Debit Note là gì? Một số thông tin cơ bản cần biết về Debit Note

Ở trong lĩnh vực thương mại hàng hóa, nhất là thương mại hàng hóa quốc tế. Muốn xác nhận được giao dịch mua bán cũng như trao đổi hàng hóa thì người bán và người mua hay dùng Debit Note để đánh dấu tất cả những khoản nợ mà chưa được thanh toán. Vậy thực chất Debit Note là gì? Có những form nào phổ biến và thường hay được sử dụng? Hãy cùng với Vietful đi tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu Debit Note là gì?

Debit Note hay còn được gọi là giấy báo nợ. Cụ thể nó là loại tài liệu được người bán dùng nhằm mục đích thông báo cho người mua các nghĩa vụ nợ cần thiết ở hiện tại. Hoặc sử dụng làm tài liệu mà người mua tạo ra mỗi khi trả lại hàng đã nhận theo hình thức là ghi có. Đồng thời giấy báo nợ còn cung cấp thông tin liên quan đến 1 hóa đơn sắp tới hay sử dụng giống như lợi nhắc về những khoản tiếp sắp sửa đến hạn.

Riêng với những mặt hàng mà đang bị trả lại, phần ghi chú gồm tổng tín dụng dự kiến cộng với bản kiểm kê mặt hàng bị trả lại cũng như lý do trả lại. Nói chung giấy ghi nợ hoặc Debit Note chính là loại giấy tờ hiện nay được sử dụng phổ biến ở trong lĩnh vực logistics hoặc xuất – nhập khẩu.

Có một điểm cần lưu ý chính là giấy ghi nợ này hoàn toàn tách biệt với hóa đơn. Nguyên nhân là do chúng thường định dạng ở dạng chữ cái và thường không yêu cầu phải thanh toán ngay lập tức. Tuy nhiên điều này sẽ đúng trong trường hợp giấy ghi nợ dùng cho thông báo với người mua liên quan đến nghĩa vụ sắp tới căn cứ theo số tiền mà hóa đơn chính thức chưa lập.

Có những form giấy báo nợ nào phổ biến?

Hiện nay form Debit Note đang được cung cấp ở nhiều dạng khác nhau. Tuy nhiên nó vẫn được thể hiện ở 02 dạng chính phổ biến nhất phải kể đến đó là biên lai dạng vận chuyển với hàng hóa được từ bên mua và dạng bưu thiếp. Cụ thể:

• Với dạng biên lai vận chuyển hàng hóa nhận bởi bên mua thì thường được dùng khi mà người mua chưa hề thanh toán toàn bộ đơn hàng. Theo đó người mua hoàn toàn có quyền hoàn trả lại số hàng đã nhận nếu như quá trình kiểm định chất lượng hàng hóa không phù hợp.
• Với dạng bưu thiếp thì hay được dùng nhằm mục đích nhắc nhở người mua những khoản công nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán.

Một số điều kiện có thể xuất Debit Note

Giấy báo nợ Debit Note chính là loại chứng từ dạng không bắt buộc và bắt buộc cần phải có điều kiện để xuất. Do vậy nó hay được nhiều đại lý lựa chọn ở trong mục BHL Details Add đối với quá trình làm thủ tục hải quan.

Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng cần thêm vào những khoản thu khác. Ngay sau khi thủ tục và chứng từ đã được hoàn thành thì chúng được lưu trữ ở dạng file doc, bạn cần chuyển ngay đến đại lý để họ nhận cũng như tiếp tục làm thủ tục shipping.

Hiện nay có 02 trường hợp mà Debit Note được nhà cung cấp phát hành bao gồm:

• Hóa đơn thuế gốc phát hành nhưng mà giá trị thuế ghi ở trong hóa đơn thường là thấp hơn mức giá trị thuế của thực tế.
• Hóa đơn thuế gốc được phát hành nhưng mà giá trị tính thuế sẽ được tính ở trong hóa đơn thấp hơn phần giá trị thuế thực tế phải nộp.

Ý nghĩa của giấy ghi nợ Debit Note

Như đã trình bày ở phía bên trên thì Debit Note có bản chất là 1 loại hóa đơn giúp điều chỉnh giá trị nên thường được dùng dành cho mô hình B2B hoặc mô hình giao dịch giữa các doanh nghiệp. Sau đây là một số ý nghĩa cụ thể của giấy ghi nợ Debit Note:

• Dùng cho cung cấp những thông tin có liên quan đến hóa đơn thanh toán ở trong tương lai. Hay là dùng để nhắc những khoản tiền nợ sắp đến kỳ hạn phải trả.
• Trường hợp người bán thực hiện giao hàng đến cho người mua mà lại chưa được thanh toán, những gia hạn tín dụng được tiến hành và Debit Note được xuất.
• Một số món hàng được trả kết hợp cùng những lý do mặt hàng không được người mua chấp nhận thì số tín dụng sẽ được giải ngân.

Debit Note có phải chứng từ bắt buộc?

Xét trên nhu cầu thực tế thì Debit Note đang được dùng nhiều trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì thế hoàn toàn không phải bất cứ giao dịch nào doanh nghiệp cung cần dùng đến giấy báo nợ cho người mua.

Hơn nữa nhà cung cấp cũng có quyền trong việc lựa chọn dùng Debit Note hay không. Tuy nhiên thường giấy báo nợ được dùng dựa theo quy trình nhất định nhằm tiện lợi hơn trong việc theo dõi mọi giao dịch. Ngoài ra Debit Note còn được người mua yêu cầu dùng cho công việc lưu trữ nội bộ.

Tóm lại việc dùng Debit Note hay không sẽ linh hoạt cũng như phụ thuộc nhiều vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Mỗi nơi sẽ áp dụng các quy trình làm việc không giống nhau làm cho việc lựa chọn sử dụng Debit Note cũng không giống nhau. Và phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.

Nhưng muốn đạt hiệu quả nhất thì phải xây dựng quy trình làm việc khoa học không chỉ cho 1 giao dịch mà tất cả giao dịch về sau. Qua đó kế toán dễ dễ dàng thông báo cho người mua nhanh chóng nhất có thể.

Như vậy qua bài viết vừa rồi thì chúng tôi đã giới thiệu đến cho bạn đọc những thông tin có liên quan đến Debit Note cũng như khái niệm Debit Note là gì là gì? Qua đó đáp ứng đầy đủ mọi thắc mắc cần tìm. Và mong rằng những kiến thức chia sẻ này sẽ hữu ích cũng như giúp bạn kịp thời xử lý những tình huống khác nhau cho công việc mà mình tham gia. Mọi ý kiến cần giải đáp, tư vấn thì hãy liên hệ với Vietful qua hotline 097 384 3404