Phần mềm Fulfillment: Cải thiện quy trình, nâng cao dịch vụ.

Việc hoàn tất quy trình đơn hàng là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng cho người dùng. Không ai mong muốn phải đợi lâu để nhận được gói hàng của mình. Thêm vào đó, mục tiêu của bạn là vận chuyển sản phẩm một cách nhanh chóng để tối đa hóa hiệu suất kinh doanh. Cả bạn và khách hàng đều sẽ được hưởng lợi từ việc thực hiện quy trình hoàn thành đơn hàng một cách thông minh và hiệu quả. Điều này đánh bại vào tầm quan trọng của việc tuân thủ các phương pháp tốt nhất trong việc chọn hàng, đóng gói và vận chuyển.

Nếu quy trình lựa chọn, đóng gói và vận chuyển còn mới mẻ đối với bạn, thì đơn giản là gồm ba bước sau khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng trên một nền tảng Thương mại điện tử. Người bán xác định vị trí sản phẩm trong kho của họ (lựa chọn), chuẩn bị sản phẩm cho việc giao hàng (đóng gói), và sau đó gửi sản phẩm đến tay khách hàng (vận chuyển).

Tuy mô tả có vẻ đơn giản, nhưng mỗi bước đều chứa đựng sự phức tạp đáng kể. Chính vì vậy, chúng tôi đã phát triển hướng dẫn giới thiệu này về quy trình hoàn tất đơn hàng, nhằm giúp bạn làm quen hơn với các phương pháp tối ưu trong việc thực hiện. Áp dụng các công cụ phần mềm phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa quy trình này để đạt được sự hiệu quả và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho cả bạn và khách hàng.

QUY TRÌNH LẤY HÀNG VỚI PHẦN MỀM FULFILLMENT

Khi một khách hàng đặt hàng từ cửa hàng của bạn, nhân viên trong kho cần tìm kiếm các sản phẩm đã mua. Nhiệm vụ này trở nên khó khăn hơn, đặc biệt với một lượng tồn kho lớn. Như một giải pháp, nhiều kho sử dụng các công cụ phần mềm quản lý kho (WMS) để tăng tốc việc lấy hàng.

Các kỹ thuật lấy hàng hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và lao động. Trung bình, việc lấy hàng chiếm 55% thời gian làm việc của một nhân viên trong kho. Bằng cách giảm thời gian tiêu tốn cho việc lấy từng đơn hàng, bạn có thể giảm thiểu phần 55% này, để nhân viên có nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ khác.

Sử dụng phần mềm quản lý kho WMS cùng với việc tuân thủ các hướng dẫn sau có thể làm cho giai đoạn “lấy hàng” trở nên dễ dàng hơn. Hỗ trợ các “người lấy” bằng cách trang bị cho họ:

• Máy quét mã vạch cầm tay để xác định chính xác vị trí sản phẩm.
• Sắp xếp sản phẩm một cách có logic, chẳng hạn như đặt các sản phẩm phổ biến ở những vị trí dễ tiếp cận. 
• Tạo lộ trình lấy hàng hiệu quả trên bản đồ kho để giảm thiểu thời gian di chuyển vô ích.
• Cung cấp dễ dàng một số lượng đủ lớn pallet hoặc thùng, giúp người lấy hàng có thể lấy hàng nhanh chóng.
• Áp dụng các chiến lược lấy hàng tối ưu cho các tình huống khác nhau.

Việc chọn một chiến lược không phù hợp cho một đơn đặt hàng thường là nguyên nhân gây ra sự không hiệu quả trong kho. Hãy xem xét việc sử dụng hiệu quả các chiến lược sau đây.

1. Piece Picking (Lấy từng sản phẩm):

Chiến lược lấy từng sản phẩm xuất hiện là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất, được hỗ trợ bởi dữ liệu rộng rãi. Nghiên cứu cho thấy với các đơn hàng nhỏ, chiến lược này rất hiệu quả, với tỷ lệ chính xác trên 99%. Tuy nhiên, hiệu quả của nó giảm khi áp dụng cho các đợt đơn hàng lớn, nơi thời gian hoàn thành đơn hàng tăng khoảng 20% so với các phương pháp khác.

2. Discrete Picking (Lấy từng sản phẩm riêng lẻ):

Được hỗ trợ bởi các số liệu mạnh mẽ, discrete picking, tương tự như piece picking, tập trung vào tính chính xác. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng phương pháp này có tỷ lệ chính xác lên đến 99.5%. Mặc dù tốn thời gian, nó đảm bảo ít lỗi hơn, giảm chi phí trả hàng khoảng 15% và tăng sự hài lòng của khách hàng lên 12%.

3. Batch Picking (Lấy hàng theo lô):

Hiệu quả của batch picking được làm rõ thông qua dữ liệu hoạt động. Các kho sử dụng phương pháp batch picking đã báo cáo giảm thời gian di chuyển của người lấy hàng tới 30%. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi áp dụng cho các mặt hàng nằm xa bên trong kho, giảm thời gian hoàn thành đơn hàng khoảng 25%.

4. Wave Picking (Lấy hàng theo làn sóng):

Các thông tin dựa trên dữ liệu chứng minh tính hiệu quả của các chiến lược lấy hàng theo làn sóng. Các kho sử dụng wave picking đã trải qua việc tăng tốc độ xử lý đơn hàng trung bình lên 18%. Hơn nữa, phương pháp này phù hợp với các nhà cung cấp đối mặt với khối lượng đơn hàng hàng ngày lớn, dẫn đến giảm 22% trong việc chồng đơn hàng chưa xử lý.

5. Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực):

Hiệu quả của zone picking được chứng minh bằng bằng chứng thực tế. Các kho thực hiện zone picking đã ghi nhận giảm khoảng cách di chuyển của người lấy hàng lên 40%, dẫn đến tổng cộng giảm thời gian xử lý đơn hàng khoảng 30%. Phương pháp tập trung theo khu vực này giúp giảm thời gian lấy hàng, góp phần tăng năng suất lấy hàng lên 17%.

6. Part-to-Picker (Một phần tới người lấy hàng):

Sự ưu việt của phương pháp part-to-picker được hỗ trợ bởi cả giảm chi phí và thời gian. Việc triển khai hệ thống tự động cho việc lấy hàng part-to-picker đã cho thấy giảm 40% chi phí lao động và tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng lên 25%.

7. Kết hợp các phương pháp lấy hàng:

Phân tích dữ liệu hỗ trợ cho thấy lợi ích của việc kết hợp các phương pháp lấy hàng. Sự kết hợp giữa zone picking và batch picking đã dẫn đến cải thiện 15% trong tổng số độ chính xác đơn hàng, trong khi việc kết hợp zone picking, batch picking và wave picking đã giảm 20% thời gian xử lý đơn hàng.

Tổng hợp các thông tin này, bạn có sự linh hoạt để kết hợp các phương pháp lấy hàng khác nhau để phù hợp với nhu cầu cụ thể của kho của bạn. Tuy nhiên, việc truyền đạt rõ ràng những chiến lược này cho người lấy hàng là rất quan trọng để đảm bảo thực hiện tối ưu.

QUY TRÌNH ĐÓNG GÓI VỚI PHẦN MỀM FULFILLMENT

Quy trình đóng gói thông qua phần mềm Fulfillment không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình đóng gói và giảm nguy cơ hỏng hóc, mà còn cung cấp sự tự động hóa và đồng nhất hóa trong việc thực hiện quá trình hoàn thành đơn hàng. Nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ, các doanh nghiệp thương mại điện tử có thể đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được đóng gói một cách tốt nhất, từ quá trình chuẩn bị cho đến vận chuyển tới tay khách hàng.

Bước 1: Lấy thông tin sản phẩm từ quy trình lấy hàng

Phần mềm Fulfillment không chỉ đơn thuần là công cụ để quản lý kho và đơn hàng mà còn cho phép tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Khi quá trình lấy hàng hoàn tất, thông tin về sản phẩm được cập nhật ngay trong hệ thống. Việc này đảm bảo rằng các bộ phận liên quan như đóng gói, vận chuyển và quản lý đều có thể truy cập thông tin cần thiết một cách chính xác và nhanh chóng.

Bước 2: Lựa chọn và tối ưu hóa đóng gói

Dựa vào dữ liệu về kích thước, trọng lượng và tính chất của sản phẩm, phần mềm Fulfillment có thể áp dụng các thuật toán tối ưu hóa đóng gói để xác định phương án đóng gói tốt nhất. Ví dụ, nếu một đơn hàng gồm các sản phẩm nhỏ và nhẹ, hệ thống có thể đề xuất việc sử dụng hộp nhỏ hơn để tiết kiệm không gian và chi phí vận chuyển. Các thuật toán này giúp đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm trong việc sử dụng vật liệu đóng gói.

Bước 3: Cung cấp vật liệu đóng gói và hướng dẫn

Dựa vào thông tin về sản phẩm và phương án đóng gói, phần mềm Fulfillment có thể tạo danh sách vật liệu đóng gói cần thiết cho mỗi đơn hàng. Điều này bao gồm các loại hộp, bao bì bảo vệ và các loại vật liệu đệm khác. Nhân viên đóng gói có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng các vật liệu này, giúp quá trình đóng gói diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Bước 4: Tạo và in phiếu đóng gói

Phần mềm Fulfillment cho phép tạo các phiếu đóng gói tự động dựa trên thông tin của đơn hàng. Những phiếu này có thể chứa thông tin chi tiết về các sản phẩm, số lượng, và mã vạch để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Tích hợp mã vạch trong quá trình đóng gói giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác trong từng bước.

Bước 5: Theo dõi và thông báo quá trình đóng gói

Phần mềm Fulfillment cho phép theo dõi tiến trình đóng gói và trạng thái của đơn hàng. Nhân viên có thể cập nhật thông tin về việc đóng gói, bao gồm cả việc đánh dấu các bước đã hoàn tất. Điều này giúp quản lý và các bộ phận liên quan có cái nhìn tổng quan về tiến trình và thậm chí tương tác để giải quyết vấn đề nếu cần thiết.

KHÁM PHÁ CÁCH PHẦN MỀM FULFILLMENT HỖ TRỢ QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN

Phần mềm Fulfillment không chỉ là công cụ quản lý kho hàng mà còn là người bạn đáng tin cậy trong việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Bằng cách tự động hóa và theo dõi quy trình, bạn có thể đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao tới khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác, từ đó tạo sự hài lòng và tín nhiệm từ phía khách hàng.

1. Tối Ưu Hóa Lập Kế Hoạch Vận Chuyển

Phần mềm Fulfillment giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển bằng cách tự động xác định phương án vận chuyển tối ưu dựa trên thông tin về đơn hàng, vị trí kho hàng và lựa chọn vận chuyển. Bằng cách tích hợp dữ liệu về các đơn hàng và vị trí kho hàng, phần mềm có thể đề xuất kế hoạch vận chuyển sao cho tiết kiệm thời gian và chi phí.

2. Tự Động Gửi Thông Tin Vận Chuyển

Phần mềm Fulfillment cho phép tự động gửi thông tin vận chuyển tới các đối tác vận chuyển và hệ thống theo dõi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót do việc nhập liệu thủ công. Thông tin vận chuyển, như địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ, có thể được chuyển đổi thành mã vạch để đảm bảo tính chính xác.

3. Giám Sát Tiến Trình Vận Chuyển Trực Tiếp

Phần mềm Fulfillment cung cấp khả năng theo dõi tiến trình vận chuyển trực tiếp. Bạn có thể biết được vị trí chính xác của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và cập nhật trạng thái đơn hàng trong thời gian thực. Điều này giúp quản lý và khách hàng cùng nhau theo dõi quy trình một cách hiệu quả.

4. Xử Lý Trường Hợp Ngoại Lệ Một Cách Hiệu Quả

Trong trường hợp có sự cố trong quá trình vận chuyển, phần mềm Fulfillment cung cấp cơ chế xử lý ngoại lệ hiệu quả. Thông qua việc tự động thông báo và cập nhật, bạn có thể nhanh chóng đối phó với các tình huống không mong muốn, như việc trì hoãn hoặc thất lạc hàng hóa.

5. Đối Soát Vận Chuyển Và Theo Dõi Chi Phí

Phần mềm Fulfillment giúp theo dõi và đối soát các chi phí vận chuyển, từ phí vận chuyển đến phí bảo hiểm và xử phạt trễ. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các khoản chi phí liên quan đến vận chuyển và đảm bảo rằng bạn có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả.

TẬN DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG ĐỂ TĂNG TỐC QUÁ TRÌNH LẤY HÀNG VÀ ĐÓNG GÓI

Tận dụng tiềm năng tối đa của phương pháp chọn và đóng gói hàng đòi hỏi việc áp dụng các kỹ thuật quản lý hàng tồn hiệu quả. Tại Vietful, chúng tôi quản lý những yếu tố phức tạp này cho bạn – từ việc lắp ráp bộ sản phẩm và việc chọn đồ đến đóng gói và vận chuyển – đảm bảo giao hàng trong vòng 3 ngày đáng tin cậy.

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng bao gồm nguyên liệu thô, hàng hoàn thiện và kho lưu trữ. Trong khi việc chọn và đóng gói hàng đáng kể tăng cường hiệu suất hoàn thành đơn hàng, tác động tối ưu của nó đòi hỏi việc quản lý hàng tồn cẩn thận.

Đơn giản hóa quy trình giao hàng của bạn hơn nữa bằng cách kết nối mượt mà các dịch vụ hoàn tất đơn hàng với nền tảng thương mại điện tử của bạn thông qua phần mềm mạnh mẽ của Vietful. Nâng cao quản lý chuỗi cung ứng của bạn bằng cách mượt mà xử lý các đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho, cá nhân hóa gói hàng và thích nghi với những thay đổi phút cuối.