Yếu Tố “Cần Và Đủ” Của Một Trung Tâm Fulfillment Hiện Đại

Một trung tâm Fulfillment là một yếu tố cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng diễn ra một cách hiệu quả và mở rộng kinh doanh một cách trơn tru. Hãy tìm hiểu về vai trò của trung tâm hoàn tất đơn hàng và cách chúng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Những trung tâm này chuyên cung cấp các dịch vụ quan trọng như lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và vận chuyển, đặc biệt quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics của các doanh nghiệp thương mại điện tử và bán lẻ.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc hợp tác với một công ty hoàn tất đơn hàng trở nên cấp thiết. Quản lý việc lưu trữ, đóng gói và giao hàng trong nội bộ có thể trở nên áp lực cho mọi doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng phần mềm hoàn tất đơn hàng, quản lý kho hàng và quản lý bán hàng hiện đại, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian và tài nguyên để tập trung vào việc phát triển các hoạt động chính của mình. Hãy xem xét việc áp dụng một hệ thống Fulfillment hiện đại, tích hợp phần mềm quản lý kho hàng (WMS) và phần mềm quản lý bán hàng (OMS) để tối ưu dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử trong kho hàng của bạn và nâng cao trải nghiệm sự phát triển kinh doanh.

TRUNG TÂM HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG (FULFILLMENT CENTER) LÀ GÌ?

Một trung tâm hoàn tất đơn hàng (Fulfillment Center)  là một trung tâm để tối ưu hóa mọi khía cạnh của việc hoàn tất đơn hàng cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử và bán lẻ. Những trung tâm này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quá trình xử lý đơn hàng của khách hàng diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả, từ lúc sản phẩm được lưu trữ tại kho của trung tâm đến khi hàng hoá được đến tay của người tiêu dùng cuối.

Một trong những nhiệm vụ của trung tâm hoàn tất đơn hàng là việc xử lý đơn hàng rong thời gian được tối ưu nhất. Khi sản phẩm được giao đến trung tâm hoàn tất đơn hàng, chúng sẽ trải qua một quá trình kiểm tra tỉ mỉ. Tại đây, sản phẩm được đếm, kiểm tra về chất lượng và kiểm tra tính chính xác. Bước khởi đầu này làm nền móng cho toàn bộ quá trình hoàn tất đơn hàng, đảm bảo rằng sản phẩm đang ở trong tình trạng và số lượng chính xác.

Lưu trữ hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng khác trong hoạt động của một trung tâm hoàn tất đơn hàng. Tại những trung tâm này, sản phẩm được tổ chức và lưu trữ theo cách có hệ thống. Quản lý tồn kho hiệu quả là quyết định quan trọng, vì nó tối ưu hóa không gian lưu trữ và duy trì hồ sơ chính xác về số lượng sản phẩm. Hệ thống lưu trữ có tổ chức giúp việc lấy sản phẩm ra nhanh chóng và hiệu quả khi khách hàng đặt đơn hàng, giảm thiểu sự trễ trong quá trình hoàn tất đơn hàng.

Lấy hàng và đóng gói là những bước quan trọng, quyết định sự thành công của một trung tâm hoàn tất đơn hàng bởi nó quyết định được thời gian, tốc độ trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Khi nhận được đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử, website bán hàng, nhân viên hoặc hệ thống tự động của trung tâm hoàn tất đơn hàng sẽ tiến hành chuẩn bị các sản phẩm có trong đơn hàng. Bước quan trọng này quyết định tốc độ mà đơn hàng có thể được hoàn tất. Khi sản phẩm được lấy ra, chúng trải qua quá trình đóng gói cẩn thận để đảm bảo rằng chúng đến tay khách hàng trong tình trạng hoàn hảo.

Quy trình vận chuyển đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của chuỗi cung ứng và logistics hiện đại trong trung tâm hoàn tất đơn hàng, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Sử dụng việc hoàn tất đơn hàng cho các trung tâm chuyên biệt này giúp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và đảm bảo trải nghiệm của khách hàng liền mạch, cho phép doanh nghiệp tập trung vào sự phát triển, tiếp thị và hoạt động chính.

NHỮNG YẾU TỐ CẦN CÓ TRONG MỘT TRUNG TÂM FULFILLMENT

Tối ưu hoá quy trình fulfillment trong thương mại điện tử không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo ra sự hiệu quả, chất lượng dịch vụ tốt hơn và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách áp dụng những cách tối ưu hoá này, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình fulfillment linh hoạt, hiệu quả và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường thương mại điện tử ngày càng cạnh tranh.

1. Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Thương Mại Điện Tử (WMS):

Hệ thống Quản lý Kho (Warehouse Management System – WMS) là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoá quy trình fulfillment trong thương mại điện tử. Việc đầu tư vào WMS mang lại nhiều lợi ích đáng kể và giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và chất lượng quản lý kho hàng. Theo một nghiên cứu của ARC Advisory Group, việc sử dụng hệ thống WMS có thể giúp giảm thiểu lên đến 30% chi phí vận chuyển và tăng hiệu suất lấy hàng lên tới 70%. Điều này thể hiện tầm quan trọng của việc đầu tư vào hệ thống WMS để tối ưu hoá quy trình fulfillment, giảm chi phí và nâng cao chất lượng quản lý kho hàng.

• Tối Ưu Hóa Lưu Trữ Sản Phẩm: Hệ thống WMS giúp tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ sản phẩm trong kho. Dựa trên các thông tin về sản phẩm, kích thước và tần suất xuất nhập kho, WMS xác định vị trí lý tưởng cho từng sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu khoảng cách di chuyển khi lấy hàng và tối ưu hóa việc sử dụng không gian trong kho.
• Quản Lý Tồn Kho Chính Xác: Hệ thống WMS giúp theo dõi số lượng tồn kho một cách chính xác. Việc cập nhật tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa tồn kho, đồng thời tối ưu hóa việc đặt hàng và nguồn cung cấp.
• Tự Động Hóa Quy Trình Lấy Hàng: Hệ thống WMS giúp tự động hóa quy trình lấy hàng. Khi có yêu cầu lấy hàng, WMS xác định vị trí của sản phẩm trong kho và hướng dẫn nhân viên lấy hàng theo đúng quy trình. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và sai sót trong việc lấy hàng.
• Theo Dõi và Báo Cáo: Hệ thống WMS cung cấp các báo cáo và thống kê liên quan đến hoạt động kho hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất, tồn kho, tình trạng đơn hàng và các chỉ số quan trọng khác. Thông qua việc theo dõi và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Phần mềm quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là một hệ thống thông tin thiết kế đặc biệt để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong môi trường lưu trữ và quản lý hàng hóa. WMS đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất và tính chính xác của quá trình quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng. Dưới đây là một số điểm nổi bật và giới thiệu về WMS:

2. Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS):

Hệ thống Quản lý Đơn hàng (Order Management System – OMS) là một giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình fulfillment trong thương mại điện tử. Đầu tư vào OMS mang lại nhiều lợi ích quan trọng và đảm bảo hiệu suất vượt trội trong việc xử lý đơn hàng.  Theo một nghiên cứu của Forrester, doanh nghiệp sử dụng hệ thống OMS thường có tỷ lệ đạt được sự hài lòng từ khách hàng cao hơn 20% so với các doanh nghiệp không sử dụng hệ thống này. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đầu tư vào hệ thống OMS để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hoá quy trình fulfillment.

• Tự Động Hóa Quy Trình: Hệ thống OMS giúp tự động hóa các bước trong quy trình fulfillment, từ khi đơn hàng được đặt cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng. Việc tự động hóa giảm bớt sự can thiệp của con người, giảm nguy cơ sai sót và tối ưu hóa thời gian xử lý. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và tăng tốc độ giao hàng.
• Quản Lý Hiệu Quả: Hệ thống OMS cho phép theo dõi tình trạng của đơn hàng trong thời gian thực. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái đơn hàng, từ khi đơn hàng được xác nhận, đóng gói, cho đến khi vận chuyển. Việc quản lý hiệu quả giúp tạo lòng tin cho khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ.
• Tích Hợp Đa Kênh: Hệ thống OMS tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả các kênh bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tất cả các đơn hàng và thông tin khách hàng từ một nền tảng duy nhất. Việc tích hợp đa kênh giúp quản lý dễ dàng hơn và tạo ra trải nghiệm liền mạch cho khách hàng.
• Phân Tích Dữ Liệu: Hệ thống OMS cung cấp dữ liệu và thống kê về quy trình fulfillment. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất, xác định các vấn đề và cơ hội cải thiện. Thông qua phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

PHẦN MỀM FULFILLMENT TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP TMĐT VÀ CÁC CÔNG TY 3PL

Phần mềm hoàn tất đơn hàng đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp bán lẻ và các công ty 3PL (Third-Party Logistics). Hãy cùng khám phá tiềm năng của phần mềm hoàn tất đơn hàng, được hỗ trợ bởi dữ liệu và số liệu để chứng minh mỗi điểm quan trọng:

1. Tối Ưu Hóa Quá Trình Lấy Hàng và Đóng Gói:

Dựa trên dữ liệu từ Hiệp Hội Bán Lẻ Quốc Gia (National Retail Federation), đã được chứng minh rằng phần mềm hoàn tất đơn hàng giảm thời gian cần thiết cho việc lấy hàng và đóng gói đơn hàng lên đến 40%. Điều này dẫn đến sự tiết kiệm đáng kể trong chi phí lao động cho các công ty.

Theo một nghiên cứu của McKinsey & Company, việc lựa chọn và đóng gói đơn hàng chính xác giảm đáng kể tỷ lệ lỗi, với một số công ty báo cáo giảm tỷ lệ lỗi lên đến 70%, dẫn đến sự hài lòng cao hơn của khách hàng và ít đơn hàng trả lại.

2. Tích Hợp Hệ Thống Vận Chuyển:

Phần mềm Fulfillment có khả năng tích hợp với các đơn vị vận chuyển uy tín hàng đầu như Viettel Post, GHTK, GHN, … Điều này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa việc lựa chọn đơn vị vận chuyển dựa trên nhu cầu cụ thể của đơn hàng và điều kiện vận chuyển.

Một nghiên cứu của Hội Đồng Quản Trị Chuỗi Cung Ứng (Council of Supply Chain Management Professionals – CSCMP) đã cho thấy rằng các công ty sử dụng phần mềm hoàn tất đơn hàng tích hợp với hệ thống vận chuyển giảm thời gian giao hàng điều khiển lên đến 15%, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cải thiện

3. Tối Ưu Hóa Quản Lý Tồn Kho:

Dựa trên dữ liệu từ Chỉ số Hiệu Suất Tồn Kho (Inventory Performance Index – IPI), các công ty sử dụng phần mềm hoàn tất đơn hàng đã thấy giảm 25% tồn kho dư thừa và giảm 15% tình trạng hết hàng, dẫn đến sự tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tập đoàn Aberdeen cho biết các doanh nghiệp sử dụng các công cụ tối ưu hóa tồn kho tiên tiến, như được cung cấp bởi phần mềm hoàn tất đơn hàng, đã đạt được tỷ lệ chính xác trong quản lý tồn kho lên đến 99%, giảm thiểu chi phí lưu trữ.

4. Tích Hợp Với Các Sàn Thương Mại Điện Tử:

Phần mềm Fulfillment có khả năng tích hợp trực tiếp với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon, eBay, Shopify, … Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu đơn hàng và tồn kho trên nhiều nền tảng.

Dựa trên thống kê từ Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử (E-commerce Trade Association), tích hợp với các sàn thương mại điện tử giúp tăng cường quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn và cung cấp dữ liệu chính xác về đơn hàng và khách hàng. Theo báo cáo của Econsultancy, các công ty sử dụng quản lý đơn hàng đa kênh thông qua phần mềm hoàn tất đơn hàng trải qua tỷ lệ duy trì khách hàng cao hơn 37% và tăng doanh số bán hàng trung bình lên đến 27%.

5. Cải Thiện Dịch Vụ Khách Hàng:

Thống kê về dịch vụ khách hàng từ Zendesk cho thấy rằng hoàn tất đơn hàng đúng thời gian và chính xác dẫn đến sự giảm 42% trong yêu cầu dịch vụ khách hàng.

Hội Đoàn Kiểm Toán Sự Hài Lòng Khách Hàng Mỹ (American Customer Satisfaction Index – ACSI) phát hiện rằng các công ty xuất sắc trong việc hài lòng khách hàng, thường được gán với hoàn tất đơn hàng hiệu quả, vượt trội so với các đối thủ của họ 20% về tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng.

6. Báo Cáo và Phân Tích:

Theo một khảo sát của PwC, các công ty thường xuyên sử dụng phân tích dữ liệu, như được hỗ trợ bởi phần mềm hoàn tất đơn hàng, đã báo cáo tăng trưởng lợi nhuận lên đến 9%. Trong một trường hợp nghiên cứu của Gartner, một công ty đạt được giảm chi phí hoạt động 15% bằng cách triển khai phần mềm hoàn tất đơn hàng cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết, cho phép họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Tổng kết, dựa trên dữ liệu thực tế và số liệu, phần mềm hoàn tất đơn hàng có tiềm năng lớn trong hoạt động của các doanh nghiệp bán lẻ và công ty 3PL. Nó không chỉ tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng mà còn dẫn đến tiết kiệm chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và quyết định dựa trên dữ liệu. Sử dụng công nghệ này có thể định vị doanh nghiệp để thành công trong môi trường cạnh tranh ngày nay.