Mã vận đơn là gì? Vai trò và tầm quan trọng của mã vận đơn

Trong quá trình thực hiện vận chuyển hàng hóa thì cả bên người bán và người mua đều mong muốn kiểm soát tình trạng đơn hàng của mình xem như thế nào. Vì vậy các đơn vị vận chuyển thường cung cấp ra các mã vận đơn. Nó đóng vai trò giống như chứng từ quan trọng để thực hiện thủ tục khai báo thông quan nhanh chóng, căn cứ xác định lượng hàng hóa. Đồng thời còn là chứng từ mua bán, cầm cố hay chuyển nhượng hàng hóa,… Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu mã vận đơn là gì? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm mã vận đơn là gì?

Mã vận đơn được hiểu là mã số mà đơn vị chuyển phát cung cấp để xác minh gói hàng rồi thực hiện việc vận chuyển. Đồng thời đây là một chứng từ vận tải do trực tiếp người vận chuyển đường biển, đại lý người vận chuyển hay thuyền trưởng ký phát sau khi sản phẩm được xếp lên tàu hoặc hàng được nhận và đang chờ xếp lên tàu.

Hơn nữa mà vận đơn còn là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải được ký kết và chỉ ra rõ nội dung bên trong bản hợp đồng đó. Nhờ chức năng này mà nó sẽ định hướng quản lý hợp pháp giữa chủ hàng và người vận tải. Trong số còn đặc biệt thể hiện liên kết pháp lý của người nhận hàng và người vận tải.

Hơn nữa đây cũng xem như là biên lai người vận tải xác nhận đã nhận hàng nhằm thực hiện quá trình chuyên chở. Theo đó, người vận tải chỉ ship hàng cho người nào mà xuất trình vận đơn đường biển hợp lệ trước tiên mà trước đó đã ký phát tại cảng xếp hàng. Không những thế nó còn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu với sản phẩm ghi trên vận đơn.

Căn cứ vào chức năng này thì vận đơn là một loại giấy tờ tận dụng được để cầm cố, chuyển nhượng và mua bán khi cần thiết.

Vai trò của mã vận đơn đối với quá trình vận chuyển

Mã vận đơn tương tự giống như mã ID để xác minh gói hàng. Với từng người sử dụng dịch vụ giao hàng thì mã vận đơn lại thể hiện những vai trò không giống nhau.

• Làm căn cứ để khai báo hải quan và làm thủ tục để xuất nhập khẩu hàng hóa
• Làm chứng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa
• Dùng để làm tài liệu theo hóa đơn thương mại ở trong bộ chứng từ mà người bán gửi đến cho người mua khi thanh toán tiền hàng.
• Làm căn cứ để xác định số lượng hàng hóa được người bán gửi cho người mua. Dựa theo đó để thống kê và ghi sổ cũng như theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.

Vì sao cần phải cấp mã vận đơn cho khách hàng?

Trong mỗi một đơn hàng thì mã vận đơn đều có ý nghĩa quan trọng trong kiểm soát và thống kê hàng hóa. Do vậy phía chủ hàng nên cung cấp mã vận đơn hàng cho khách hàng để đảm bảo được quyền lợi và khẳng định chất lượng dịch vụ. Theo đó hoạt động cung cấp vận đơn mang lại nhiều tiện ích với cả khách hàng và chủ hàng. Cụ thể:

Với khách hàng

Mã vận đơn dùng trong tình huống phát sinh nằm ngoài ý muốn. Đó là giao hàng trễ hẹn, hàng hóa bị sai lệch, giao hàng không đúng, thay đổi hàng sau khi giao nhận,… Khi đó việc sở hữu mã đơn vận đảm bảo quá trình tra cứu diễn ra nhanh chóng hơn.

Như vậy khách hàng sẽ chỉ cần cung cấp mã vận đơn lại cho phía chủ hàng là có thể hỗ trợ được ngay lập tức với một độ chính xác cực cao. Hơn nữa còn giúp chủ động trong tra cứu vận đơn cá nhân và tình trạng đơn hàng. Tất cả đều thực hiện trên app hoặc trên web của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển đó.

Với chủ hàng

Mã vận đơn hàng giúp đơn vị chủ của hàng hóa dễ thống kê và quản lý rõ ràng hơn. Qua đó giúp công việc đánh giá được chính xác về hiệu quả kinh doanh. Đồng thời việc dùng mã vận hỗ trợ cho chủ hàng kiểm soát các vấn đề phát sinh của đơn hàng một cách nhanh chóng, giải quyết triệt để.

Có cần kiểm tra vận đơn hàng hóa hay không?

Đây là thắc mắc nhận được nhiều quan tâm của mọi người. Cụ thể công việc kiểm tra vận đơn chính là nhu cầu cần thiết trong dịch vụ giao hàng. Nếu như trước kia muốn biết kiện hàng hay bưu phẩm mình đi đến đâu rồi thì phải gọi đến đơn vị quản lý nhờ họ kiểm tra. Tuy nhiên khi mà thương mại điện tử phát triển mạnh thì lượng đơn hàng phải tra cứu hàng ngày cũng tăng dần.

Vậy nên tính năng tra cứu mã đơn vận cũng được xem như là giải pháp để người mua và người bán tiết kiệm thời gian. Đồng thời chủ động trong theo dõi đơn hàng tối ưu.

Hơn nữa kiểm tra đơn hàng còn giúp kịp thời xử lý tình huống ngoài ý muốn phát sinh bất ngờ nữa. Bởi vì không ai đảm bảo trước được hàng hóa mình sẽ thượng lộ bình an. Luôn luôn có những phát sinh bất ngờ như giao nhầm hàng, khách không nhận hàng,…

Khi kiểm tra đơn hàng bằng mã đơn thì người bán cũng chủ động biết được đó là sự cố gì, đang có độ nghiêm trọng ra sao. Cuối cùng đề xuất phương án xử lý phù hợp nhất để giảm thiểu tối đa sự hao hụt tài chính nhất có thể.

Trên đây là một số thông tin chia sẻ về khái niệm mã vận đơn là gì? Vai trò và vì sao cần xác phải cấp mã vận đơn cho khách hàng mà VIETFUL muốn gửi đến cho bạn đọc tham khảo. Hy vọng qua đây đã giải đáp đầy đủ thắc mắc cần tìm. Đồng thời biết cách áp dụng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu cần tư vấn về dịch vụ hoàn tất đơn hàng thì hãy liên hệ ngay với Vietful qua số hotline 097 384 3404 nhé!