Quản lý tồn kho: Yếu tố trong quy trình Fulfillment

Quản lý tồn kho thường giống như một trò chơi Tetris, nơi độ chính xác đóng vai trò quan trọng để hệ thống hoạt động một cách mượt mà. Tìm sự cân bằng đúng đắn giữa việc cung cấp đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là một nhiệm vụ khó khăn, thậm chí đối với những doanh nghiệp lớn nhất. Những năm gần đây đã làm gia tăng thêm sự phức tạp cho công việc này, như thể hiện qua việc các nhà bán lẻ tại Hoa Kỳ phải đối mặt với khoảng 740 tỷ đô la giá trị tồn kho chưa bán vào năm 2022.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những nguyên tắc cơ bản của quản lý tồn kho, cung cấp một cách tiếp cận hệ thống, từng bước, để giúp bạn tự tin kiểm soát tồn kho của mình.

QUẢN LÝ TỒN KHO LÀ GÌ?

Quản lý tồn kho bao gồm quá trình toàn diện của việc theo dõi, đặt hàng, lưu trữ và bán hàng. Nó bao trùm từ việc cung cấp sản phẩm đến việc loại bỏ hiệu quả các sản phẩm đã hoàn thành khỏi kệ hàng của bạn. Mục tiêu chính của quản lý tồn kho là duy trì số lượng tồn kho đúng ở những vị trí đúng, vào thời điểm đúng, đồng thời kiểm soát chi phí để đảm bảo lợi nhuận.

Ý nghĩa của quản lý tồn kho

Trong bối cảnh hiện đại, quản lý tồn kho thành công cực kỳ quan trọng, đặc biệt là khi mà các doanh nghiệp nhỏ và các nhà bán lẻ đối mặt với nhiều thách thức. Theo cuộc khảo sát về triển vọng bán lẻ năm 2023 của BDO, 82% các nhà quản lý bán lẻ dự kiến ​​rằng sự cố trong chuỗi cung ứng sẽ là mối đe dọa lớn trong năm 2023. Hơn nữa, 34% của họ đã dự đoán sự thách thức từ sự dư thừa tồn kho.

Một quá trình quản lý tồn kho được thực hiện tốt có thể giúp bạn chuẩn bị một cách chủ động cho những thách thức tiềm năng này hoặc giúp bạn tránh chúng hoàn toàn. Hơn nữa, với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể hưởng nhiều lợi ích, bao gồm:

1. Tiết kiệm Chi phí:

Sự chính xác trong việc theo dõi tồn kho và dự đoán chính xác giúp bạn đặt số lượng tồn kho cần thiết, từ đó tránh các chi phí liên quan đến dư thừa tồn kho. Cách tiếp cận này cũng hiệu quả chi phí hơn so với việc đặt hàng mù quáng vào các khoảng thời gian cố định, chẳng hạn như mỗi 30, 60 hoặc 90 ngày. Dự đoán nhu cầu chính xác có thể giảm tồn kho thừa, và Hiệp hội Bán lẻ Quốc gia cho biết chi phí tồn kho thừa trong ngành bán lẻ mỗi năm được ước tính là 800 tỷ đô la.

2. Nâng cao sự Hài lòng Khách hàng:

Các tình huống thường xuyên hết hàng khiến khách hàng không hài lòng, thường dẫn họ chọn các nhà bán lẻ khác. Khả năng của khách hàng gặp thông báo “hết hàng” đã tăng 235% so với trước đại dịch. Quản lý tồn kho tối ưu đảm bảo rằng các sản phẩm mà khách hàng yêu thích luôn sẵn có, đáp ứng kỳ vọng của họ và thúc đẩy sự trung thành với thương hiệu.

3. Giảm Lãng Phí và Hạn Chế Thất Lạc:

Sự nhận thức sắc sảo về mức tồn kho trong các kho và khu vực lưu trữ giảm thiểu nguy cơ sản phẩm hết hạn sử dụng, đồng thời cũng giúp phát hiện nhanh chóng sự thu hẹp do mất trộm. Hiệp hội Ngăn chặn Đạo cướp Cửa hàng ước tính rằng hơn 13 tỷ đô la hàng hóa bị đánh cắp từ các nhà bán lẻ mỗi năm, làm cho quản lý tồn kho trở thành một yếu tố quan trọng trong việc ngăn chặn mất hàng.

4. Tăng Cường Hiệu Quả:

Quản lý tồn kho hiệu quả cho phép bạn xác định các chỗ trở ngại trong quá trình nhận sản phẩm, tồn trữ, đóng gói, lựa chọn và giao hàng của bạn. Hiệu quả cải thiện trong việc đáp ứng đơn đặt hàng và vận chuyển có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Hội đồng Quản lý Chuỗi Cung ứng Chuyên nghiệp (CSCMP) đã báo cáo rằng các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng hiệu quả giảm 20% tổng chi phí.

5. Cải Thiện Lưu Chuyển Dòng Tiền:

Bằng cách cung cấp số tiền thích hợp cho tồn kho, bạn giải phóng vốn đầu tư vào chiến dịch tiếp thị và nhân sự, góp phần nâng cao tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Tập đoàn Aberdeen tìm thấy rằng các công ty quản lý tồn kho xuất sắc có thể đạt được 92% sự chính xác trong việc dự đoán nhu cầu, giúp tối ưu hóa lưu chuyển tiền mặt.

VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG (WMS) TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO

Quản lý tồn kho là một khía cạnh cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được duy trì và theo dõi một cách hiệu quả, phần mềm quản lý kho hàng (WMS) đã trở thành một công cụ không thể thiếu. Với vai trò quan trọng này, chúng ta sẽ khám phá cụ thể vai trò của phần mềm quản lý kho hàng trong quản lý tồn kho.

1. Tối Ưu Hóa Tổng Quan của Tồn Kho:

Phần mềm quản lý kho hàng giúp tối ưu hóa tổng quan của tồn kho trong quy trình Fulfillment. Nó cho phép bạn theo dõi từng sản phẩm, từ lô hàng đến vị trí lưu trữ, giúp tối ưu hóa việc sắp xếp và bố trí trong kho. Điều này giúp giảm thiểu thất thoát và tăng cường khả năng tìm kiếm và truy cập hàng hóa một cách dễ dàng. Một nghiên cứu của Aberdeen Group cho thấy, doanh nghiệp sử dụng phần mềm WMS có khả năng tối ưu hóa tỷ lệ quay vòng tồn kho lên đến 25%, giúp họ tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm thông qua việc giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa lưu trữ trong kho.

2. Quản Lý Theo Thời Gian Thực:

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm quản lý kho hàng là khả năng quản lý theo thời gian thực. Bạn có thể theo dõi tình trạng tồn kho, đảm bảo rằng bạn luôn biết được số lượng sản phẩm còn lại, ngay cả khi có các giao dịch diễn ra cùng một lúc. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất, đảm bảo rằng bạn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Phần mềm WMS cho phép bạn theo dõi tồn kho trong thời gian thực. Chẳng hạn, khi một đơn hàng được đặt trực tuyến, hệ thống tự động cập nhật tồn kho để đảm bảo bạn luôn biết được tình trạng cụ thể của hàng hóa. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và dựa trên thông tin mới nhất.

3. Quản Lý Lỗi Nhỏ Trong Quá Trình Nhận Hàng:

Khi hàng hóa đến từ nhà cung cấp, phần mềm quản lý kho hàng có thể giúp bạn kiểm tra và xác nhận tính chính xác của đơn hàng. Điều này giúp phát hiện và sửa lỗi ngay từ đầu, tránh việc phát sinh sai sót sau này. Việc quản lý lỗi nhỏ này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Một tài liệu từ Association for Supply Chain Management (ASCM) nhấn mạnh rằng phần mềm WMS có thể tạo ra kiểm tra tự động và hệ thống thông báo khi phát hiện lỗi trong đơn hàng nhận. Điều này giúp ngăn chặn lỗi từ nguồn gốc và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu từ khi hàng hóa vào kho.

4. Tối Ưu Hóa Quá Trình Đóng Gói Và Giao Hàng:

Phần mềm WMS cũng có thể tối ưu hóa quá trình đóng gói và giao hàng. Nó giúp bạn xác định sản phẩm cần được đóng gói cùng nhau và tạo ra các hướng dẫn cho nhân viên đóng gói. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình giao hàng, giúp đảm bảo rằng hàng hóa đến đúng địa điểm đúng thời gian.

5. Dự Đoán Tồn Kho Và Quản Lý Nhu Cầu:

Một trong những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý kho hàng là khả năng dự đoán tồn kho và quản lý nhu cầu. Nó theo dõi xu hướng và dự đoán mức tồn kho cần thiết trong tương lai. Điều này giúp bạn tránh tình trạng tồn kho thừa hoặc thiếu hụt, tối ưu hóa tỷ lệ quay vòng tồn kho và tiết kiệm tiền bạc. Một nghiên cứu từ Deloitte cho thấy, doanh nghiệp sử dụng phần mềm WMS và các công nghệ dự đoán có thể giảm thiểu tồn kho thừa lên đến 30% và đảm bảo rằng họ luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc này giúp họ tiết kiệm hàng triệu đô la và tối ưu hóa lợi nhuận.

6. Tích Hợp Với Hệ Thống Khác:

Phần mềm WMS có thể tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và nhiều hệ thống khác. Điều này giúp bạn duy trì tính nhất quán trong toàn bộ quá trình kinh doanh của bạn. Một báo cáo từ Gartner cho biết, tích hợp giữa phần mềm WMS và hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp cải thiện tính nhất quán và thông tin kế toán trong toàn bộ quy trình kinh doanh.

Phần mềm quản lý kho hàng (WMS) đóng một vai trò không thể thay thế trong quản lý tồn kho của mọi doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, mà còn giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và sự cạnh tranh của bạn trên thị trường.

7 BƯỚC QUAN TRỌNG GIÚP  TỐI ƯU QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO: 

Hiệu suất của quản lý tồn kho của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến sự dẻo dai tài chính của doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hiểu rõ từng khía cạnh của quá trình quản lý tồn kho là điều quan trọng, ngay cả đối với các doanh nghiệp mới mẻ. Mặc dù chi tiết có thể thay đổi trong các doanh nghiệp thương mại điện tử, hầu hết thường tuân theo bảy bước quan trọng này:

Bước 1: Nhập Hàng Tại Kho

Giai đoạn ban đầu này bắt đầu khi sản phẩm di chuyển từ nhà cung cấp của bạn và đến kho của bạn. Đối với những người tham gia vào sản xuất, bước này bắt đầu khi nhận được nguyên liệu thô cần thiết. Ngược lại, đối với những người hợp tác với các nhà phân phối, nó bắt đầu khi sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng thị trường.

Bước 2: Kiểm Tra Sản Phẩm Nhập Kho

Việc kiểm tra ngay lập tức rất quan trọng khi hàng hóa của bạn đến. Xác minh số lượng phù hợp với đơn đặt hàng của bạn là quan trọng, và việc kiểm tra kỹ lưỡng đảm bảo sự không xuất hiện của lỗi. Đối với những người kinh doanh hàng hóa dễ hỏng như thực phẩm hoặc hoa, sự thận trọng cũng bao gồm việc duy trì nhiệt độ thích hợp trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Sắp Xếp và Lưu Trữ Theo Phương Pháp Hệ Thống

Lưu trữ hiệu quả, có thể tại hiện trường hoặc tại một cơ sở riêng biệt, là quan trọng đối với quản lý tồn kho tối ưu. Sắp xếp sản phẩm theo Đơn vị Kiểm tra Tồn kho (SKU) hoặc loại sản phẩm nâng cao tính tiện dụng. Ngoài ra, việc sắp xếp chiến lược của sản phẩm có nhu cầu cao giúp tối ưu hóa việc đáp ứng đơn hàng.

Bước 4: Nhận Đơn Đặt Hàng

Với tồn kho đã nhận và được sắp xếp, đến lúc bắt đầu bán hàng. Khách hàng có thể đặt hàng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm trang web của bạn, các sàn thương mại điện tử bên thứ ba hoặc cửa hàng vật lý. Mọi đơn đặt hàng kích hoạt việc trừ sản phẩm tương ứng khỏi tồn kho của bạn, quá trình này trở nên mượt mà với công nghệ điểm bán hàng của Wix.

Bước 5: Lấy Hàng & Đóng Gói

Quá trình đóng gói bao gồm việc trích xuất sản phẩm từ kho, đóng gói chúng và gửi chúng đến khách hàng cuối cùng. Hiệu suất của bước này phụ thuộc vào tính hiệu quả của việc tổ chức không gian lưu trữ của bạn.

Bước 6: Nhập hàng, lưu kho

Để duy trì sự hài lòng của khách hàng, cần thiết phải duy trì một chu trình liên tục của việc nạp lại tồn kho của bạn thông qua việc đặt hàng sản phẩm. Ở đây, dự đoán nhu cầu chính xác là quan trọng. Bằng cách dự đoán trước các xu hướng bán hàng, bạn có thể giảm thiểu rủi ro của việc tồn kho thừa hoặc tích luỹ tồn kho không thể bán được, tối ưu hóa tỷ lệ quay vòng tồn kho.

Bước 7: Theo Dõi và Đánh Giá Liên Tục

Quá trình quản lý tồn kho không kết thúc với việc đáp ứng đơn đặt hàng. Thay vào đó, nó đòi hỏi sự theo dõi liên tục và đánh giá mức tồn kho của bạn. Xem xét đều đặn các chỉ số tồn kho thông qua nền tảng phần mềm bạn đã chọn, kết hợp với việc đếm tồn kho vật lý theo lịch trình, đảm bảo sự tương quan giữa hồ sơ kỹ thuật số của bạn và tồn kho thực tế trong kho của bạn.

Cách tiếp cận tối ưu hóa quản lý tồn kho này giúp doanh nghiệp của bạn tối đa hóa hiệu suất và thích nghi với sự biến đổi của thị trường.