Dự án ERP là gì? 6 bước triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp

29/03/2022

Trong kỷ nguyên số, dự án ERP được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên thực hiện. Vậy dự án ERP là gì? Dự án ERP có thể mang lại những ích lợi cụ thể nào đối với các doanh nghiệp? Cách triển khai dự án này như thế nào? Cùng tìm lời giải đáp qua bài viết của Vietful nhé!

Hiểu chính xác dự án ERP là gì?

Trên thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp thành công với dự án ERP. Điều đó làm chúng ngày càng đặc biệt và được nhiều người quan tâm. Vậy dự án ERP là gì? Đó là một hệ thống giúp xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực cho doanh nghiệp. Các hoạt động được triển khai trong dự án ERP tập trung vào khảo sát, nghiên cứu, tư vấn, thiết kế, thực hiện, quản lý hệ thống ERP đến các chi nhánh, điểm phân phối và các bộ phận trong doanh nghiệp.

Hiểu chính xác dự án ERP là gì trước khi triển khai nó

Hiểu đơn giản, ERP là giải pháp phần mềm kiểm soát và theo dõi tài chính, quy trình kinh doanh – bán hàng và các hoạt động khác của doanh nghiệp như sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng…

ERP là tên viết tắt của cụm từ đầy đủ Enterprise Resource Planing. Để thực hiện dự án ERP, các công ty cần xác định những gì mà giải pháp này mang đến. Thông qua đó xác định bên cung cấp phần mềm, đảm bảo các yếu tố như kinh nghiệm, độ uy tín… Tiếp đến, cần xây dựng nhóm nhân sự có chuyên môn và am hiểu về doanh nghiệp để làm việc cùng đội dự án ERP bên phía cung cấp.

Tuy nhiên để doanh nghiệp có thể nắm rõ ưu nhược điểm của hệ thống Quản lý doanh nghiệp ERP nhằm có lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mình hãy tìm hiểu ưu, nhược điểm Hệ thống Quản lý doanh nghiệp ERP một cách cụ thể và chi tiết nhất.

Dự án ERP mang lại những lợi ích gì?

Sau khi hiểu được dự án ERP là gì, hãy xem xét về những gì mà nó mang lại cho hệ thống doanh nghiệp.

ERP được xem là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Lợi ích đối với nhà điều hành doanh nghiệp

Dự án ERP được ví như công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho các nhà điều hành và quản lý. ERP giúp tối ưu quá trình theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động, giúp nhà điều hành triển khai công việc dễ dàng và nhanh chóng hơn. Mặt khác, giúp họ nắm rõ trong tay dữ liệu về tài chính, nhân sự cũng như các dự án quan trọng của công ty.

Lợi ích đối với nhân viên

Nhờ vào ERP, nhân viên công ty thuận tiện hơn trong việc phân tích và đánh giá các thông tin. Vì chúng mang lại một giải pháp lưu trữ dữ liệu hiện đại, thông minh nhất.

Thông qua đó, nhân viên được tối ưu công suất làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc, tăng hiệu quả làm việc. Dự án ERP cũng tạo ra một quy cách làm việc được thống nhất từ trên xuống dưới, từ phòng ban này đến phòng ban khác.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ dự án ERP là gì? Chúng giúp xây dựng kế hoạch và triển khai chúng một cách tự động hóa. Tất cả hoạt động bao gồm vận hành, quản lý sản xuất, phân phối, quan hệ với các đối tác… đều được giám sát dưới công nghệ thông minh. Tóm lại, chúng có thể:

– Tối ưu thời gian so sánh dữ liệu liên quan giữa các phòng ban và bộ phận.

– Tích hợp dữ liệu bán hàng giúp thuận lợi trong việc điều phối hoạt động kinh doanh.

– Giám sát với mục đích tăng tương tác với khách hàng.

– Tính năng chuẩn hóa dữ liệu nhân sự giúp quản lý dễ dàng đội ngũ nhân viên.

Làm thế nào để triển khai một dự án ERP thành công?

Rất nhiều người hiểu dự án ERP là gì, thế nhưng để bắt tay vào việc triển khai nó thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Thông thường, một dự án ERP thành công thường được hoạch định qua 6 bước cụ thể như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị

Cần xác định mục tiêu và bám sát mục tiêu trong quá trình triển khai dự án

Chuẩn bị những gì cho dự án ERP? Trước tiên, cần nhận định đúng mục tiêu hướng đến sau khi triển khai ERP. Lấy đó làm kim chỉ nam xuyên suốt trong quá trình triển khai dự án. Mục tiêu cần được bám sát và lấy làm trung tâm trong mọi hành động, thông qua đó tìm ra được phía cung cấp giải pháp ERP tốt nhất.

Tìm được nhà cung cấp ERP tốt, họ sẽ giúp doanh nghiệp nhìn được bức tranh tổng quan về những gì cần phải thực hiện. Chúng không hề chung chung, mà phải phù hợp với thực trạng của từng doanh nghiệp.

Cần yêu cầu bên cung cấp thường xuyên về các phương án đa dạng để lựa chọn. Ở bước đầu tiên, bạn cần khẳng định được sức nặng về tinh thần, thiện chí hợp tác, cung cách làm việc… với bên cung cấp để quá trình phối hợp diễn ra thuận lợi.

Bước 2 – Lên kế hoạch cụ thể

Khi tìm được bên cung cấp ERP, bạn cần xây dựng cho mình kế hoạch chi tiết về những gì cần hành động sắp tới. Tất cả những gì bạn cần làm là lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, nguồn nhân lực, rủi ro,…

Doanh nghiệp cần đầu tư về công sức và thời gian để định hướng về mô hình ban đầu. Đồng thời, đưa ra giả thuyết về các trường hợp có thể xảy ra khi triển khai hệ thống ERP. Kết quả cuối cùng, doanh nghiệp cần nắm được một kế hoạch dự án chính xác và chi tiết nhất.

Bước 3 – Phân tích dự án

Nhóm nhân sự triển khai ERP cần có chuyên môn và am hiểu

Đội ngũ nhân sự cần được đào tạo chuyên sâu, hiểu về ERP cũng như các kiến thức về cách triển khai, quy trình triển khai nó.

Trên cơ sở các trải nghiệm ban đầu, nhân sự sẽ đóng góp với mục đích hoàn thiện thiết kế giải pháp phần mềm ERP. Cái mà doanh nghiệp cần đảm bảo sau bước triển khai này là nhân viên của mình đã được trải nghiệm ERP trên thực tế.

Bước 4 – Thực hiện dự án

Ở bước này, bên cung ứng ERP sẽ bắt đầu thiết kế và điều chỉnh sao cho phù hợp với mong muốn cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Tất cả những thử nghiệm, thay đổi, điều chỉnh… sẽ nhằm mục đích cuối cùng là tạo ra một phần ERP hoàn chỉnh mang đậm nét của từng doanh nghiệp.

Bạn có thể đánh giá ERP hiệu qua như thế nào thông qua việc áp dụng các trường hợp cụ thể. Cũng ở bước này, toàn bộ thư viện trong ERP sẽ được thực hiện.

Bước 5 – Xác nhận dự án

Việc thí điểm cần được làm ngay sau khi phần mềm ERP được thiết kế xong. Bạn cũng cần xác nhận lại toàn bộ tính năng liên quan đến phần mềm với nhóm nhân sự công ty, nhóm làm dự án bên cung cấp… trước khi triển khai chúng.

Khi dự án được xác nhận hay thông qua, người dùng cuối hay chính nhân viên của doanh nghiệp cần được đào tạo để sử dụng.

Bước 6 – Triển khai hệ thống ERP

Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng ERP đúng cách

Đây cũng là bước cuối cùng trong quy trình triển khai ERP. Bước này nhằm đảm bảo ERP được thực hiện chính xác nhất. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ các tính năng, cũng như đảm bảo số lượng cá nhân triển khai dự án ERP sẽ tham gia vào quy trình này.

Sau khi phần mềm được thiết lập và chính thức vận hành, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên đào tạo nhân viên để phục vụ cho mục đích duy trì hệ thống.

Trên đây là những thông tin Vietful chia sẻ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án ERP là gì? Hy vọng, bài viết sẽ thực sự hữu ích với bạn trong thực tế. Mọi thắc mắc liên quan xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 090 888 0331!