Trang chủ
Tin tức
Phần mềm Fulfillment và những điều cần biết!

Phần mềm Fulfillment và những điều cần biết!

14/08/2023

Sản phẩm tốt, Website hấp dẫn và quy trình bán hàng tối ưu là những điều quan trọng đối với các doanh nghiệp trực tuyến. Tuy nhiên, nếu quy trình hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử không hiệu quả, kênh bán hàng của bạn sẽ bị đánh giá thấp bởi khách mua hàng từ đó sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy hoạt động xử lý đơn hàng là hoạt động sau khi khách hàng đưa ra quyết định mua hàng, nhưng lại giữ vai trò then chốt xác định thành công được đánh giá qua sự hài lòng của khách hàng bởi giao hàng muộn, sai sót khi đóng gói và không đáp ứng được thời gian giao hàng như mong muốn có thể khiến khách hàng từ bỏ thương hiệu. Chi phí của hoạt động hoàn tất đơn hàng và vận chuyển có thể sẽ là một khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh.

Thiết lập một quy trình Fulfillment – hoàn tất đơn hàng hứa hẹn sẽ là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí. Áp dụng mô hình Fulfillment vào quy trình hoạt động, xử lý đơn hàng như một động cơ thúc đẩy sự cho sự mở rộng, phát triển của nhiều thương hiệu. Theo hiện nay, thay vì tự tổ chức một quy trình Fulfillment bên trong doanh nghiệp thì nhiều thương hiệu chuộng xu hướng outsource sang cho các công ty logistics cung cấp dịch vụ Fulfillment.

Hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử (eCommerce Fulfillment) là gì?

Dịch vụ Fulfillment là dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử trong toàn bộ các giai đoạn của một đơn hàng trước khi đến tay người mua. Thay vì tự xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho và vận chuyển, doanh nghiệp có thể hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.

Dịch vụ Fulfillment cung cấp một loạt giải pháp để tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng. Thông thường, doanh nghiệp 3PL sẽ cung cấp các cơ sở lưu trữ hàng tồn kho, hệ thống quản lý tồn kho, phần mềm xử lý đơn hàng, phần mềm quản lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa. Bằng việc tận dụng cơ sở hạ tầng, hệ thống cơ sở dữ liệu đã có sẵn, nhà bán hàng có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động như tiếp thị, phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

Khi sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng, quy trình thường bắt đầu bằng việc nhà bán hàng sẽ gửi hàng tồn kho tới kho. Tại đây, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành lưu trữ và quản lý tồn kho. Khi có người mua hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành xử lý đơn hàng: lấy hàng từ kho, đóng gói và bàn giao cho việc vận chuyển. Nhà cung cấp đồng thời sẽ quản lý các đơn hàng hoàn cũng như các yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc xử lý đơn hàng.

Mô hình Fulfillment với đa dạng quy mô doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thương mại điện tử với mọi quy mô đều có thể áp dụng quy trình hoàn tất đơn hàng, tuỳ vào quy mô kinh doanh sẽ có những thay đổi khác nhau trong quy trình để phù hợp. Từ các nhà bán quy mô nhỏ quản lý hàng tồn kho trong chính cửa hàng cho đến các doanh nghiệp lớn sử dụng các kho lớn để lưu trữ hàng hoá, thì việc hiểu rõ quy trình Fulfillment là điều vô cùng quan trọng.

Nhà bán hàng quy mô nhỏ

Đối với những nhà bán hàng mới cũng như quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, hoạt động xử lý đơn hàng thường bắt đầu từ việc quản lý một lượng hàng tồn kho hạn chế trên các kệ tại điểm bán hoặc văn phòng tại nhà. Theo như khảo sát, đa số các doanh nghiệp cùng quy mô có nhiều quan tâm trong hoạt động lấy và đóng gói đơn hàng, cùng với quá trình giao các gói hàng một cách cá nhân đến các đơn vị vận chuyển như Viettel Post, Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, …

Quy mô cấp doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn sẽ có nhiều yêu cầu hơn trong các khâu của quy trình hoàn tất đơn hàng. Doanh nghiệp này sẽ được sẽ đào sâu vào các bước ban đầu như nhận hàng từ các container hoặc xe tải chở hàng hoặc các pallet hàng tồn kho được giao đến các kho riêng. Để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần 1 phần mềm, hệ thống quản lý kho thương mại điện tử hiện đại (WMS) chuyên nghiệp, hiện đại. Hệ thống đảm bảo quản lý tồn kho, chi tiết từng bước trong quy trình hoàn tất đơn hàng hay đa dạng các báo cáo theo yêu cầu.

Quy trình eCommerce Fulfillment (Hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử)

Quy trình hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử bao gồm một số giai đoạn liên kết với nhau, từ hoạt động tiếp nhận đến quản lý hàng tồn kho, lựa chọn & đóng gói, hoạt động giao hàng và quản lý đổi trả. Bằng cách hiểu và tối ưu hóa từng bước, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất hoạt động, giảm thiểu lỗi và cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc. Thực hiện các thực tiễn tốt nhất, tận dụng các giải pháp công nghệ và liên tục đánh giá và cải tiến quy trình sẽ đóng góp vào việc hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử thành công và tăng trưởng kinh doanh lâu dài.

Bước 1: Nhập hàng

Bước nhập hàng là giai đoạn đầu tiên trong quy trình hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử. Tại đây, các hàng hoá được giao đến kho từ nhà cung ứng hoặc nhà sản xuất. Bước này bao gồm việc tiếp nhận và kiểm tra chất lượng hàng hoá. Công việc này đặc biệt quan trọng để thiết lập cơ sở cho quản lý hàng tồn kho chính xác và việc hoàn tất đơn hàng suôn sẻ.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi hàng hoá được kiểm tra và tiếp nhận, chúng sẽ được lưu trữ tại các vị trí kho cụ thể. Quản lý lưu kho đúng cách đảm bảo rằng các sản phẩm có thể dễ dàng tìm thấy khi cần thiết. Các hệ thống quản lý kho được sử dụng để theo dõi số lượng hàng tồn kho, đảm bảo rằng không có tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng.

Bước 3: Lấy hàng, đóng gói

Bước lấy hàng và đóng gói bao gồm việc tìm kiếm sản phẩm trong kho, đóng gói chúng một cách an toàn và hiệu quả, sau đó chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc đóng gói hàng hoá theo yêu cầu hay đóng gói sản phẩm theo những tiêu chuẩn riêng. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và sắp xếp để đảm bảo đóng gói chính xác hàng hoá trong thời gian nhanh nhất.

Bước 4: Bàn giao đơn vị vận chuyển

Sau khi hàng hoá đã được đóng gói và chuẩn bị sẵn sàng, chúng sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển. Ở bước này, các đơn hàng sẽ được tạo ra và gán các mã vận đơn cho việc theo dõi. Các đơn vị vận chuyển sau đó sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển sản phẩm từ kho tới địa chỉ giao hàng của khách hàng.

Bước 5: Quản lý sau bán hàng

Sau khi đơn hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, quản lý sau bán hàng đảm bảo rằng các khách hàng nhận được sản phẩm của họ đúng hẹn và trong tình trạng tốt. Điều này bao gồm việc theo dõi mã vận đơn để cung cấp thông tin về tình trạng vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến. Nếu có vấn đề hoặc thắc mắc từ phía khách hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ can thiệp để giải quyết tình huống.

Những điểm nổi bật của phần mềm eCommerce Fulfillment:

Sử dụng phần mềm eCommerce Fulfillment mang lại vô số lợi ích bao gồm tác động đáng kể đến sự thành công và phát triển của các doanh nghiệp trực tuyến. Dưới đây là một vài điểm nổi bật của phần mềm eCommerce Fulfillment:

Tối ưu hóa Quy trình: Phần mềm Fulfillment giúp tự động hóa nhiều bước trong quy trình hoàn tất đơn hàng, từ tiếp nhận sản phẩm đến vận chuyển và quản lý sau bán hàng. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và công sức, giảm thiểu nguy cơ sai sót do tác động con người. Theo một nghiên cứu của Deloitte, việc sử dụng phần mềm Fulfillment có thể giảm đến 60% thời gian cần thiết cho quy trình hoàn tất đơn hàng so với việc thực hiện bằng tay.

Chính xác và Hiệu quả: Một báo cáo từ DHL cho biết sử dụng phần mềm Fulfillment có thể giúp đạt tới 99,9% độ chính xác trong việc lựa chọn và đóng gói sản phẩm. Điều này cho thấy, việc phần mềm giúp đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm tra, lưu trữ, lấy hàng và đóng gói sản phẩm.

Quản lý Kho Lưu trữ: Sử dụng phần mềm Fulfillment giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ kho lên đến 30%, theo thống kê từ Material Handling & Logistics. Tích hợp tính năng quản lý kho thông minh giúp tối ưu hóa việc lưu trữ sản phẩm, theo dõi tồn kho và dự báo nhu cầu hàng tồn kho, giúp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

Tối ưu hóa Vận chuyển: Các hệ thống Fulfillment thường tích hợp với các đơn vị vận chuyển, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa việc chọn phương thức vận chuyển phù hợp với mỗi đơn hàng. Dữ liệu từ Aberdeen Group cho thấy việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển thông qua phần mềm Fulfillment có thể cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hẹn tới 15%. Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và đảm bảo được sự hài lòng cao từ phía người mua hàng

Tăng Cường Trải Nghiệm Khách Hàng: Khả năng cung cấp thông tin vận chuyển và thời gian dự kiến giao hàng giúp tạo trải nghiệm mua sắm trực tuyến tốt hơn cho khách hàng. Điều này không chỉ tạo lòng tin, mà còn giúp khách hàng dễ dàng theo dõi đơn hàng và biết chính xác khi nào sẽ nhận hàng. Dữ liệu từ Forrester cho thấy việc cung cấp thông báo giao hàng tạo ra mức tăng 20% trong tỷ lệ hài lòng của khách hàng.

Khả năng Tích hợp các phần mềm riêng lẻ: Phần mềm Fulfillment có khả năng tích hợp với nhiều nền tảng thương mại điện tử và hệ thống quản lý khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng và linh hoạt trong việc phát triển mô hình kinh doanh và mở rộng quy mô hoạt động.

Phân tích Dữ liệu: Phần mềm Fulfillment cung cấp dữ liệu và số liệu về hoạt động hoàn tất đơn hàng và hiệu suất vận chuyển. Doanh nghiệp có khả năng phân tích xu hướng, thị trường và hiệu suất để điều chỉnh chiến lược kinh doanh, từ việc quản lý tồn kho cho đến cung cấp dịch vụ khách hàng.

Nguồn tham khảo: (2023, July 24). Ecommerce Fulfillment Services: Everything You Need To Know.

======================

Giải pháp hoàn tất đơn hàng Vietful phát triển dựa trên nền tảng công nghệ Fulfillment By Amazon kết hợp OMS & WMS hỗ trợ quản lý thống nhất và tối ưu vận hành xử lý đơn hàng trên 1 nền tảng. Giúp chủ cửa hàng đồng bộ hóa sản phẩm, đơn hàng, tồn kho từ Shopee, Lazada, Tiki, Facebook, Tiktok, Webstore, ERP, CRM và kết nối với 6+ hãng vận chuyển….

Quý khách có nhu cầu tư vấn và trải nghiệm miễn phí vui lòng liên hệ: