Pre-alert là gì? Quy trình thực hiện Pre-alert như thế nào?

Thuật ngữ pre-alert xuất hiện rất nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ pre-alert là gì. Nếu bạn cũng đang thắc mắc vấn đề này thì hãy theo dõi ngay nội dung sau. Vietful sẽ tìm hiểu giúp bạn chi tiết khái niệm cùng thông tin liên quan trong bài viết bên dưới nhé!

Pre-alert là gì?

Pre-alert là từ viết tắt của Agent sent to Forwarder, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là bộ hồ sơ cần chuẩn bị trước khi hàng hóa được gửi tới. Đối với bất kỳ hàng hóa nào, nhân viên quản lý hàng hóa phải có chứng từ và hồ sơ gồm thông tin và giấy tờ liên quan đến loại hàng hóa này.

Chi tiết bộ hồ sơ Pre-alert

Bộ hồ sơ này trong hàng hóa xuất nhập khẩu được gọi là pre-alert. Sau khi chuẩn bị xong pre-alert và chứng từ hàng hóa, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ có trách nhiệm chuyển toàn bộ những tài liệu này sang công ty mà họ bán hàng hóa ở nước ngoài.

Một bộ hồ sơ pre-alert gồm rất nhiều thông tin hàng hóa, mỗi hàng hóa lại có một mẫu riêng nên yêu cầu nhân viên xuất nhập khẩu cần tìm hiểu kỹ càng. Việc tìm hiểu kỹ càng giúp họ tiết kiệm thời gian, đặc biệt giấy tờ gửi sang nước ngoài cần mất rất nhiều thời gian nên sai sót không được phép xảy ra.

Bộ chứng từ và hồ sơ pre-alert vô cùng quan trọng vì nếu không có những tài liệu này người mua hàng sẽ không thể xác nhận được sự thật giả của hàng hóa cũng như thông tin hàng hóa, các vấn đề liên quan khác.

Lưu ý khi làm chứng từ pre-alert

Lưu ý vô cùng quan trọng đối với nhân viên xuất nhập khẩu khi làm chứng từ hàng hóa và pre-alert là toàn bộ những tài liệu này phải được hoàn thành và chuyển đi trước khi hàng hóa tới. Thứ hai, những tài liệu này phải được chuyển chính xác đến đúng địa chỉ của công ty mua sản phẩm tại nước ngoài hoặc chi nhánh, đại lý mà không chuyển nhầm đến địa chỉ nào khác.

Hiện nay, chứng từ và pre-alert đều được gửi bằng file mềm nên đảm bảo tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như hạn chế được nhiều rủi ro. Vậy bộ hồ sơ pre-alert là gì, có những gì, cùng Vietful tìm hiểu ở phần tiếp theo của bài viết.

Quy trình thực hiện pre-alert

Giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ pre-alert

Quy trình chuẩn bị những giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ pre-alert sẽ được thực hiện khi hai bên thống nhất về giá cả và ký hợp đồng. Sau đó nhân viên xuất khẩu sẽ liên hệ với các đơn vị vận chuyển là hãng tàu và bên vận chuyển giao hàng để ký hợp đồng vận chuyển.

Lúc này hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên xuất khẩu một lệnh cho phép hãng tàu sử dụng container rỗng để vận chuyển loại hàng hóa mà người mua mua. Khi nhân viên xuất khẩu có tờ lệnh, họ sẽ liên hệ với người đóng hàng tại kho của bên bán để đóng hàng và kiểm tra, kê khai hàng hóa. Nhân viên xuất khẩu cần bám sát để đôn đốc bên bán giao hàng nhanh đúng ngày đã ký trong hợp đồng.

Sau hàng hóa được đưa lên container, nhân viên xuất khẩu sẽ làm vận đơn HBL. HBL là vận đơn thứ cấp do bên mua hàng cấp bao gồm thông tin lô hàng và vận đơn. Vận đơn HBL sau đó sẽ được chuyển đến người mua để họ xác nhận. Các thông tin trong vận đơn HBL chính xác, nhân viên xuất khẩu sẽ phát hành vận đơn HBL chính thức.

Vận đơn HBL chính thức sau đó được chuyển cho hãng tàu để họ phát hành vận đơn MBL (master bill). Khi vận đơn MBL được chuyển đến, nhân viên xuất khẩu có nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác của nó bao gồm tên tàu, số container, số chuyến, tên đơn vị vận chuyển,…

Nếu vận đơn MBL chính xác, nhân viên xuất khẩu sẽ lưu lại những tài liệu liên quan đến hàng hóa bao gồm vận đơn HBL, vận đơn MBL, hóa đơn mua hàng, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng, chứng chỉ xuất xứ hàng hóa, tờ khai hải quan,.. và gửi giấy tờ này cho bên mua tại nước ngoài.

Kiểm tra pre-alert của bên nhập khẩu

Sau khi nhận được pre-alert từ bên bán hàng, nhân viên nhập khẩu sẽ thực hiện các thủ tục sau. Thủ tục đầu tiên là khai báo Cargo Manifest, đây được gọi là bản khai lược hàng hóa và gửi cho hãng tàu. Thủ tục tiếp theo, nhân viên nhập khẩu sẽ nhận được thông báo từ bên vận chuyển giao hàng là thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N).

Sau khi nhận được Arrival Notice, nhân viên nhập khẩu sẽ đến địa chỉ của bên vận chuyển giao hàng để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và các bản sao. Khi ai mua hàng gián tiếp từ đơn vị nhập khẩu, sẽ được nhân viên nhập khẩu phát hành lệnh giao hàng D/O và thu phí các khoản phí bao gồm phí kho bãi, phí làm hàng, phí vận chuyển và một số công việc khác,…

Cuối cùng, bên nhập khẩu có trách nhiệm tạo bảo sao của pre-alert bao gồm HBL, MBL, lệnh giao hàng hóa, danh sách đơn hàng, chứng chỉ hàng hóa và giấy tờ khác theo yêu cầu của luật tại nước mình.

Việc tạo một bản hồ sơ pre-alert là không hề dễ dàng. Vietful là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp Giải pháp hoàn tất đơn hàng. Vietful cam kết có thể giải quyết mọi vấn đề phức tạp liên quan đến chứng từ, hồ sơ của đơn hàng. Liên hệ ngay với Vietful 097 384 3404 để được hỗ trợ.