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó giúp giảm nhẹ đi công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi khi ghi vào sổ sách.

Phân loại theo cách thức được lập ra

• Chứng từ một lần: Là chứng từ ghi nhận nhiệm vụ kinh tế tài chính được thực thi đúng 1 lần rồi chuyển luôn vào trong sổ kế toán.
• Chứng chỉ nhiều lần: Là chứng từ ghi nhận nhiệm vụ kinh tế tài chính triển khai nhiều lần liên tục. Sau các lần lập chứng từ thì giá trị sẽ được biểu lộ trong chứng từ bắt đầu cộng dồn đến giới hạn xác lập thì chuyển vào trong sổ kế toán.

Vai trò và ý nghĩa của chứng từ với các doanh nghiệp

Nói chung thì chứng từ vẫn luôn đóng một vai trò quan trọng ở trong quá trình hoạt động và quản lý doanh nghiệp. Nhất là trong công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì chứng từ thống kê, thể hiện đầy đủ và chi tiết số liệu liên quan đến giao dịch doanh nghiệp.

Quá trình doanh nghiệp thực hiện lập chứng từ còn được gọi là việc thực hiện kế toán ban đầu. Trường hợp ngay từ ban đầu thực hiện giao dịch mà doanh nghiệp không lập thì đương nhiên sau đó chắc chắn không thực hiện được quá trình kế toán, kiểm toán nội bộ được.

Hơn nữa việc lập chứng từ ngoài ghi nhận các khoản thu, chi hay nộp thuế,… của doanh nghiệp thì còn giúp xác định các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật liên quan đến các vấn đề phát sinh bởi chứng từ.

Đặc biệt, chứng từ cũng được xem giống như là chỉ thị doanh nghiệp giúp truyền đạt cho nhân viên các yêu cầu mảng công việc và nghiệp vụ. Đồng thời sẽ là chứng cứ để nhân viên thực hiện có thể chứng minh mình đã hoàn thành công việc được giao phó.

Như vậy là Vietful vừa cung cấp đến cho bạn đọc đầy đủ những thông tin có liên quan đến khái niệm chứng từ là gì và vai trò, ý nghĩa của loại giấy tờ này đối với các doanh nghiệp. Rất mong qua bài viết này mọi người đã hiểu rõ và hiểu sâu hơn vấn đề còn khúc mắc. Ngoài ra trong quá tình tìm hiểu mà gặp bất cứ thắc mắc, trở ngại nào thì hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 097 384 3404 để được tư vấn thêm về Giải pháp hoàn tất đơn hàng