Proforma invoice là gì? Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu lệ

Proforma invoice là gì là một câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc hiện nay. Đặc biệt khi thuật ngữ này khá quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu mà nhiều người còn nhầm lẫn với Commercial Invoice. Nếu bạn đang thắc mắc về proforma invoice, khi nào cần sử dụng? Nội dung mà proforma invoice đề cập? Bài viết sẽ trả lời tất cả cho bạn và chỉ ra điểm khác biệt tránh nhầm lẫn giữa proforma invoice và Commercial Invoice.

Hiểu về Proforma invoice là gì?

Proforma invoice là sự kết hợp nghĩa của proforma và invoice. Proforma là thuật ngữ sử dụng mô tả tài liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu hoặc tuân theo quy tắc, học thuyết. Invoice là dạng chứng từ quan trọng của ngành xuất khẩu hàng hóa, đơn giản hơn là hóa đơn bán hàng. Vậy nên, Proforma invoice dịch ra chính là hóa đơn chiếu lệ và được viết tắt là PI.

Xét bản chất thì PI này là bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức. Thông qua hóa đơn chiếu lệ PI chúng ta có thể nắm bắt các thông tin cơ bản của lô hàng từ mẫu mã, số lượng hàng, đơn giá sản phẩm, tổng tiền,…Bởi vậy mà Proforma invoice thường xuyên được sử dụng để cam kết với người mua về thông tin, giá cả lô hàng. Cạnh đó, khi người mua nhận được hóa đơn chiếu lệ PI thì có thể xem xét và tiếp tục trao đổi với người bán. Cả 2 bên mua bán sẽ đưa ra thống nhất điều khoản, sửa đổi cho đến khi thỏa mãn quyền lợi.

Ngoài ra bạn cũng cần chú ý, proforma là bản nháp nên dù có tương tự hóa đơn chăng nữa cũng không thể dùng để thanh toán hoặc đòi tiền. Còn invoice là chứng từ người bán cần tuân thủ các mục do phía nhà nước ban hành dựa theo sản phẩm bán.

Đặc biệt invoice là chứng từ sở hữu nếu nó đi kèm các chứng từ khác minh chứng về việc thanh toán của người mua. Các thông tin cơ bản của invoice sẽ là: Nội dung số hóa đơn ( tiêu đề, số in), ngày làm hóa đơn, người mua là ai, thông tin người bán, mô tả mặt hàng (tên, giá, số lượng), số tàu, số chuyến, số container, cảng xuất – nhập, tổng tiền,…

Nói chung thì Proforma invoice có tầm quan trọng rất lớn trong thanh toán, khai hải quan hàng hóa và đóng thuế. Nếu chúng ta bỏ qua Proforma invoice thì không thể bắt đầu cho một hoạt động xuất nhập khẩu vì 2 bên mua bán cần thỏa thuận chi tiết trên giấy tờ. Mọi thông tin cần phải liệt kê chi tiết vào hóa đơn chiếu lệ để xem xét trước khi mua hàng và xuất hàng.

Thời điểm hóa đơn Proforma invoice phát hành

Hóa đơn chiếu lệ Proforma invoice tất nhiên sẽ không bắt buộc phải phát hành khi thực hiện mua bán một lô hàng. Vậy nên, nếu để nhắc về thời điểm phát hành Proforma invoice thì sẽ không có một quy tắc nhất định nào. Chỉ là 2 bên mua và bán khi muốn giao dịch trở lên rõ ràng hơn thì hãy soạn trước một bản PI cung cấp đủ điều khoản kèm sự thống nhất. Một phương án mua bán hợp lý, thuận lợi chắc chắn sẽ nhanh chóng hoàn tất.

Thông thường hóa đơn chiếu lệ Proforma invoice sẽ được phát hành tại các thời điểm như:

• Phía nhập khẩu cần có chứng từ chứa thông tin rõ ràng cho lô hàng. Bên nhập khẩu sẽ cung cấp PI theo yêu cầu, thời điểm mà hàng hóa chưa được giao đi.
• Hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi bên nhập hàng hóa cần chứng từ xác nhận về giá trị lô hàng hỗ trợ việc thông quan. Vì một số quốc giá hóa đơn chiếu lệ sẽ là điều kiện bắt buộc cần cung cấp.
• Cả hai bên đã nắm rõ về thông tin của lô hàng, hàng được đóng lên container và gửi đi bên xuất khẩu là hóa đơn có thể phát hành. Hoặc là khi commercial invoice chưa kịp phát hành thì Proforma invoice thay thế phát hành.

Một Proforma invoice hoàn chỉnh sẽ cần những nội dung nào?

Nếu bạn đang tìm hiểu về Proforma invoice và cần soạn thảo hóa đơn chiếu lệ này thì cần chú ý về những nội dung cơ bản sau:

• Hóa đơn chiếu lệ cần cung cấp đủ thông tin 2 bên: cả về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
• Ghi rõ số cùng ngày PI.
• Điều kiện thanh toán của bên bán như việc đặt cọc, thanh toán phần phần còn lại ra sao, tài khoản ngân hàng thanh toán,…Phần thông tin hỗ trợ hoàn tất xuất khẩu đơn hàng nhanh hơn.
• Thông tin của lô hàng gồm đơn giá lô, tổng giá lô, số lượng hàng, các chủng loại hàng, cách đóng gói, mẫu mã,…
• Tên của cảng bốc hàng là gì.
• Tên của cảng hàng đến dự kiến.
• Cung cấp ETA – ngày dự kiến mà đơn hàng tới nơi cần đến.

Sự khác nhau giữa Proforma invoice và Commercial Invoice

Cho tới hiện nay có rất nhiều nhầm lẫn giữa Commercial Invoice và Proforma invoice. Tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu thì 2 hóa đơn này có thể phân biệt rõ ràng ngay từ khái niệm của chúng.

– Về thời điểm phát hành

Hóa đơn Proforma invoice được phát hành trước khi hàng hóa được gửi hoặc chuẩn bị gửi. Hóa đơn Commercial Invoice thì phát hành sau khi hàng hóa được gửi đi, đóng gói hoàn tất sẵn sàng gửi đi.

– Nội dung thể hiện trên 2 hóa đơn 

Thực tế các nội dung cơ bản sẽ giống nhau nhưng với Commercial Invoice có một số thông tin chi tiết hơn và yêu cầu về mức độ chính xác. Các thông tin trên PI có thể thay đổi sau xem xét nhưng với Commercial Invoice thì không thay đổi.

– Tính cam kết

Đối với PI mang tính cam kết ban đầu giữa hai bên giúp hiểu rõ về những thỏa thuận chung. Còn CI lại là chứng từ xác nhận giao dịch chính thức và tạo ra tính ràng buộc cho 2 bên tham gia.

– Tính chất hạch toán 

Hóa đơn chiếu lệ thì không có hạch toán còn với hóa đơn Commercial Invoice là sự hạch toán cho cả bên xuất và bên nhập khẩu.

Tại sao hóa đơn Proforma invoice thường điều chỉnh 

Nếu xét chi tiết nhất thì Proforma invoice giống như một bản báo giá của bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu vậy. Sau khi bên nhập khẩu nhận được PI thì sẽ xem xét và đàm phán các thông tin đã thể hiện.

• Sau xem xét nhận thấy giá cao và cần giảm xuống.
• Thời gian giao hàng trước đó có phần quá xa mong muốn trao đổi lại ngày giao hàng gần hơn.
• Phía nhập khẩu có thay đổi về số lượng, có thể là tăng hoặc giảm hàng hóa.
• Nhận thấy phương thức giao hàng chưa được và cần thay đổi hình thức giao hàng khác. Trước đó là đường biển nhưng hiện giờ muốn chuyển sang phương thức máy bay.
• Đắn đo về việc dùng hóa đơn chiếu lệ PI có dễ dàng khai báo hải quan hoặc thanh toán. Hoặc nước nhập khẩu thay đổi chính sách PI không thể dùng trong khai báo hải quan.
• Cần thay đổi tiêu đề, hóa đơn cần phải để dưới dạng Invoice hoặc chuyển hẳn sang hóa đơn Commercial Invoice.
• Đôi khi LC sẽ không chấp nhận việc sử dụng thay thế hóa đơn Commercial Invoice bằng hóa đơn Proforma Invoice.

Việc sử dụng Proforma Invoice có thể dễ dàng sửa đổi khi cần thiết tuy nhiên về giá trị xác thực lại không cao bằng CI. Bởi vậy việc nắm chắc các kiến thức khác liên quan về xuất nhập khẩu là vô vùng quan trọng.

Mong bài viết trên đây của VIETFUL đã tổng hợp tất tần tật các thông tin có ích giúp bạn nắm rõ về Proforma invoice là gì và phân biệt hóa đơn chiếu lệ với hóa đơn thương mại CI. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan về vấn đề hàng hóa, thuê kho bãi, quản lý và hoàn tất đơn hàng thì hãy liên hệ trực tiếp số 097 384 3404 để nhận sự tư vấn chi tiết.