Tips Để Tối Ưu Lấy Hàng & Trì Hoãn Giao Hàng Về Mức “0”

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, một công ty cung cấp dịch vụ 3PL hay một nhà bán lẻ, việc tối ưu hoá quá trình lấy hàng và trì hoãn giao hàng là một phần không thể thiếu để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Với sự cạnh tranh ngày càng tăng, tối ưu hóa quá trình hoàn tất đơn hàng có thể giúp Doanh nghiệp giảm bớt lỗi trong việc lấy hàng và trì hoãn giao hàng đến mức “0”.

KHÓ KHĂN VỀ HOẠT ĐỘNG LẤY HÀNG TRONG QUY TRÌNH HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG

Hoạt động lấy hàng là một bước quan trọng và phức tạp trong quy trình hoàn tất đơn hàng của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành thương mại điện tử. Nó là cầu nối cuối cùng trước khi sản phẩm hoặc đơn hàng đến tay khách hàng, và vì vậy, cần phải diễn ra một cách suôn sẻ, chính xác và đáng tin cậy. Tuy nhiên, trong thực tế, hoạt động lấy hàng thường đối mặt với một loạt khó khăn và thách thức đáng chú ý. Hãy cùng xem xét một số trong những khó khăn này:

1. Quản lý tồn kho không chính xác:

Quản lý tồn kho không chính xác có thể gây ra nhiều vấn đề. Đây bao gồm việc không cập nhật tồn kho đúng cách, sai sót trong việc đánh giá tình trạng hàng tồn, và việc lưu trữ thông tin không chính xác về sản phẩm. Khi bạn không biết chính xác số lượng sản phẩm có sẵn trong kho, rất dễ xảy ra tình trạng thiếu hàng khi bạn đã hết hàng mà không biết, hoặc thậm chí thừa hàng do bạn đặt hàng mới mà không nhận ra rằng còn đủ sản phẩm trong kho. Một nghiên cứu của IHL Group ước tính rằng tồn kho không chính xác có thể gây thiệt hại lên đến 1.1 tỷ USD cho các doanh nghiệp hàng năm.

2. Tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm vị trí hàng hóa:

Khi sản phẩm không được lưu trữ ở vị trí dễ tiếp cận hoặc không được gắn nhãn một cách rõ ràng, nhân viên sẽ phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm. Điều này không chỉ làm trễ quá trình lấy hàng, mà còn gây ra sự căng thẳng và mất thời gian cho nhân viên, góp phần làm tăng lỗi con người. Theo một nghiên cứu của Zebra Technologies, khoảng 25% thời gian của nhân viên kho hàng được sử dụng cho việc tìm kiếm sản phẩm.

3. Không quản lý được lượng hàng tồn trong kho:

Không biết chính xác số lượng sản phẩm còn trong kho có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Đối với những doanh nghiệp thương mại điện tử, việc quản lý tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng họ có đủ sản phẩm sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Không quản lý được lượng hàng tồn có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng trong trường hợp cần giao hàng nhanh hoặc thừa hàng trong trường hợp sản phẩm không được bán trong khoảng thời gian dài, dẫn đến thiệt hại tài chính.

4. Khách hàng thay đổi đơn hàng:

Khách hàng thường có quyền thay đổi đơn hàng sau khi đã đặt hàng. Điều này đòi hỏi phải thực hiện thay đổi trong quy trình lấy hàng, đặc biệt là khi thay đổi này đòi hỏi lựa chọn thêm hoặc bỏ bớt sản phẩm. Sự thay đổi này có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn sản phẩm, đóng gói và thời gian giao hàng, và yêu cầu sự linh hoạt trong quá trình lấy hàng.

5. Chất lượng sản phẩm:

Sản phẩm có sự lỗi hoặc không đáp ứng chất lượng mong đợi có thể gây khó khăn trong quá trình trả hàng và lấy hàng mới để thay thế sản phẩm lỗi. Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực để xử lý và đảm bảo rằng sản phẩm được gửi đến khách hàng đúng chất lượng. Các số liệu từ National Quality Review (NQR) cho thấy rằng hơn 22% đơn hàng điện tử bị trả về do sự cố về chất lượng sản phẩm, gây mất tổn thất lớn.

Hoạt động lấy hàng là một phần quan trọng trong quy trình hoàn tất đơn hàng, nhưng nó đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn. Để đối mặt với những khó khăn này, các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống và quy trình hiệu quả hơn, áp dụng công nghệ tự động hóa, và đào tạo nhân viên cẩn thận để đảm bảo rằng hoạt động lấy hàng diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu.

KHÓ KHĂN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐÓNG GÓI VÀ BÀN GIAO VẬN CHUYỂN TRONG QUY TRÌNH HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG

Trong quá trình hoàn tất đơn hàng, bước đóng gói và bàn giao vận chuyển đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm đến tay khách hàng một cách an toàn, chính xác và đúng thời hạn. Tuy nhiên, quy trình này cũng đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, dưới đây là một số khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong hoạt động đóng gói và bàn giao vận chuyển, và cung cấp thêm thông tin và số liệu minh chứng:

1. Thời gian bàn giao hạn chế: Quy trình đóng gói và bàn giao thường đặt ra yêu cầu thời gian cụ thể để đảm bảo rằng đơn hàng đến tay khách hàng đúng hẹn. Dữ liệu từ NARMS International cho biết rằng 96% khách hàng mong muốn có thông tin cụ thể về thời gian giao hàng. Điều này đặt áp lực lớn lên quy trình đóng gói và bàn giao, đặc biệt khi đơn hàng phải được vận chuyển đúng theo lịch trình.

2. Sự kiểm tra chất lượng cần thiết: Sự kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói là quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn. Một nghiên cứu của LNS Research cho biết 67% các doanh nghiệp có quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói. Tuy nhiên, việc thực hiện kiểm tra này có thể tốn thời gian, đặc biệt khi sản phẩm cần kiểm tra đặc biệt kỹ lưỡng, gây áp lực lên quy trình đóng gói.

3. Đóng gói an toàn và hiệu quả: Để đảm bảo an toàn của sản phẩm trong quá trình vận chuyển, đóng gói phải được thực hiện đúng cách. Theo dữ liệu từ Bureau of Labor Statistics, sự không chắc chắn trong quy trình đóng gói và bàn giao có thể gây tai nạn làm thương tích cho nhân viên và gây hỏng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp như thực phẩm và dược phẩm.

4. Chi phí vận chuyển tăng cao: Chi phí vận chuyển có thể tăng cao nếu không được tối ưu hóa. Một báo cáo của American Transportation Research Institute cho biết, chi phí vận chuyển tăng lên đặc biệt sau cuộc khủng bố 11/9, và các doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí nguyên liệu và nhiên liệu tăng lên. Điều này đòi hỏi quản lý chi phí vận chuyển một cách thông minh để đảm bảo lợi nhuận không bị suy giảm.

5. Vận chuyển quốc tế: Đối với các doanh nghiệp hoạt động quốc tế, vận chuyển qua biên giới và tuân thủ các quy định quốc tế có thể gây ra nhiều khó khăn. Điều này bao gồm việc thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng theo các quy chuẩn quốc tế và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của từng quốc gia. Các doanh nghiệp thường phải đối mặt với lằn ranh quy định và phí nhập khẩu.

Quy trình đóng gói và bàn giao vận chuyển trong quy trình hoàn tất đơn hàng có thể gặp nhiều khó khăn và thách thức. Để vượt qua những khó khăn này, các doanh nghiệp cần phải đầu tư vào quản lý tồn kho hiệu quả, quy trình đóng gói chất lượng và lựa chọn đối tác vận chuyển đáng tin cậy để đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng

7 CHIẾN LƯỢC ĐỂ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH LẤY HÀNG VÀ TRÁNH TRÌ HOÃN GIAO HÀNG

Để tối ưu hóa quy trình lấy hàng và tránh trì hoãn giao hàng thông qua phần mềm hoàn tất đơn hàng, bạn cần áp dụng một số nguyên tắc và thực hiện các bước sau:

1. Tích hợp hệ thống quản lý kho và quản lý đơn hàng:

Đảm bảo phần mềm quản lý đơn hàng kết nối chặt chẽ với phần mềm quản lý kho. Điều này cho phép bạn đồng bộ hóa thông tin về đơn hàng và tồn kho một cách tự động. Dữ liệu tự động giữa các hệ thống giúp giảm thiểu sai sót và thời gian rườm rà trong việc nhập liệu. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review cho biết rằng tích hợp dữ liệu giữa hệ thống quản lý kho và hệ thống quản lý đơn hàng có thể giảm trung bình 30% tồn kho dư thừa và 80% lỗi trong việc đặt hàng.

2. Tự động hóa quy trình lấy hàng:

Sử dụng phần mềm để tạo lịch trình lấy hàng tự động dựa trên đơn đặt hàng và mức tồn kho. Điều này giúp tối ưu hóa việc xác định thời gian và ngày lấy hàng. Khi có đơn đặt hàng mới, phần mềm nên gửi thông báo đến kho về việc cần lấy hàng và ưu tiên các đơn đặt hàng theo mức độ cấp bách hoặc quan trọng. Theo một báo cáo từ McKinsey, việc sử dụng phần mềm để tạo lịch trình lấy hàng tự động có thể giảm thiểu 15-20% thời gian cần cho việc xác định và thực hiện lấy hàng.

3. Dùng mã vạch và hệ thống mã số:

Sử dụng mã vạch hoặc hệ thống mã số để đánh dấu và theo dõi sản phẩm trong kho. Điều này giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm và lấy hàng. Khi có đơn đặt hàng, phần mềm có thể tự động tìm kiếm và chỉ dẫn nhân viên kho đến vị trí sản phẩm sử dụng mã vạch hoặc mã số. Một nghiên cứu của VDC Research cho thấy việc sử dụng mã vạch có thể giảm lỗi tới 70% trong quá trình lấy hàng và giao hàng.

4. Theo dõi thời gian thực:

Sử dụng phần mềm để theo dõi thời gian thực về việc lấy hàng và giao hàng. Điều này giúp bạn biết khi có bất kỳ trễ hẹn nào xảy ra. Cung cấp thông báo tự động cho nhân viên và quản lý khi có sự trễ trong quy trình lấy hàng hoặc giao hàng. Một báo cáo từ PwC cho thấy việc sử dụng phần mềm để theo dõi thời gian thực trong quy trình lấy hàng và giao hàng có thể giảm thiểu lỗi lên đến 25% và tăng tính đáng tin cậy của việc giao hàng.

5. Tối ưu hóa việc lập lịch và giao hàng:

Sử dụng phần mềm để tối ưu hóa lịch trình giao hàng bằng cách xác định tuyến đường tối ưu và ưu tiên đơn hàng theo khoảng cách và thời gian. Dựa vào dữ liệu vận chuyển thời gian thực, bạn có thể điều chỉnh lịch trình giao hàng theo thời gian thực và thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng dự kiến. Sử dụng phần mềm để tối ưu hóa lịch trình giao hàng có thể giảm độ dài của tuyến đường và tiết kiệm 10-15% chi phí vận chuyển (theo nghiên cứu của DHL).

6. Lập kế hoạch dự phòng và quản lý biến động:

Sử dụng phần mềm để dự đoán biến động trong lượng đơn hàng và tồn kho để bạn có thể lập kế hoạch dự phòng. Khi có sự thay đổi trong đơn hàng hoặc tồn kho, phần mềm có thể cung cấp gợi ý về việc điều chỉnh lịch trình lấy hàng và giao hàng. Một nghiên cứu của Gartner cho thấy việc dự đoán biến động và tối ưu hóa tồn kho có thể giảm 20-30% chi phí tồn kho.

7. Theo dõi hiệu suất và đánh giá:

Sử dụng phần mềm để theo dõi hiệu suất toàn bộ quy trình lấy hàng và giao hàng, bao gồm tỷ lệ lấy hàng đúng hẹn và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn. Sử dụng dữ liệu về tỷ lệ lấy hàng đúng hẹn và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn để đánh giá hiệu quả của quy trình và đưa ra điều chỉnh.

Sử dụng phần mềm hoàn tất đơn hàng hiệu quả có thể giúp tối ưu hóa quy trình lấy hàng và tránh trì hoãn giao hàng bằng cách tự động hóa nhiều tác vụ và theo dõi hiệu suất một cách chi tiết.