Phần mềm quản lý kho lưu trữ thông minh và hiệu quả nhất

07/04/2022

Công việc quản lý hồ sơ và tài liệu truyền thống sẽ gây ra tiêu tốn thời gian, công sức và tiềm ẩn nguy cơ liên quan đến bảo mật cũng như thất thoát tài liệu. Để có thể khắc phục tối ưu được vấn đề này thì hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp, đơn vị đã bắt đầu có xu hướng chuyển sang các phương thức quản lý tài liệu điện tử hay áp dụng phần mềm quản lý kho lưu trữ vào trong quá trình vận hành. Vậy đâu là phần mềm quản lý hiệu quả nhất? Cùng VietFul đi tìm hiểu ngay câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý kho lưu trữ gồm các công việc gì?

– Hồ sơ lưu trữ sẽ được quản lý theo kho. Trong mỗi kho lưu trực thuộc một kho cha khác, được phân loại thành những loại kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm thời,… Mỗi loại kho cũng được quy định các diện tích khác nhau.

– Bộ phận quản trị điều chỉnh danh sách loại kho phần mềm quản lý kho lưu trữnày dựa theo thực tế vận hành

– Mỗi kho lưu trữ được phân quyền dành cho 1 hoặc một nhóm người dùng để làm vai trò quản trị, công tác viên,… Nhân viên quản trị có thể điều chỉnh thông tin kho lưu trữ, danh mục kệ, hộp của kho.

Quản lý kho lưu trữ gồm các công việc gì?

Quản lý kho lưu trữ gồm các công việc gì?

Doanh nghiệp quản lý kho lưu trữ cách truyền thống ra sao?

Quản lý kho lưu trữ tức là quản lý tài liệu trong kho. Trước đây công việc này thực hiện bằng cách ghi nhận, sao lưu lại ở trên tài liệu giấy hoặc sổ sách theo dõi,… Sau đó tiến hành lưu lại ở trong thư viện hay kho lưu trữ như đã quy định bằng việc đánh dấu mã số tài liệu, ghi chép thông tin vào kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại thông tin khi cần trong quá trình hoạt động.

Tuy nhiên cách làm này chỉ phù hợp với khối lượng lưu trữ ít còn đối với những công văn giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp tăng lên theo thời gian thì không thực sự khả quan cho lắm. Chính điều này khiến doanh nghiệp bắt đầu rơi vào tình cảnh khó khăn xuất phát từ việc quản lý thông tin tài liệu và tra cứu hồ sơ quá tải, khó kiểm soát. Không những thế việc lưu trữ trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn khoản chi phí không hề nhỏ về kho bãi, bảo quản, quản lý,…

phần mềm quản lý kho quần áo VietFul là giải pháp hữu hiệu để quản lý kho quần áo trong thời đại 4.0

Thực tế việc ứng dụng phần mềm quản lý kho lưu trữ

Thay vì cứ phải tốn thật nhiều công sức, tiền bạc dành cho công việc quản lý kho tài liệu bằng phương pháp truyền thống thì xu hướng sử dụng phần mềm quản lý kho lưu trữ tài liệu được khuyến khích nên chọn để áp dụng.

Điển hình trong một vài năm gần đây, có nhiều đơn vị doanh nghiệp bắt kịp thời đại bằng việc ứng dụng tin học hóa vào trong quản lý. Nhưng do áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ không phù hợp với cơ chế doanh nghiệp vận hành hoặc phần mềm quản lý tài liệu đang dùng không áp dụng được nhu cầu lượng hồ sơ, tài liệu gia tăng chóng mặt theo thời gian khiến không ít đơn vị triển khai số hóa đạt hiệu quả thấp hoặc không thành công.

Thực tế việc ứng dụng phần mềm quản lý kho lưu trữ

Thực tế việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ

Cũng chính lẽ đó lựa chọn phần mềm quản lý kho lưu trữ tốt, đáp ứng nhu cầu về lâu về dài được đánh giá quan trọng hơn nhiều so với trang bị cơ sở hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn như nhiều người vẫn nghĩ trước đây. Doanh nghiệp hãy hết sức lưu tâm về vấn đề này nếu muốn hệ thống vận hành của mình đạt được độ ổn định cao, hoạt động trôi chảy, hiệu quả.

>> Chủ đề được nhiều người quan tâm: phần mềm quản lý kho mã nguồn mở. Hãy tìm hiểu cùng VietFul nhé.

Phần mềm quản lý kho miễn phí tại VietFul

Nhận thấy lợi ích không tưởng mà phần mềm quản lý kho lưu trữ mang lại nên nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng nó vào quá trình quản lý văn bản, tài liệu ở doanh nghiệp mình. Song song với đó các doanh nghiệp công nghệ cũng cho ra đời các phần mềm quản lý để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng cao. Nhưng điều này lại cũng khiến nhiều người phân vân không biết chọn phần mềm nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Phần mềm quản lý kho lưu trữ tại VietFul nhận được nhiều sự lựa chọn của các doanh nghiệp lớn nên chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp của bạn. Với các ưu điểm và lợi ích nổi bật vươn xa một phần mềm quản lý kho lưu trữ thông thường như:

Ưu điểm phần mềm quản lý kho lưu trữ tại VietFul

Ưu điểm phần mềm quản lý kho lưu trữ tại VietFul

  • Quản lý, sắp xếp, tìm kiếm tài liệu công việc nhanh chóng mà không cần lo lắng vì bị giới hạn về không gian cũng như thời gian.
  • Lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi tài liệu của doanh nghiệp mình thông qua bảng thống kê.
  • Tích hợp sẵn các bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp, điển hình nhất là mẫu từ hành chính, mẫu form,…
  • Dễ dàng tạo lập các quy trình làm việc để giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý công việc một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.
  • Tiết kiệm tối đa chi phí vận hành cho doanh nghiệp chi cho quản lý, in ấn, nhân sự,…
  • Thông tin lưu trữ được bảo mật tuyệt đối bằng cơ chế phân quyền đến chi tiết từng đối tượng người dùng.

Hy vọng qua bài viết này đã giúp cho bạn lựa chọn được cho mình các phần mềm quản lý kho hàng lưu trữ an toàn và hiệu quả nhất. Nếu quý doanh nghiệp cần biết thêm thông tin gì về dịch vụ quản lý kho lưu trữ của VietFul thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 090 8880331.